“还是拿前面的例子来说吧，咱们把刚才的收集篮拿出来看看。
收集篮
1.联系供货商，周一将支票送去。
2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告。
3.查看邮箱。
4.周五之前拿出新产品的销售策略。
5.哪天有空去打羽毛球。
6.研究上个月市场推广费用明细报表。
“嗯，收集篮里已经有一堆事情了，可是当时我们为了保持思绪的平静、注意力的集中，甚至还不知道它们究竟是一些什么事。在我们集中精力将下午2点的会议资料准备完毕之后，开始将注意力集中在收集篮上，我们需要在2分钟之内对收集篮里的任务打上‘可以执行’或者‘不能执行’的标签。
收集篮
“我们处理收集篮的时候不是随意处理的，应该遵循下面几个原则：
处理收集篮的几大原则
从最上面一项开始处理。这个原则是非常重要的，每一件事情都必须获得均等机会的处理。处理并不意味着花费时间，它仅仅是指判断事情的实质，决定下一步的行动方案，然后相应地处理掉。无论如何，你必须尽最大的可能迅速地突击到工作篮的底部，而且不逃避任何一件事情的处理。
一次只处理一件事情。这里仍然遵循 脑袋里只装一件事的原则，处理完一件事以后再去处理下一件。
永远不要再放回收集篮（被迫中断的事情除外）。当你第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的性质以及处理方法，永远不要把它再次放回收集篮内，争取第一次就把它做到最好。
“回到我们的例子上：
1.联系供货商，周一将支票送去。这显然是可以执行的，只需拿起电话即可。
2.给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告。编写用户使用报告是下属小李的工作范畴，将这件事委托给他处理即可，因此这件事也是可以执行的。
3.查看邮箱。看看那封邮件是垃圾邮件、工作邮件，还是淘宝网的通知信，这个也是可以执行的。
4.周五之前拿出新产品的销售策略。这是一项新的任务，虽然不是一下子就可以完成的，但也是可以执行的。
5.哪天有空去打羽毛球。哪天去打羽毛球是现在无法决定的，只有等某天有空闲了，才可以执行，所以这件事情暂时是不能执行的。
6.研究上个月市场推广费用明细报表。孙会计拿给你这个报表不是让你去执行的，而是在你这里存档，以备日后查询，所以它也是不能执行的。
“我们通常将不能执行的任务分为三类：
1.垃圾。这类事情千万别去做，它浪费时间、浪费生命。我一般在收集的时候就会将垃圾过滤掉，因此在我们的例子里，没有一件垃圾。
2.将来某时/也许。比如说‘哪天有空去打羽毛球’，这就是一件将来某时当某些条件成熟之后才会做的事情，这类事情数不胜数，如4月份到山东旅游、整理办公室、去医院做鼻炎手术，等等。
3.参考资料。比如‘上个月市场推广费用明细报表’，会计之所以给你是因为你有权限知道这件事情，或许今后的某个时候会用得上，对待这类事情的正确方法是分类归档。
收集篮
“可以执行的事情分为五类：
1.2分钟之内能搞定的事。打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是一立即去做。
2.需要多个步骤搞定的项目。工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的，例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’，你可以立即去做吗？不行，因为你还不知道该怎么去做。
3.指派给别人完成的事。这类事情是我们最喜欢的，因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上，比如‘提供新版本软件的用户使用报告’，你可以打电话给小李，且告诉他下周三之前必须完成。
4.特定时间做的事。这些事就是我们写在行事历里的事情，一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情，因为你需要今天做一些，明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的，比如下周三督促小李提交用户使用报告。
5.待办事项。这些就是剩下的普通任务了，比如例子中的‘查看邮箱’，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。
收集篮
“上面提到了‘2分钟任务’，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请‘立即去做’。比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人打一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨‘事好多，真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘繁琐小事’的。
“一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是‘一般情况’，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！
“你可能会说：‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？’理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆打电话来说：‘老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？’虽然很想说：‘你怎么不自己打！’但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做，那你需要打开收集工具，把这件事情放人你的时间管理系统，做好提醒，以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。好，到此为止。‘处理’环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。”
“等等，老付，我觉得第一个环节，也就是‘收集’环节，是很容易实现的，我平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性，所以经常会感到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些繁琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。
“哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’等，这个在后面我还会说到。
“当我提及一个‘清单’时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
1.一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物。
2.在一张有标题的纸上列出的真实的目录。
3.一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。
“一张有标题的纸可以当做‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”
“哦，明白了。”小强很满意地说。