“老付，早晨我还有个重要问题没来得及问：我怎么才能找到自己的时间黑洞，然后避开它呢？”下班后，小强推开老付办公室的门问。
“你呀，还真是个急性子。”老付放下了手头的工作说道，“衡量一件事情是不是有意义，主要是看我们投入时间之后是否有预期的产出。如果达到了预期效果，那么你投入的时间就是有意义的，否则就是浪费时间。所谓时间黑洞指的就是被浪费掉的时间的集合，而揪出时间黑洞的最好方法，就是认真完成早晨我留给你的作业。怎么样？拿来我看看。”
老付给小强布置的作业：记录一天的工作情况
“让我们一起分析一下吧，来，搬个凳子，坐到我的旁边。从你的作业里，我们可以看出你在这一天内应该完成的事情共有5件：
1.检查、回复邮件；
2.完成项目计划书；
3.完成会议纪要；
4.修复路由器故障；
5.分析客户投诉并找对策。
其中：
1.按计划完成了2件（检查、回复邮件，修复路由器故障）；
2.延时完成了1件（完成会议纪要）；
3.没有完成2件（完成项目计划书，分析客户投诉并找对策）。
“按计划完成的原因是：清空收件箱已经是一个习惯，因此能按计划完成；修复路由器故障是因为这事非常重要而且紧迫，不及时修复的话全公司就不能上网办公。
“延时完成的原因是：和同事闲聊，使注意力转移，无法集中精力，完成会议纪要原本只需要40分钟时间，实际用了2个小时。
“没有完成的原因是：上网聊天和上淘宝网买衣服，占用了大部分时间；临时开会，打乱了计划。”
“哇，老付，我太崇拜你了！经你这么一分析，我的思路感觉一下子就清晰了，今天算是体会到了什么叫醍醐灌顶。”
“你先别得意，这只是对今天活动的一个简单记录和分析，我们的目标是找到你每天的‘高效时段’。”
“嗯，我确实有那样的感觉。有的时候好像突然变得效率很高，像是拧紧了发条；有的时候又莫名其妙地很烦躁，什么都不想做，什么都无法投入和集中精力。”
“时间黑洞是由时间块聚集而成的，这有点儿像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了大雪球。或许你对写报告时聊3分钟QQ不以为然，但是我要告诉你，曾经有人做过这样的实验：当你的注意力被打断之后，想要重新集中起注意力至少需要15分钟；如果你的思路被打断的话，那么你可能与iPod这样的伟大创意擦肩而过。时间黑洞不仅将‘无意义’的时间吞噬，还将‘集中精力’的时间破坏。这样吧，在找到你的高效时段之前，我先给你一些建议，可以帮助你尽量避开时间黑洞。你将它们写在便签上，贴在办公区域的醒目位置，对你工作效率的提高会非常有帮助。”
“这一定是锦囊妙计啊！我先去试试灵不灵。呵呵。”
老付给小强的锦囊妙计：避开时间黑洞的小策略
1.关掉MSN、QQ等聊天工具。记住，是彻底关闭而不是隐身。
2.关掉Outlook的“邮件到达提醒”功能。
3.保持办公环境的干净整洁，并且保证你所需要的办公用品触手可及。这个绝对必要，杂乱的办公桌会严重地分散你的注意力。
4.给水杯里倒满水。这样不会因为去倒水而打断注意力，并且饮水对于你的健康很重要。
5.准备一张当天的任务清单，你一整天的安排全在上面，完成一项就划掉一项，这会让你既有责任感又有成就感。
6.选一张舒适的椅子，它可以缓解腰部和颈部的压力。没有健康的状态，就没有良好的注意力。
7.尽量地隔离自己，告诉你周围工作间的同事，最好不要在这1一2个小时内打扰你。
8.做事情要分清轻重缓急，先解决最重要、最迫切的事情，这样做以后，相信你会轻松很多。
9.当你觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿，一般成年人保持精力高度集中的时间是20分钟左右。
10设置任务的最后期限。一个适当的最后期限能很明显地提高你的效率、挖掘你的潜力。
神奇的时间日志
7月2日下班后，老付和小强又凑到了一起。老付瞅着小强的写着“锦囊妙计”的便笺问道：“觉得我的几个小建议怎么样？”
“好啊，好得不得了。”
“还要不要打赌？我赌你绝对没有100%按照上面的要求去做。”
“这个……还是算了吧……我确实没有全部做到……老付，什么都瞒不过你。”
“瞒不过我的原因很简单，因为我也是从和你一样的状况中一步步走出来的。”
“你的意思是我也有可能成为你这样的高效专家？”
“不但非常有可能，而且会比我做得更出色。”
“有你的一半就行了，呵呵。”
“一般情况下，人们看到我的那些建议都会说：‘嗯，不错，有道理，有机会一定试试。’然后就抛在脑后了。因为他们对时间黑洞的认识还没有触及内心，也没有看到令人痛心的事实。我向你推荐一个避开时间黑洞、找到高效时段的法宝——时间日志。
“时间日志就像是我们记录自己的支出一样，忠实地记录我们的时间都花费在什么地方。据我的使用经验来看，记录时间日志有下面几个好处：
记录时间日志的好处
每小时提醒你珍惜自己的时间。
充分地掌握自己的时间，避免轻易原谅自己。
分析自己时间的投入与产出。
找到你的最高效时间段。
“‘分析自己时间的投入与产出’的内容我们以后再聊，在这里，我们先来聊聊‘找到你的最高效时间段’的话题吧。像你这样进入工作岗位不久的人一般都具有以下几个特点：
1.工作从勤杂工开始。一般新人都是被重点‘照顾’的对象，收发传真、编写文档等都是对新人的考察。
2.炸弹隐藏在琐事中。作为新人来讲，你的一举一动都被别人看在眼里，他们不会告诉你该怎么做，只是把一堆任务交给你，然后观察你的表现。这些琐事里面总会有一件或者两件非常重要的事情，如果你没有找出它们并且搞定它们的话，你充其量也只能算做‘勤杂工’。
3.忙碌而且盲目。绝大多数新人都是非常辛苦地做好自己的分内工作，但是为什么只有少数人能够得到迅速提升？别忘了你背后的那双眼睛！”
“说得太到位了！老付，我就老被你盯着，呵呵。”
“所有的这些都是对你时间管理技能的考验，这是职场的一种‘潜规则’。其实我们只要有自己的一套处理日常事务的方法，不管这个方法是什么，都会让我们在做事情时变得高效和井井有条。拿我自己的方法来说吧，其实我处理任何工作事务都只有四步：
老付工作四步法
第一步，将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮里。
第二步，将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。
第三步，将需要在特定日期处理的事情写进日程表，将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒，将需要现在处理的事情摆在办公桌上。
第四步，在自己最高效的时段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。
“OK，就这么简单！小强，你知道接下来我们该做什么吗？”
“找到自己的高效时段！”
“完全正确。我相信很多人都不清楚自己最高效的时段是什么时候。不要相信自己的感觉，要相信数据，相信记录。我又要给你布置作业了，还是用一周的时间，如实填写这份时间日志。”
“没问题！”
小强的新作业：填写一周的时间日志
一周后的清晨，小强拿着他的时间日志走进了老付的办公室。
“老付，这是我五天的时间日志，你看看。”
“不好意思，我现在有点事，咱们老时间讨论，好吗？”
“嗯……好吧。”小强悻悻地退了出去，心里想：这也是他时间管理的方法之一？果断拒绝？看来要向老付学习的东西太多了。
终于熬到了下午的下班时间，小强迫不及待地跑来问老付：“早晨你在忙什么啊？”
“哦，实在不好意思，你进门的时候正是我处理来访电话，以及需要拨打电话的时间段，所以没有时间和你讨论别的事情，别介意啊。”
“没什么，没什么，我又学到了一招，呵呵。”
“还是来看看你的时间日志吧。”
（小强一周的时间日志请见下页）
小强一周的时间日志
“通过你的时间日志，我们可以很直观地发现几个事实：
1.你的高效时段产生在早晨的8点到10点之间，其余80%的时间都被时间黑洞吞噬；
2.上网聊天以及和同事聊天是这五天的主要内容；
3.中午玩游戏消耗掉的精力将严重影响你下午的工作；
4.虽然尽职尽责地写营销策略、制作销售汇总表，但是仍然会被客户投诉和被老总训斥，说明你没有抓住重点，没有解决最紧迫的事情；
5.在写博客和上网聊天的过程中拖延了很多事情，比如应该进行的客户安抚工作。
“如果你能在周一就去安抚客户并且好好款待客户的话，那么上司训斥和第二次拜访就不会发生；如果你能利用下午的时间好好地分析一下目前的销售状况，那你的报表和分析报告将比现在强10倍；如果你能腾出一些时间和有经验的同事多进行一些深入交流的话，你的销售技巧将出类拔萃。”
“嗯……”小强已经听呆了，停顿了一下才说，“我现在才知道，我的日子过得有多么浑浑噩噩，所以才把工作做得一团糟，真是惭愧……我一定要好好跟您学学。您快告诉我，有哪些方法能够帮助我提高工作效率。”
“这个问题一言难尽，简单地说，你需要学习时间管理。”
“时间管理？”
“就是说学会安排和利用自己的时间，在合适的时间做合适的事。”
“哦……”小强若有所悟，他确实觉得自己在利用时间方面太随意，想起什么就做什么，所以很容易浪费时间，做事情的效果也不好，“就像老板管理员工一样，把自己的所有时间都管理起来，让它们高效运转，是吗？”
“提高效率只是时间管理的一个方面。你想想，如果你在一条错误的路上飞奔，那会怎样？”
“会离目标越来越远。我明白了，不仅要效率高，还要方向正确才行。”
“对。水流的方向是由渠道决定的，没有渠道的水只会向四面八方渗透，然后干枯在土地之中，永远也到不了大海。时间也是一样，如果不给它合适的渠道，它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了掌握自己的渠道，让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。”
“这个比喻很有意思。时间的‘渠道’具体怎么讲呢？”
“就是我们在使用时间方面养成的习惯。比如说我们在工作中经常需要判断：哪些事情是重要的，哪些是不重要的；哪些事情是紧急的，哪些是不紧急的，等等。我们通过这些判断来决定先做什么事，再做什么事；哪些事情上多花一些时间，哪些事情上少花一些时间。这就是我们习惯的使用时间的方式。”
“听起来有点深奥，但我很感兴趣。”
“其实也不是那么难，以后慢慢给你讲你就明白了。”
“谢谢你，老付！我感觉我就要开始一种新的生活了，就从学习时间管理开始。”小强坚定地说。
“这是个很好的开始。加油！”老付笑着说。
“哦，对了，我可以先教你一些提高工作效率的小窍门，你先试试。”过了一会儿，老付突然想起来。
“好啊好啊！洗耳恭听。”小强充满期待地说。
老付的话：提高工作效率的小窍门
1.找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段内完成。
2.回顾你需要发布或者呈送给上司的资料。我们不可能第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的分析材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。
3.看新闻用RSS。现在很多网站包括搜狐在内都提供RSS的阅读方式。这样的好处是你不用频繁地在地址栏输入URL，更重要的是RSS广告很少，也没有铺天盖地的超链接，能够让你将注意力始终保持在你关心的内容上。这样你就不是在冲浪而是靠罗盘在大海里航行，方向始终掌握在自己的手中。
4.减少检查邮件的次数。每天两次足够了，并且应该注意，往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此应该找些事做来分散自己的注意力。
5.能休息的时候尽量休息。有午休时间的人是幸运的。一般情况下，在休息时间我会设置一个闹铃，时间定为半小时，在这半小时中脑子里什么都不想，好好地放松一下。这非常有利于精力的恢复。
“太感谢你了，老付！我先记下来，从明天开始，我就按照你说的办，我一定要改变效率低下的现状！”
小强利用老付教给他的方法，给自己的一天划定了几个时段，他规定自己一定要按照这个准则来度过每个工作日。结果发现这方法确实管用，让他可以随时掌握自己一个小时之前做了什么、现在正在做什么、一会儿应该做什么。这样一来，他感觉头脑清晰多了，工作效率也提高了。
小强的每日时间段规划
当然，以上时段的划分只是相对的。比如说，9:00—10:00应该是工作时段，但如果这段时间内有一些其他事情的打扰，那就另当别论了。也就是说，如何处理临时突发事件呢？别急，小强后来也碰到过类似的问题，到时候看看老付是如何建议他的。
小强第一次思考人生