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商务午餐:在开始之前聊些闲话



在一些行业中,许多公事都是在吃午餐时谈成的。对于那些没有在出版业、广告业、市场业以及类似行业工作过的人来说,这看起来像是终极的自我享受;但是对于没有经验的谈判者来说,因为他们知道在吃凯撒沙拉的时候,就有可能谈成或者失去一笔交易,所以商务午餐就十分令人心烦了。谈业务不是问题所在,紧张和不适感主要出现在开始吃午餐之前,以及在开始用餐之前应该说些什么。

我坚定地支持这个观点,在商务午餐中开始谈论商务事宜之前,一定要聊些闲话,寒喧一番。

如果你是请客的人

我坚定地支持这个观点,在商务午餐中开始谈论商务事宜之前,一定要聊些闲话,寒喧一番。作为做东的人,你应该稍早于约定时间到达餐厅,这样你就能在那里迎接你的客人。你可以问一些无害并且礼貌的问题,比如:他最近的旅行,之前知不知道这家餐厅,他是不是来自另一个城市,他知不知道你所在的城市。如果服务生没有及时出现给客人端来一杯酒的话,那你就把酒拿给对方,一旦服务生把菜单拿过来,除非出于某些原因导致吃饭的餐厅是你的客人选的,因此你应该说一说你对这里的食物的看法。你可以说,“这家的焗面加干酪沙司尤其好吃”,或者“这里的菜量很大,如果你饿了的话,牛排和猪肝派是非常好的选择”。

如果你的记性不太好,你甚至可以在每次午餐之后记些笔记,记下那些你觉得下次见面可能会用到的任何关于对方的细节。

有备而来的人已经知道客人是否对某些菜肴有偏好,他们不会带一个素食主义者去一家以烤肉闻名的餐厅,他们会选择那些在自己以及公司预算之内的餐厅,同时确保客人会满意。然而,有时会出现这样的情况:你的客人已经明确表达了自己想要去某家餐厅的意愿,但是你发现那家餐厅超出了你的预算,随意地说一句:“我想我还是选择套餐吧,但是如果你更喜欢逐道点菜,那我们就点菜。”这会鼓励大多数人说:“不,套餐看起来不错。”同样,在请客的人一直在喝矿泉水的时候,具备良好礼仪的客人是不会坚持要点一瓶玛歌酒庄的红葡萄酒的。但是如果你做得太露骨的话,可能会有让自己看起来很吝啬的风险。或许,更好的方法是,如果想让你的客人痛痛快快地吃一顿,那就让你的钱包放纵一次,然后这个月剩下的时间就勒紧裤腰带。

如果你之前就见过这个人但是和他并不熟,通过回忆之前他告诉过你的他的事情来做一些准备,会是一个不错的主意。你可以问:“上次我们见面的时候你不是说你要去柏林吗?你喜欢那里吗?”或者“你解决你儿子的学校问题了吗?他现在已经适应新学校了吗?”这不仅会在繁琐的点单过程结束后给你提供一些聊天的话题,还能表现出你足够关心你的客人(以及他们可能带给你的生意),你有注意听他们和你说过的话。如果你的记性不太好,你甚至可以在每次午餐之后记些笔记,记下那些你觉得下次见面可能会用到的任何关于对方的细节。

只有点完菜以后,你才可以开始谈关于生意的话题,可以暂时让它听起来不要过于具体。你可以说:“我之前在你们公司的网站上看到了你们在澳大利亚成立了新分支部门,现在已经开始运转了吗?”这表示你之前做过一些功课,并且想要和对方进行严肃的对话,但是又不至于太紧张而影响客人享受他的食物。

你可以从客人的行为举止大概看出他是不是真的想要立刻就开始谈正事,然后根据他的行为来行动。

接下来就是你言归正传、谈到要点的时刻了。有人说应该等到主菜撤了并且点好布丁或者咖啡以后再来说正事;还有人认为主菜吃到一半的时候谈正事更加合适。你可以从客人的行为举止大概看出他是不是真的想要立刻就开始谈正事,然后根据他的行为来行动。

如果你把想要讨论的事情列了清单,你要确定这些内容是为正在和你打交道的人量身定做的。午饭并不是一个可以进行复杂的长篇演讲的时间,而是一个能够和用户,或者潜在商业伙伴成为更熟悉的朋友的机会,或许你们可以利用这次机会进行头脑风暴,想出一些对你们都有好处的点子。不要浪费别人的时间,换句话说,如果对方感觉你在浪费自己的时间,他们就不会那么想和你做生意了。还有,当他们的嘴里都是食物的时候,不要问他们重要的问题。

一旦你们开始了关于生意的谈话,想要回过头去谈论琐事就很困难了,除非你的客人想这么做,不然不要尝试。如果你的客人看起来不急着去做什么事,那你可以提议再喝点咖啡或者酒,让对方掌握谈话的主动权。要注意不要有任何想要聊机密信息或者八卦的企图,记住我在第四章给出的建议:警惕过度分享。讲一个稍微有点隐秘的故事可能会让客人感觉舒适,因为这会让他们觉得自己得到了你的信赖,一旦你选择了这么做,注意不要提到总的金额或者其他真的需要保密的东西。不论你有多么渴望在你和客人之间建起一条纽带,多么想让他们放轻松,当你们喝了酒时,你们的谈话就有进入危险地带的风险,之所以危险,是因为你也许不够了解客人的私人生活、政治观点或者其他你可能无心冒犯到的事情,或许还因为在一切都太晚了之后你才发现对方是一个比你更擅长商业间谍活动的人。

在理想的世界里,都会有明显的信号暗示双方是时候结束这次对话了。如果你的客人表现出还想继续聊的迹象,而你却需要离开了,你可以得体地说:“好了,你觉得我们每一件事都谈到了吧?我可以去结账了吗?我今天下午就会给你发邮件,总结一下我们都达成了哪些共识。”或者“我真的很抱歉,我还有别的约会。但是我们的谈话是最富有成效的,谢谢你。”然后确保你发送了后续跟进的邮件,或者其他你承诺会及时发送的材料。

如果你是客人

如果你被邀请去参加一场商务午餐,假设对方邀请你是有原因的,并且,如果你选择去赴宴,则有可能在和对方谈话的时候获得话语的主动权。另一方面,如果你不确定自己是不是想和对方有业务往来,或者不知道对方想从你这里得到些什么,那么要不要跳过寒喧闲聊的部分,直接询问对方的意图就取决于你。不要在你们点好菜,可以专注于谈话之前就尝试开始商务对话,这样等到点好菜收起菜单,再去问“我能为你做些什么呢?”或者“你想和我聊些什么?”就非常合理了。不论请客的人多么想通过聊天和美味的食物软化你,但是你也许在下午两点半还有一场会,所以需要尽快开始谈论正事。商务午餐对于双方来说都是一种平衡的做法。



商务会议:不要有轻率之举

会议是工作和社交的奇怪结合体,并且还可能会出现潜在的办公室会议陷阱。我的很多关于谨慎说话的建议都适用于会议场合,条件是,在会议室之外有可以进行社交的理想场所。如果你有机会在社交场合认识一位和你从事相似行业的人,你很有可能觉得自己能够向他们学习,寻求他们的支持和帮助,或者在你们都回到办公室后能够互相分享信息,对方更有可能回报你带给他们的好处。当然,这并不意味着,不论是在会议场合还是在未来其他场合,你应该告诉对方机密的信息或者人力资源的信息,但是你们可以结合两个人的智慧,共同去处理一个有影响力但是难相处的客户,或者共同应对淡季和旺季带来的问题。

根据我的经验,在会议上把自己介绍给陌生人是更容易的,因为他们身上可能都带有名牌,上面可能还写了他们公司的名字。你可能会意识到你之前和这个人打过交道,但是你们从来没有真正见过面。如果是这种情况的话,那你们就已经站在了一段关系的起点上,之后就可以抓住这次机会进一步建立、发展你们的关系。如果你们之前并没有什么交集,假设来参加这次会议的人都是来自相同的行业,那你至少有可能听说过他们的公司,能找到点话题聊一聊。但是如果你没有听说过对方的公司,那么坦率地承认:“恐怕我之前没有听说过贵公司,您具体是做什么的呢?”假设对方不是市场部的主管,那他们就没有理由觉得自己被冒犯了,而是应该乐意把自己介绍给你,毕竟,这也是他们来参加这场会议的一个目的。你可以问任何看起来合适的问题,给对方提供关于自己公司的同类信息,假设你发现对方是个令人愉快且很容易相处的人,你就可以松一口气了,因为你找到了在下一次休息时间里可以聊天的人。

如果万一你发现对方并不讨人喜欢(根据我的经验,每一场会议中都至少会有一个非常让人讨厌的人),你可以找借口离开,说你刚刚看到一个人并且你一定要找他聊聊天,或者你想趁着你还没有把一切都忘记之前记一下笔记。如果有必要的话,离开会议室,在一段合适的间隔之后再回来,然后继续尝试和其他人聊天。

大多数会议都会有演讲人发言的正式部分,这就会让你在之后喝咖啡的时候有另外的话题可以聊,你可以靠近任何人,然后问他们是怎么想的。就像这本书前面给出的关于聚会上对话的一般性建议,但是在这里,你需要在做出任何负面的评论时,先弄清楚你在和谁说话,确保对方不是发言者的同事或者妻子,或者是邀请了这位发言人的会议组织者。如果你想表达自己的不满,你仍然可以做得很得体:“这真的不是我的领域”是一种可以让人接受的表达失望的方法,而“这完全是在浪费我的时间”就不是了。

至于会议正式部分结束以后的社交环节,我建议不要喝太多的酒,也不要有任何专业上的或私人的轻率之举,这种情况在之后的社交环节很容易出现。你可能远离你的家人以及每天和你一起工作的同事,但是和你在一起的人仍然与你处于同一个行业,当事情有关八卦的时候,世界远比你想象的要小得多。不要像一位戏剧行业的专业人士说的那样安慰自己:“发生在舞台上的事情就留在舞台上吧!”因为事实并不如此。



工作派对

我不确定是不是有调查研究可以证实这个说法,但是在我看来,比起其他任何一种场合,参加工作派对时都需要更加周全和审慎的考量,当然,参加工作派对还可能因宿醉而难受和懊悔。令人难过的是,参加工作派对就像参加会议一样,在某种程度上你还是在工作。和你说话的人可能在晚上还是一个亲切友好的醉汉,但是周一早晨他是你的老板或者一个部门里的同事。在你还没有喝太多酒头脑依然清醒的时候要牢记,赞美某人可能会被解读成某种性暗示,或者,大声抱怨年终奖金太少了会引起大家侧目。工作派对不是可以让你坦率地和别人聊工资的地方,不是抱怨被限制在工作电脑上浏览脸书是多么荒谬的地方,也不是谈论关于公司哪里出问题的地方。

但是,你可以在工作派对上谈论你在其他的社交场合可能谈到的话题,比如家庭、兴趣爱好,以及第三章中提到过的非常随机的话题,但是要记得避免谈到太过私人的话题,要牢记前文关于过度分享的建议。在这些情况下,你的老板、公司中的高层人员,以及其他部门你不太熟悉的人,都应该被当作相对陌生的人,对这些人吐露太多可不是一件明智的事情。

就像商务午餐和会议一样,工作派对也是一个平衡做法,它们平衡了谨慎行事和认识其他同事的机会之间的关系。

这就是说,就像商务午餐和会议一样,工作派对也是一个平衡做法。尽管如此,要注意,这些平衡做法也是一个机会,让你可以去认识其他部门的同事,或许还能够克服你们之间可能存在的障碍。如果你经常和某一位同事通过电子邮件交流,你可以在聚会的时候专门把他找出来,然后表示能够见到他你感到非常高兴。作为对话的发起者,你可以问对方有没有解决某个问题,或者给对方说一说你们两个人都参与的项目的最新消息。这种面对面的交流能够加强你们的工作关系,未来如果你遇到什么问题了,对方会更愿意出手相助。除此之外,你们的谈话可能会十分有趣并且令人感到愉快,而这正是对话的意义所在——我也希望这本书传达了这样的观点。

十条黄金法则

总而言之,我很乐意为大家提供自己的“十条黄金法则”。如果你从这本书里什么都没有学到的话,试着记住下面这些法则吧:

1.不要把交谈当成你的敌人  。和他人交谈应该是令人激动的,让人增长知识而且令人感到愉快。交谈并不会测试你在满分十分的情况下可以得几分。

2.做好准备  。不论你是去参加朋友的派对、一次商务会议还是一场慈善晚宴,都要在去之前做些功课。准备好回答别人问的关于你自己的基本问题,并且要让自己听起来很有趣。

3.练习,练习,练习  。养成和陌生人聊天的习惯,不论是在公交车上、商店里、博物馆里还是健身房里。你可能会吃惊于你身边竟然会有这么多亲切友好的人。

4.不要看不起寒喧闲聊  。问“你是从很远的地方来的吗?”并不是真的想知道对方是不是从很远的地方来,而是想鼓励对方向你介绍一下他们自己。你对他们了解得越多,你就越有可能发现你们之间的共同之处。

5.不要成为一个无聊的人  。如果你发现人们的眼神开始呆滞,那你就不应该再唠唠叨叨地说个没完,问一问和你聊天的人关于他们自己的事情。试着变得更细心一点,你最好在这一切发生之前就停止说话。

6.不要和那些你不熟悉的人分享私人生活的细节  。一方面,你可能会让对方感到尴尬;另一方面,你不知道你能不能够信任他们去保守你的秘密,因此你就会有让私事在社区里或者办公室里被闹得人人皆知的风险。

7.在发表强烈的个人观点之前,要先观察当时的情况和人们的情绪  。当你和聚会上的一些人针对某个话题各自有着强烈但是相左的个人观点时,你不会想要因为自己大谈特谈这个话题而冒犯到他人,尤其是当他们还是聚会主人的朋友的时候。同样,你也需要对每个人的个人情况更加敏感一些,一些关于失业人数的无伤大雅的评论,对于那些刚刚失业的人来说是无情和令人痛苦的。

8.在婚礼、洗礼以及其他类似的场合上要开心起来  。即便你是一个冷酷无情、愤世嫉俗的人,你从来都不相信婚姻,也不会用好话来形容一个婴儿,那也请把你的个人观点藏在心里,然后恭喜新人喜结连理,或者热情祝贺喜得贵子的父母。

9.在葬礼或者纪念活动上要举止得体  。体会失去亲人的人的语调,如果他们十分消沉低落的话,那你也应该表现出消沉低落的样子。即使当时的场合是一次“对生命的庆祝”,也不要让自己成为那个在葬礼上喧闹的人。

10.记住,会议和工作派对仍然是“工作”  。你要当心,因为宴饮交际之时很容易言行失检:不要把机密的信息透露给新交的朋友,因为他们有可能是你的商业竞争对手。