在KM实施的过程中，早期的重大决策之一就是决定KM实施项目的预算规模和时间跨度。在本章中，我们提供一些指导和其他组织的一些基准数字。本章涵盖了以下内容：
为什么需要预算；
需要多大的预算；
在4个KM动因之间分配你的预算；
用基准测试你的预算；
实施KM需要多长时间；
当心自筹资金陷阱。
为什么需要预算
我们有个同事最近在一次KM研讨会上，向客户提出了KM预算的问题。当时，房间里有个人问道：“什么？KM还需要预算吗？”
是的，KM需要预算。所有KM都应该有预算，你需要预算给团队开工资（他们将计划并推动变革）、求人帮忙起草战略和框架、买新软件、支付培训费（将对员工进行新流程和新角色的培训）。对于全球性的公司来说，还需要差旅预算，使KM团队可以拜访地区分支机构和部门并与他们合作，也许还要资助全球实践社区的面对面会议，或者促进分布在全球分散的项目间的知识传递。
对于大型的跨国公司，KM预算可能轻易就达到几百万美元。这不是成本，而是投资。当专注于商业价值并搭建好框架时，KM创造的价值将达到成本的10倍或100倍。即使你缺少最初的高层支持，并尝试自下而上的KM方法，如果你要把任何已有的成功转化为高级管理层的支持，就需要清楚自己的成本和回报。所有KM项目都需要一个预算，不论它们的规模如何。
需要多大的预算
首先，试着自上而下计算预算的规模，列出你需要付出的努力和资源，然后将这一数字与全球的统计数字对照。在KM计划的后期阶段，就可以根据详细的活动计划建立自下而上的预算（在第20章中详述）。然而，在早期阶段，你的计划会制订得不详细，预算将仅基于在计划的时间内KM团队的成本估算，加上差旅津贴、技术支出和咨询支持。因此，这个初始预算包含很多不确定性。然而，成本会随着时间的推移而逐渐明晰，你的预算也将成为一份翔实的文件。例如，铺开阶段的预算在试点阶段结束时，会比开始时清楚得多。最好的方法比如玛氏使用的方法（第27章），编制一份为期三年的计划和预算，以及一份更详细的一年计划。
小贴士
与你的团队一起集思广益，列出你认为在实施期间需要执行的所有任务，并把这些写在即时贴上。用第20章中列出的任务作为大致参考，即使后来可能需要做更多的工作予以确认。这样完成任务所需内部资源的成本就列出来了，然后还需要列出外部开支，包括技术、差旅和有经验的顾问为支持KM实施而提供的任何帮助。 >>更多新书朋友圈免费分享微信xueba987
在4个KM动因之间分配你的预算
分配KM预算没有什么万能公式，但是你要运用常识确保自己面面俱到。在第1章中我们对角色、流程、技术和治理这4个KM动因做了介绍，你要确保每个动因都获得充足的预算。
在KM角色上的开支包括定义需要的角色，以及对企业的知识经理、KM拥护者和实践社区领导者的指导、培训和支持。
在KM流程上的开支包括促进这些流程，记录流程，还有通过试点和培训将其引入业务。
在KM技术上的开支包括用户需求分析，购买新技术，将新技术集成到你的基础设施中，维护和培训用户。
在KM治理上的开支包括监督、报告、价值跟踪、指导和参考资料的制作，与业务部门合作将KM嵌入现有的工作流程、职责和结构，还有KM政策的商议和起草。
通常，我们发现和我们接触的公司在技术上的开支比其他动因多很多，并且在大多数时候，我们发现他们的KM计划因此而受损。技术本身不会提供KM，技术上超支往往是KM实施方法平衡不佳的信号。
小贴士
确定在你的预算中哪些要素与角色、流程、技术和治理这四大动因直接相关。记住预算中会有许多其他要素与管理KM计划本身有关，例如变革管理、沟通等，它们与任何一个动因都没有直接关系。预算的这些要素大致有可比性吗？或者彼此属于同一量级吗？如果不是，那你错过了什么？你低估了哪些要素？
用基准测试你的预算
你有了自下而上的预算之后，就可以对它进行基准测试。有几个基准数据来源，第一个是由糯稞咨询于2014年进行的全球KM调查。作为这次调查的一部分，参与者应要求按量级列出他们年度KM预算的规模。20%的参与者不知道他们的预算是多少，10%不愿意晒他们的预算数字。余下的受访者的平均KM预算是每年约604万美元。
显然，预算会根据组织的规模而有所不同，预算与公司规模之间的关系是非线性的，如表8-1所示。
表8-1 平均年度KM预算与员工人数的关系
资料来源：糯稞咨询
这种非线性关系与KM团队规模相关的规模经济有关。公司越大，KM团队规模与公司规模之间的比值越小，且KM预算与公司规模之间的比值越小。KM团队规模与预算更密切相关，如果每个KM团队成员的平均预算为130 000美元，就反映了KM团队的工资以及差旅和外部开支的上升。这是可供你利用的基准数字。
实施KM需要多长时间
影响预算的最重要的问题之一是KM实施计划将需要多长时间。KM可能需要很长时间，直到它被嵌入，但是如果实施计划组织到位，又有支持和资助，就可以缩短时间。为了用基准数字测试KM需多久才能嵌入，我们可以再次参考糯稞咨询2014年的KM调查结果。调查参与者以两种方式描述了组织中KM的成熟度：首先是估计KM成为工作重点的年数；其次是描述成熟度，选择KM是“处于早期阶段”“正在顺利进行”还是“完全嵌入”。
你可以在图8-1中看到成熟度的分布情况。接受调查的更多组织处于早期阶段，而不是任何其他活跃阶段，纵轴显示的是受访者的人数。
从组织进行KM的时间长度看成熟度也是有启发性的。图中的数字证明了KM实施涉及的时间跨度较长。
图8-1 2014年KM调查得出的组织的KM成熟度
资料来源：糯稞咨询
·一直在做KM，并自评为“处于引入KM的早期阶段”的组织，平均需要3.5年。
·一直在做KM，并且“正在顺利进行KM”的组织，平均需要8.2年。
·一直在做KM，并且自称“KM已嵌入我们的工作方式”的组织，平均需要11.8年。
这些数字得到了信息和知识管理学会（Information and Knowledge Management Society）于2008—2012年在新加坡颁发的“KM卓越奖”的证实。在这些奖项中，银奖表明了对机构的部分部门有显著的业务影响，而金奖显示了对整个机构的普遍业务影响。与上述数字相符，金银奖的获得者通常一直运行着KM系统，并有条不紊地实施KM 8年以上。
如果早期阶段持续超过3.5年，而嵌入发生在8年后到12年前的某个时间，那么KM就是个长期的事务。这并不意味着需要8～12年才能显出业务价值或投资回报。如果精心挑选试点，你很早就能看到价值。但这的确意味着KM需要较长的时间才能完全可持续并嵌入到组织中。正如你所料，对大型组织而言，KM实施需要更长的时间。图8-2显示对于不到300名员工的小型组织，他们判断自己“正在顺利进行”的平均年数只有5年多，而对于超过10万名员工的组织，几乎需要10年的时间。
图8-2 KM成熟度与组织规模（员工人数）的关系
资料来源：糯稞咨询
小贴士
用这些数字来检查你的KM实施的时间和预算。要考虑到你的组织规模和你的起点，无论你是否有支持的组织文化，或是否所有KM要素已经就位，如果你的预算和时间与全球基准数字根本不同，那么就要寻求外部咨询。
当心自筹资金陷阱
我们遇到了不止一个组织的KM团队被告知必须要“自筹资金”。换句话说，他们不会收到上级资助的钱，而是通过收取服务费产生的资金来支付自己的运营成本。这不是KM实施的有效模式，主要原因是这会使团队变得急功近利，没有战略眼光。在第2章中，我们讨论了双重实施方式，就是在取得短期业务成功的同时，推动长期的组织变革。如果让KM团队自筹资金，那么就会刺激他们为业务取得速胜，但没有人会资助他们进行长期的文化和行为改变。你应该顶住这种压力，避免落入自筹资金的陷阱！
总结
实施KM是一个漫长的过程，需要大量的预算。你可以利用基准测试来编制早期的预算，但随着实施的进度，要准备随时完善它。“KM是长期事务”这一信息可能会引起担心：KM可能无法在中短期内显现对业务的回报。在下一章中，我们将解决这个问题，看看如何为计划设定业务目标、指标和SMART目标。