小强见老付不说话，便继续说道：“其实说起来，最适合我的还是收集篮，用起来相当顺手，总是能在不打扰我当前工作思路的前提下，迅速收集到各种信息。”
这时，老付开口了：“你也不能光收集，不处理啊，否则就是我前面说的‘收藏家’了。其实我注意过你以前工作时候的样子，一到你的办公间，好家伙，黄的、红的便利贴满工作间都是，给我的感觉就像是贴着一打账单似的。试想一下，你每次工作之余抬起疲劳的双眼一看，天哪，那么多的‘黄灯’、‘红灯’，它们仿佛是拿着鞭子的奴隶主，边抽你边呵斥着：‘快点，快点，你还欠很多人的债没还呢！’唉，真是欲生不能、欲死不行啊。在这样的环境下，你能出色地完成工作吗？你能保持良好的心态吗？
“我一直认为，所谓的时间管理、所谓的高效工作、所谓的无压工作，并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。要知道，工作只是谋求更好生活的一种途径而已，千万不要本末倒置。其实在我们的身边有很多像你这样的‘便利贴先生’，他们对待工作都有着同样的特点：
1.喜欢把任务随手写在便利贴上。这是一个非常不好的习惯，和你随地乱扔纸屑是一个道理。这样的人对工作缺乏组织。比如我让你完成一份计划书，你随手抓起一张纸“刷刷”两笔写在上面，然后继续埋头做你手头的工作。过一会儿，别人请你把上个月的销售记录通过E-mail发过去，你又随手抓起一张纸刷刷两笔写在上面，仍然埋头工作。当手头的工作结束时你就会很茫然，心里想，刚才好像有人要我写一份销售记录？我清楚地记得写在了一张纸上，可是那张纸在哪呢？算了，等想起来了再说。你看，你不仅仅拖延了两项工作任务，而且等到月底的时候还要承担拖延造成的压力。本来是两件重要但是不紧急或者紧急但是不重要的事情，结果在你这里就升级成了重要而且紧急的事情，拖延和压力就是这样产生的。
2.对自己的要求仅仅是完成工作。这是一种典型的‘便利贴’心态。我前面提到过‘工作只是谋求更好生活的一种途径’，你需要注意‘更好’这两个字。所谓逆水行舟，不进则退，如果我们仅仅把工作当成‘便利贴’，完成一项任务后一揉、一扔，然后上网聊天，那你自己最终的命运也只能是被别人一揉、一扔。我们应该周期性地回顾那些重要的任务，总结自己的得失，看看下一次能不能做得更好，这才是一个健康、积极的心态。
3.对所有的事情来者不拒。如果你是‘工作机器’的心态，那就很难拒绝同事们的要求，他们会越来越喜欢将一些枯燥、单调、没有技术含量的任务交给你去做，而自己去完成那些有挑战性的事情。你这时也觉得无所谓，反正就是上班、工作、下班嘛，至于完成的是什么工作，管他呢。就这样，在同样一个公司里，你很快沦落到干力气活的境地，而别人则每天都在挑战自己。更可怕的是，你的上级主管很快会发现你是一个可有可无的可怜虫，随时准备对着你的屁股踢上一脚。”
“听你这么一说，真够残酷的！可我自己又确实有点像你说的‘便利贴先生’……”小强挠着头，难为情地说。
“如果你是一位‘便利贴先生’，那么我可以给你一个建议吗？”
“老付，快啦，有什么建议说吧，我很想听听。”
筷子式清单：大处着眼，小处着手
“其实你前面对自己的分析非常透彻，‘3+1’清单系统可能的确不适合你。我想说的是，每个人都可能有属于自己的清单系统，我也只能根据我对你的了解，对你提出一些建议，这些建议必须要你在实践中进行检验和优化，才能成为真正属于你的东西。因此，在学习包括时间管理在内的所有知识和技巧时，一定不要忘了去实践。你不实践，那些知识还是属于别人；你去实践了，那些知识就属于你。不要被网上和图书馆里各种各样的理论蒙住了眼睛，更不要因为崇拜作者或追赶时髦而去读书和学习。记住，实践是检验真理的唯一标准。”
“好啦，老付，你就别绕弯子了，到底是什么建议，快说啊！”小强已经等不及了。
“我强烈建议你使用‘筷子式清单’。这是我以前刚到公司时用过的清单系统，那时候它用起来很方便，现在我推荐给你使用，希望它同样适合你。”老付说着，在纸上随意地画了两条直线。
“对了，当初我们聊到‘衣柜整理法’的时候不是提到了很多类型的清单吗？还记得吧？”
“当然记得，‘将来某时/也许’、‘待办事项’、‘项目’，等等。”小强说。
“OK，很好。不知道你发现没有，其实这三种清单的类型是相似的，它们都属于‘需要多个步骤才能完成的任务’，因此我们完全可以把它们揉合在一起使用。这特别适合于像你这样的‘任务执行者’。我们来看看什么是‘筷子式清单’吧。‘筷子式清单’由两根筷子组成：一根是‘任务清单’，”老付指着纸上的一根直线说，“另一根是‘下一步行动清单’。”老付又指向另一根直线说，“这两根筷子合在一起，才构成了我们的‘筷子式清单’，因为它们是不能合并也不能分开的。为什么这样说呢？你知道吗？”
“嗯——会不会是因为它们的高度不同？”小强回答。
“一语中的，呵呵。不过我们还是有必要把它们两个放在一起进行详细的比较。
“任务清单：
1.它帮助我们‘做正确的事’，你可以想象一下你每天工作的时候都是一位大将军，你的士兵就是你的时间和精力，当你利用它们攻城拔寨的同时需要考虑，哪些地方是咽喉要地？要先进攻哪里然后再进攻哪里？什么时候应该进攻？什么时候应该防守？显然，任务清单能让我们从战略上总览全局。
2.我们对它需要采取的行动是‘管理’，比如你有一个‘编写计划书’的任务，那么你需要做的是立即将它分解成若干可执行的步骤，然后考虑何时、何地去执行，在这期间，你还要对这些单个步骤进行添加、删除、修改。
3.任务清单的内容主要来自收集篮的孵化，这可以参考我上次在咖啡馆给你画的‘衣柜整理法’的流程图。
4.对于任务清单我一般是采用树形结构，这样有两个好处：第一，对于任务的分解可以做到一目了然；第二，符合大脑的思维逻辑，易于接受。对于这样的树形结构我一般都是使用专门的软件进行管理，因为在对任务的分解过程中，可能会随时增加、删除、修改，这些用电脑软件实现起来比较方便。我推荐你使用Bonsai或者ListPro，两者的功能基本是相同的。
5.任务清单的最末节是为下一步行动清单提供素材，比如前面五一假期旅游的例子，我最终会把所有可执行的单个步骤汇总起来，形成一张‘下一步行动清单’。
6.必须要注意的是，千万不要忘了回顾你的任务清单。这是保证你行驶在正确轨道上的关键。
“下一步行动清单：
1.它帮助我们‘把事做正确’。刚刚我们当过了威风的大将军，现在要做兢兢业业的小卒了。接过大将军的命令之后，没什么好说的，带上我们的武器，穿上我们的盔甲，朝着大将军鞭子指的方向冲杀过去，想尽一切办法干掉眼前的敌人，一次冲锋不行就两次，两次不行就三次，直到大将军鸣金收兵。显然，下一步行动清单就是要我们专注地采取正确的行动。
2.我们对它需要采取的行动是‘执行’。根据我自己的经验来说，通常是从长长的下一步行动清单里，挑选一个适合现在做的事情，然后尽力完成，就这么简单。比如，在开会之前有10分钟的空闲时间，于是我打开行动清单看看，哦，里面有5个需要电话联系的事情，刚好可以利用这10分钟的时间，将这5件事情一次搞定。我同样强烈建议你将能在一个场合中处理的事情，集中在一起处理，比如你可以将所有需要发E-mail的东西集中起来一次处理，也可以将所有需要向领导汇报的事情集中在一起，一次搞定。这样是最高效的选择。
3.下一步行动清单的内容来自两个方面。一方面是任务清单，这个我们刚刚说过了，另一方面是收集篮，我们通常会收集到一些单个步骤的行动，比如‘登录邮箱接收来自小陈的邮件’。
4.下一步行动清单一般采用列表的形式，我会将若干‘下一步行动’一条条写在清单上，然后完成一项后删除一项，这样的感觉很爽。
“我一般将所有的‘下一步行动’直接写在纸上，这样有利于随身携带和随时浏览，比如乘坐飞机时，我就可以把随身携带的下一步行动清单拿出来，看看有没有可以现在执行的；可能等我下飞机的时候，已经搞定了好几项任务。”
任务清单与下一步行动清单的区别
“讲得真不错！老付，你说的这些我都能理解，可是要行动起来就没那么容易了。你能陪我一起进行一次实战演练吗？”小强问。
“没问题。拿什么举例呢？还是用前面的‘五一旅游’吧。咱们来看看，比如，这个是咱们的收集篮。”老付一边说一边画起来。
收集篮
1.XXXXXXXXXXXXXXX
2.XXXXXXXX
3.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
4.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
5.XXXXXXXX
6.计划五一旅游
7.XXXXXXXXXXXXXXXXXX
8.XXXXXXXXXXX
“因为收集篮是要每天清空的，所以我一般都是拿一本比较容易撕掉的活页记事本当做收集篮，抬头写上日期，下面就可以写收集到的内容了。而且平时我比较注意收集咱们办公室打印时废弃的A4纸，把它们装订起来以后，也是一个不错的收集篮，呵呵。”
“怪不得，我们还都以为你是在收集我们浪费办公用品的证据，吓死人了！”小强说。
“呵呵，当然，一举两得嘛，尤其是你要注意哦，发现你浪费得比较多。”老付诡异地说。
“一定改正，一定改正，不仅如此，我还要和你‘抢生意’呢，以后咱办公室的废A4纸归我，怎么样？嘿嘿。”小强说。
“好啊，今天正式任命你为‘回收站站长’，呵呵。咱们还是言归正传吧。我会在自己有空的时候看看收集篮有没有可以孵化的项目，比如我在中午休息的时候扫了一眼收集篮，发现现在正是执行‘计划五一旅游’的好时候，于是我把它从‘收集篮’挪到‘任务清单’。首先，打开我在电脑上的‘任务清单’软件，比如说Bonsai。Bonsai是Natara公司出品的优秀软件之一，被设计为一个‘列大纲’的软件，也就是说它的特长是用树形结构列出你要做的事情，让你做事有条理，随时保持大脑的清醒。有桌面端和手机端，可以随时分解任务、记录想法、跟踪进度以及定时提醒，所以我一直使用Bonsai进行项目分解和日程安排。
任务清单
1.本月需完成事务
1.1 XXXXXXX
1.2 XXXXX
1.3 XXXXXXXXXX
2.新产品销售策略
2.1 XXXXX
2.2 XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1 XXXXXXXX
2.3 XXXXXXXXXXXX
2.4 XXXXXXXXXXXXXX
3.五一旅游计划
4.XXXXXXXXXXXXXX
“你可以看到，里面已经有一些项目和任务，并且都是呈树形结构，Bonsai还支持将一个‘目录树’卷起或者展开，这些都让我浏览和回顾起来一目了然。我们把‘五一旅游计划’写进任务清单之后，就可以立即开始在任务清单上做任务分解了，这是使用电脑软件做任务清单的另一个优势。分解之后的任务清单看起来应该是这个样子。哦，对了，分解任务时别忘了我们以前说过的描述原则。”
任务清单
1.本月需完成事务
1.1 XXXXXXX
1.2 XXXXX
1.3 XXXXXXXXXX
2.新产品销售策略
2.1 XXXXX
2.2 XXXXXXXXXXXXXXXX
2.2.1 XXXXXXXX
2.3 XXXXXXXXXXXX
2.4 XXXXXXXXXXXXXX
3.王一旅游计划
3.1 准备地图
3.1.1 周五下午在书店买本地图册
3.2参考游记
3.2.1 在携程网上找游记
3.2.2 上Google搜索旅游攻略
3.3 预订火车票
3.3.1 交给张某负责，周六下午3点询问结果
3.4预订宾馆
3.4.1 在网上寻找目标宾馆并列成清单
续表
任务清单
3.4.2 周五上午10点开始电话联系，确定宾馆
3.5 准备物品
3.5.1 准备吃的
3.5.2 准备喝的
3.5.3 准备用的
3.5.3.1 准备相机
3.5.3.2 准备信用卡
3.6 成果
4. XXXXXXXXXXXXXX
“‘成果’部分，当然是留到旅游回来之后再填，填完之后整个项目就结束了，可以把它卷起来，这样就不会占地方了。如果你使用的也是Bonsai的话，可以在‘五一旅游计划’前‘√’上‘完成’标记。在此不得不提一下Bonsai的过滤器功能，它在我进行任务回顾的时候是非常实用的，Bonsai可以在建立任务时设置下面几种属性：
1.状态：完成、未完成、进行中；
2.类型：项目、任务；
3.优先级别：高、中、低；
4.关键字：选择指定的关键字；
5.时间：开始时间、结束时间；
6.情境：根据任务需要在什么环境中处理进行设置，如办公室、电话机、等车时……
“根据这些属性，可以建立各种各样的过滤器，比如：
1.下周要做：开始时间是下周的任务，这周有空的时候就可以做做准备；
2.今天要完成：结束日期是今天的所有任务，必须要在今天完成；
3.所有项目：把所有项目列出来，方便进行回顾和深入思考；
4.电话处理：列出所有情境是‘电话机’的任务，方便一次性搞定所有电话任务；
5.E-mail：需要E-mail处理的事情全部列出来……
“OK，谈起让人兴奋的东西就停不下来，呵呵，不好意思，绕远了。”
下一步行动清单
● XXXXXXXXXXXX
● XXXXXXX
● XXXXXXXXXXXXX
● XXXXXXXXXX
● XXXXXXXXXX
● XXXXXXX
● 周五下午在收店买本地图册
● 在携程网上找游记
● 是Gppg;e搜索旅游攻略
● 让张某预订火车票，周六下午3点询问结果
● 在网上寻找目标宾馆并死
● 周王上午10点开始电话联系，确定宾馆
● 准备吃的
● 准备喝的
● 准备相机
● 准备信用卡
● XXXXXXXXXXX
● XXXXXXXX
“没关系，没关系，这款软件我还没有用过，我一会儿就去下载一个试试。”小强赶紧刷刷几笔将这件事放在自己的收集篮里。
“试用之后别忘了支持正版，呵呵。OK，我们的计划分解做得差不多了，接下来拿出下一步行动清单。我的下一步行动清单是一个质量不错的小型多功能记事本。在这个记事本里可以存放名片，可以别一支笔，它的最大特点是在侧面有月份的标签，让我可以迅速地翻到某个月进行记录，这也是完全符合下一步行动清单的特点的。我们现在可以将‘五一旅游计划’的下一步行动挪到清单里。”
“接下来，我们就可以通过执行‘下一步行动’去推动任务清单的运行。举个形象点的例子来说，下一步行动清单是一个小齿轮，任务清单就是一个大齿轮，它们紧紧地咬合在一起，小齿轮每转几圈就带动着大齿轮转一圈，就这样，小齿轮带动着大齿轮，大齿轮带动着整部车前进。”
“不过我还是不太懂该如何使用下一步行动清单啊。”小强耐心地等着老付说完之后问。
“OK，和你分享我的经验吧，我是这样使用它的：
1.随身携带。我的任务清单一直在电脑里保存着，但是下一步行动清单一定是随身携带的。喏，也就是这个笔记本，上面有我所有可以立即去执行的‘下一步行动’。每当我闲下来，或者打算做些什么的时候，我会问自己‘接下来做什么？’然后习惯性地拿出下一步行动清单，挑选一个合适的事情立即去做。这样的方法让我提高了不少效率。比如在等车时，我会把下一步行动清单拿出来，发现上面有4个需要回复的电话，我就利用这5分钟的时间解决一件事情。真的不敢计算啊，以前浪费那么多5分钟、10分钟的零碎时间，如果把它们集合起来，我起码多出整整一个月的生命。
2.扩展功能。我在使用下一步行动清单时，还有一些特殊的用法，索性一次和你分享了。
◎优先级别。在‘任务清单’里，不同任务的重要级别是不一样的，因此它们对应的‘下一步行动’我有时也会标上优先级别，不过也仅仅是有时。通常情况下，哪个任务是最重要的，我早已了然于心，所以在下一步行动清单上选择行动时我会优先选择最重要的‘下一步行动’。
◎情境。情境是一个非常重要的概念，它对应于我们平时的‘场合’，比如‘办公室’、‘计算机’、‘电话机’、‘会议’，等等。简单说来，情境帮助我们将可以在同一个场合执行的行动汇集起来一起执行。这样至少有两个好处：第一，不用切换场合，避免注意力分散。你可以对比一下，先试试打一通电话，然后写会儿代码，然后再打一通电话，再写会儿代码。再试试一次打完所有的电话，然后一直在电脑前写代码，哪一种效率更高？或许当你一通电话回来后甚至忘了刚才代码写到哪了。第二，可以省掉很多重复动作，比如你要打4个电话，如果不利用情境的方法，至少要重复拿起、放下电话4次；如果你要写4封E-mail，至少要重复坐在电脑旁、打开电子邮箱、发送邮件4次。这样不仅浪费时间，还会干扰我门的思路。
◎头脑风暴。我一般要求自己对‘下一步行动’的描述做到言简意赅，基本上就用小时候学会的5W方法，即为什么？谁？什么时候？在哪？做什么？然后右边空下的那一大片地方就用来做‘头脑风暴’。我一有空就拿出下一步行动清单浏览一下，随时都会产生一些好的点子，比如‘周五下午在书店买本地图册’，浏览它的时候我突然想到老同学那里有个GPS，用它来做导航岂不是更好？于是我会把这一信息写在下一步行动清单上。如果你看过我的清单你就会发现，上面各种各样的符号、idea都有，可以说我随时保持‘在线’状态！
“就像我前面说过的，任何一种方法都要靠自己的实践去检验，适合我的方法不一定就适合你，但是至少值得你试一试。”
“谢谢你，老付，我一直觉得，要想提高自己，最有效的方法就是交流，交流可以让我们成长得更快，交流可以让我们少走弯路。”小强边在纸上记录边说。”
“前面一口气讲了那么多，咱们来整理一下思路吧，我向你推荐的‘筷子式清单’真的很实用，只需要三个步骤：
使用“筷子式清单”的三个步骤
列出任务清单。按照我们曾经说过的流程图，把收集篮里的东西孵化成任务。
对任务进行分解。把那些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且我出‘下一步行动’。
管理并执行‘下一步行动’。下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎的时间，推动整个任务向前进展。
“关于‘筷子式清单’就这么多了，呵呵，这非常适合一个项目执行者使用。”