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三、如何处理临时突发事件




“这件事很重要,尽快搞定它!”老付放了一沓资料在小强的桌子上说。

“唉,我说老付,这个好像不是属于我分内的工作吧?这些财务报表、统计分析表不是应该由其他人做吗?你怎么把这‘猴子’甩到我身上了?”小强终于还是尽量用开玩笑的语气和老付说出了这句话。最近老付频繁地交给他一些不属于自己工作范围的事情。开始小强还以为确实是那边忙不过来,所以让他帮帮忙,结果没想到接了—件又—件,看起来是没完没了了。

这还不算,老付每次交给小强任务时都说是“超级紧急”,到头来,小强不情愿地处理着这些不熟悉的临时突发任务,自己原先的工作计划完全被打乱了,就像是本来秩序井然的车流行驶在马路上,结果硬是被那些“加塞儿”的车搞了个乱七八糟。

最重要的是,小强特别讨厌这种被打乱的感觉。通过和老付这大半年的学习,小强的性格已经变得更理性、更有条理、更平静、更会组织了,所以他理所当然地更讨厌临时突发事件,就像是看到原始人茹毛饮血时产生的反胃感。

“你有什么想法,咱们下班再谈,你先把这些搞定,尽快。”老付的口吻不容置疑。

“Yes,Sir!”小强真的是无可奈何了,谁让老付是上司呢。

“下午约老付吃饭,询问突发事件的问题。”小强思考片刻,做出了这样的决定,并在手机上设置了一个提醒闹铃。

“老付,今天下午有空吗?一起吃个饭?”埋头工作的小强看到手机提醒后,立即给老付发过去一条短信。

“好的,时间地点你定。”老付回复说。

“下班就走,你家门口的川菜馆。”小强写完短信,顺便将这条信息复制下来,在手机的日程表上的下午5:00位置设置了一个提醒闹铃。

当你投入地工作时,时间就会过得飞快;当你焦急地等待时,时间就会过得很慢。不过好在小强在工作时没时间、也没必要为下午约会的事情操心,因为到时候他的手机日程表会自动提醒他。

“今天太阳从西边出来了,主动约我吃饭,有事?”老付边开车边问坐在旁边的小强。

“呵呵,也没什么事,我那点事以你老付的英明神武,早就猜个八九不离十了吧?否则怎么这么痛快就答应了?”小强卖弄起小聪明。

“英明神武是形容皇上的吧?不敢当,不敢当。到底想聊些什么?直说吧,咱俩之间没必要躲躲闪闪的,呵呵。”

“还不是最近你交给我的那些临时突发任务,真让人头疼啊,也不提前说一声,还都急着要处理,把我计划好的事情全都打乱了。本来情绪挺好的,一切尽在掌握中,结果这下可好,殚精竭虑构筑起来的‘衣柜整理法’瞬间土崩瓦解了。真的是‘成也萧何,败也萧何’啊。”小强故意流露出埋怨的情绪。

“不至于吧?难道你平时没有遇到临时突发事件吗?我觉得临时突发事件没什么可怕的啊,你想想看,问题到底出在哪里。”老付好像要告诉小强些什么,却故意采用这种提问的方式。

“那一定还有什么东西你没传授给我吧?你老付可不像是那种凡事‘留一手’的老师啊。”

“所以嘛,我这不是等你约我吃饭的时候传授么?一会儿吃完饭我请你喝茶,哈哈。”老付说完,竟然大笑起来。和老付认识这么久,小强从没见老付这么放松地笑过,没有见老付像孩子那样发自内心地笑过。看来最近老付一定释放掉了巨大的压力,不过谁知道呢,或许释放旧的压力是为了迎接新的、更大的压力。小强又联想到了公司里关于老付出任CEO的传闻。

“其实那些事情确实应该由别人来做,不属于你目前的工作范围,但是你应该为自己的将来想想,多学点东西没坏处。根据我的经验,要想掌控全局,首先就要学会看报表和统计分析表。要想制定正确的策略和战术,就要从报表和统计分析表中发现问题和机遇,而所有这一切的前提就是你要比任何人更熟悉整个过程。当你熟悉了公司的任何一个环节之后,自然就会站在另一个高度思考问题。所以,不想当将军的士兵不是好士兵,像将军那样思考问题的士兵,才是能真正当上将军的士兵。”在等着上菜的时候老付说。

“可我觉得现在的状态就不错啊,工作和生活也比较平衡。”

“那要看你想要怎样的平衡。先把你工作压重一些,当生活压力大起来的时候,刚好达到平衡,这叫未雨绸缪,或者相反,那叫生活所迫,呵呵。我交给你那么多临时突发任务是为了你好,真的。”

“嗯,谢谢老付了。那以后我就听你的,你说怎么整,我就怎么整。呵呵,来,吃点菜。”小强不想吃饭的时候气氛太严肃。

“来来来,动筷子。”恰好老付也不喜欢餐桌上谈工作的问题。

因为两个人都知道,饭后喝茶聊天才是重点,所以两菜一汤转眼之间就被消灭干净了。

“走,旁边有喝茶的地方,咱到那聊会儿。”老付对买单回来的小强说。

“行啊,走。”小强拿起衣服和包,和老付一起出了门。

这是一家不大的茶馆,但是装修特别讲究,纯木制的走廊、茶桌、太师椅,其间还点缀着不少绿色植物。

“这地方真不错。”小强环视四周之后称赞道。

“还行,这离家比较近,呵呵。为了咱俩的宝贵时间,我就开门见山了。”

“好,好,好。”小强连忙说。

“我其实是一个极其讨厌临时事件的人,我喜欢每天都在自己的掌控之中,按照我的安排度过每一天,这一点相信你已经深有体会。但我们不是上帝,不能预先安排一切,从另一个角度讲,生活正是因为充满了未知才有意思。如果我们一出生就知道这一辈子的每一天将会如何度过,那是多么可悲的事情啊,除了大多数婴儿会被‘吓死’外,这世界上很多有趣的事情将消失,像新闻、迷路、失恋、衣柜整理法……

“临时事件总是会突然出现,当它和我们的计划发生冲突时应该如何处理呢?举个例子,按照自己的项目  划,该是写一个推广策划书的时候了,这件事情被你认为‘重要但不紧急’,因此你特地挑选了下午5:00同事们下班之后和晚上7:00点回家吃饭之前这个时间段去整理思路、列出提纲。这是一个非常合理的计划:一是没有耽误和家人共进晚餐;二是这是一个非常安静、非常适合思考的时间段。

“但是,好事多磨,就在下班前的半个小时,领导要求你晚上陪一个客户吃饭,这时候你该如何处理呢?

“原则一:要事第一。做抉择的一个重要原则就是要事第一。但是我们必须明确一个问题:‘重要的事’是相对于谁来讲的?我认为重要的事情应该是相对于自己来讲的,需要自己去判断这件事情重要还是那件事情重要。不要因为是领导交代下来的事情,就给它最高的优先级别。我们讲的所有关于‘优先级别’、‘要事第一’、‘四象限法’等都是需要自己当裁判的。就像史蒂芬·柯维(Stephen  Covey)博士说的‘以原则为中心而生活的人最幸福’。别人并不知道你计划做什么事情,所以他们只会把自己想要你做的事情告诉你。虽然对方的身份有可能很特殊(上司、亲人、密友),但是这些都不是划分优先级别的依据,只能说是影响划分优先级别的一个因素,我们是在为自己而活!

“拿上面的例子来讲,我们可能需要做如下的考虑:

1.这是否是一个重要的客户?

2.是否必须自己出面不可?

3.是否还有比自己更适合的人选?

4.推广策划书的到期日是哪天?

5.这份策划书是否具有非常重要的意义?

6.如果换一天写这份策划书是否会影响进度?

7.和家人共进晚饭是否非常重要?

“虽然我们只有1—2分钟的考虑时间,但是我们必须根据上面的问题作出决定:改变(或不改变)原  划。

“原则二:委婉而坚决拒绝。如果我们的决定是改变计划,那必须让对方知道,为了临时事件我们作出了怎样的牺牲,起码不能让对方认为你是一个没有原则的人。在这之后,我希望你立即投入到这件临时事件当中,立刻向对方询问这件事情的目的,以及对方希望自己怎么做。如果我们的决定是不改变计划,那最好不要直接告诉他‘我要写一份策划书,还要和家人吃饭,而且我非常讨厌临时事件,所以我不能去陪客户吃饭’。我想如果你这样回答,你就离被‘炒鱿鱼’不远了。

“没有人会喜欢被别人拒绝,不管是爱情表白还是吃饭邀请,尤其如果对方是上司的话,会很尴尬,下不了台。拒绝别人也是一门艺术,我们可以采取“我非常想去,但是……”这样的句式,并且要仔细斟酌你拒绝对方的理由。这时候你撒一个善意的谎言是不会有人怪你的。比如说你可以这样回答:“我非常想去,而且我也知道这个客户非常重要,但是我已经答应了老婆,并且已经定好了晚上的电影票,您看……”在下班时间用家庭的理由当挡箭牌,一般还是比较奏效的,一个聪明的老板是不会再坚持的。

“但有一点要注意,在拒绝的时候一定要委婉而坚决,千万不要说“我想应该可以吧,我给家里打个电话问问”。对方看你并不是坚决地拒绝,一定认为你并没有什么特别重要的事情,等你再给对方回话的时候,他会认为你所有的理由都是借口。

“原则三:争取下次机会。如果你真的拒绝了一次非常重要的邀请,一定要争取下次机会。不过根据我的经验,绝大多数的人都会说:‘OK,那下次再联络吧。’所以你在拒绝对方的那个时刻最好不要提下次见面的时间,我们应该做的是:

1.在第二天询问前一天晚上的情况,一定要表达出自己的关心和惋惜,还要提及一点,这次完全是因为日程的冲突,这样对方下次就知道该怎么做了。

2.在一周内打电话告诉对方,如果下次有这样的机会自己一定不会错过。”

“哈哈,这招用在你身上最合适,以后我拒绝你的时候,你可一定要体谅我啊。”小强笑着说。

“一个聪明的上司是不会因此改变对你的看法的,放心好了。”