第七天
清理堆积的待读材料
REDUCING THE
PILEUP
连环相撞可能发生在任何一场汽车比赛中。这可能因为好几辆车同时试图避开开得较慢的车，跑道的条件不佳导致车辆滑行，或者太多赛车挤在一起。这与阅读材料堆积成山的原因是相似的：你读得太慢，不是在最佳的轨道上阅读，或许被堆积的待读量吓住了。
面对待读材料堆积的情况，你可能想知道如何摆脱它，如何避免再次出现类似情况。但是在我们解决这个问题之前，需要先知道阅读材料为什么会发生堆积。
对阅读材料的一些误区
多年来，我已经发现了几个普遍的误区，最终导致了阅读材料越积越多。它们是：
我以后会读。
如果看书，我就不能工作。
我需要读收到的所有材料。
我需要记住所读到的。
为了个人或职业的发展，我需要它。
让我们更仔细一点地看看这些态度和误区。
我以后会读。你获得这些阅读材料时，通常当时不能停下正在做的事情去阅读，所以你把它放在一堆称为“以后再读”的材料里。你说，“哦，我以后再读它”。但是“以后”很少到来，这一堆只会越积越多。
如果看书，我就不能工作。与商务人士共事数年之后，我清楚地知道，他们中的许多人觉得阅读并不是日常工作的一部分， 在上班时读书感到不自在。他们认为工作的时候阅读就像是在滥竽充数。尽管老板并没有说过不允许在工作时间阅读，但是许多员工相信老板更喜欢他们在工作时间之外阅读。不过，还有比阅读相关书籍来获得好的商业理念以及保持当前领先或是超越其他竞争对手更为有效的方法吗？
我需要读收到的所有材料。有人认为他们需要阅读信箱或电子邮箱里收到的所有内容。如果你这么做了，真的读了所有这些材料，那么，在余下的人生里，你就不会有太多的时间做别的！事实表明你并不需要，也不应该读所有的材料。
我需要记住所读到的。这直接来自学校的经历。毕竟，你考的就是你所读的东西，是吧？但是，在现实世界中，没有官方的考试考你所读的东西，除非你是一名学生。有时你只是要与他人分享所读到的东西，或者只要理解其中的道理即可 。
许多未经训练的读者所用的阅读方法还是他们在学校时的做法：连他们所读的东西是关于什么的都不知道，就试图记住一切。记忆的过程本身是为了短时回忆而试图把信息印入大脑的一个机械过程。任何学到的信息你最多能记住几天。几天后，几乎所有的细节都会被遗忘。对于多数的阅读需求来说，这是不必要的阅读阻碍，使阅读变得冗长乏味并且毫无所获。
记住所读内容的最好方法就是以书面或电子的方式创建一个好的检索系统。这需要你摆脱心中固有的必须把一切都记住的压力。大多数时候，你不知道哪些信息是有用的或什么时候会用到它。那种认为可以详细地回忆起几个月前或去年所读的一段材料的想法是不现实的。我所读的材料是我认为以后会用得上的，而且预览后只读那些我感兴趣的部分。通过记住关键词，并且/或者通过边注，可以有效地突出所读的内容。最后，把它归档，放在有标签的文件夹里。随后，当我再看这些文件、杂志或书时，看到我选的精彩部分和写下的边注，我就会非常地激动，尽管我可能不记得读过它。这个存储系统节省了自己的时间和精力。
为了个人或职业的发展，我不得不读。如果你想不断地提高自己，你应该把阅读当作学习的一种手段。然而，想学习一个主题，你不需要收集和阅读与之相关的所有文字材料。当我第一次怀孕的时候，我开始搜集相关的育儿杂志和书籍。相信我，相关的信息是海量的。为了缩小范围，我向我的朋友和有经验的父母咨询并找来他们读过的书来读。我也去图书馆和书店。书架上的书我会先预览，一旦发现我认为不错的书，我会读那些让我感兴趣的部分。仅仅从所选的读物里，我对于怎么当好父母有了更强的自信心；感受到这份信心，当然不必去阅读相关主题的所有文字。
作为一名独立商业投资人，我不仅是优秀的演讲者和培训师，还要懂得如何使用和维护电脑、追踪我的收入与开支、安排办公室、管理应收账款和应付账单、市场营销以及推销服务等等。我认为事业的成功主要得益于我有选择地阅读，并从中学到我所需要的内容。通过阅读，也可以用更少的时间学习更多的东西。
给阅读材料分类
急诊室医生会分流入院的病人，他们根据病人是否需要立即治疗，把病人分成几组。你也可以使用这种方法为你的阅读材料分流，优先考虑并按照从高到低的顺序来选择阅读材料。
首先，你知道所读材料实际上是关于什么吗？是从哪里来的？在知道你不必读什么之前，你需要知道都有些什么。看看下面的六个策略，挑出你可以马上使用的一个或几个。
1. 取消订阅并退出收件人名单。如果收到不请自来的电子邮件时，可以在电子邮件的结尾处，按照简单的说明进行退订。在发送名单上，不管是电子的或是纸质的，都能找到退订的办法。你退订得越多，收到不想要或不必要的阅读材料就越少。
2. 预览所有内容。记住预览（第五天）是一个很棒的筛选工具。使用这种技巧，只需要很短的时间就能决定一篇阅读材料是否值得你花时间和精力去读。
3. 把文章复印或剪下。当阅读材料如杂志或专业期刊寄到时，迅速预览一下目录找到你想要读的文章。如果当时没时间读，把这篇文章剪下来或撕下来或是复印一份，然后把杂志扔掉。一小堆精心挑选的文章比一大堆杂志或报纸更具阅读吸引力。
4. 使用便签贴。不用特意地把哪几页标出来，也不用把书页的一角向下折，不如贴个便签贴在以后想回头读的页面上方或者旁边。也可以在上面写上主题或关键字，以便于日后参考。
5. 准备一个记目录的笔记本。如果收到一本专业杂志，或是一些你日后想要参考使用的东西，比如关于食品和烹饪的杂志，都可以复印其目录，再根据其日期顺序把它贴在一个笔记本里。如果有不止一本杂志或出版物，在笔记本里放一个书签来区分不同的内容。当想要查找某一话题或信息时，就只需翻笔记本而不需翻看每一本期刊或杂志，从而节省时间。
6. 扔掉垃圾邮件。查看邮件时，站在垃圾桶旁，看看来信的地址和邮票。把所有你不想要的商业广告立即扔掉。如果邮票或邮资小于一元钱，或者你的地址是打印的，就说明该邮件是成批发送寄出的并且极有可能不是你需要和想要的东西。
充分利用碎片时间
抽时间阅读是一个减少阅读堆积量的好办法，但是一天只有24个小时，你会认为每个小时都已经被睡眠、工作、学业、公事等等所占满。你或许认为一天的时间是固定的，不可能有更多时间，但是事实并非如此。真正需要考虑的是你该如何利用时间，以及反思如何充分地利用好时间。
我总是在工作室里抽出一段时间来和学员进行时间管理。在讨论中，我建议学员记一周的“每日时间日志”，记录你从早上起床到晚上睡觉这一整天的“时间日志”。当然，每天都有可能是不同的。例如，假设你6点起床， 7：15去上班。你的时间日志应该显示你在这1个小时零15分钟的时间里做了什么，例如起床、洗澡和打扮，准备早餐以及吃早餐，还有看五分钟的报纸。坚持记下你一整天里所做的活动，比如上下班、开会、预约、看电视或打电话所花费的时间等等。
虽然你已经感到来自事业和个人事务对时间的限制，但是做一周这样的记录是值得的。一旦完成了一周的记录，就可以试着确定每项活动所花费的时间是多少，包括花几小时睡觉、准备饭菜、吃饭、上下班、看电视、上网，或者做家务。有了这样一个记录，你对于如何安排时间会有一个清晰的规划。如果总数小于二十四个小时，那就试着找出剩余的时间在做什么。
现在看看你的日志。时间是花在了你想要做的事情上了吗？还是有太多的时间花在你不感兴趣的事情上？理想的情况是，当你看到日志时，你应该因为时间过得有价值而感到快乐和满足。
为了找到更多的阅读时间，回顾日志，寻找以下几点：
没被计算在内的时间。这部分时间是用来进行阅读的最合适的时间。
耗费时间的事情。例如，看电视，煲电话粥，或者上网。建议花更少的时间做这些事，挤出更多的时间来阅读。
可以同时完成多项任务的时间。例如，在上下班的途中，或等待开会，或等待预约时，都可以阅读。记得随身带本书或杂志，因为你永远不知道什么时候有空。
你留出来准备读书但通常不太清醒的时间。把一天中最清醒的时间拿来阅读吧。当大脑清醒时，阅读是最有效率的，可以用更少的时间读更多的东西。
相信总能挤出几分钟。吃午饭时，为了避免熙熙攘攘的食堂，你可能想要在办公桌上或找一个安静的地方吃饭，读书也是一样，总能找到合适的时间来阅读的。
找时间阅读并不意味着每天必须安排同一个时间段，而是无论何时何地，尽可能地去读。我的丈夫是一个注册理财规划师，会定期收到很多报纸和杂志。跟上其领域的发展对他和客户都是很重要的。他每两周（有时是一个月一次）把他搜集到的所有阅读材料集中起来，花几小时浏览这些在过去两个礼拜中没有机会查看的材料。当他读完时，我可以看到他脸上浮现出的满意神色，同时他手里拿着撕下来的几篇文章（需保留的），而其余的都被扔进了垃圾箱里。
第七次计时赛
又是测试你的“引擎”的时候了，只花五分钟或更短的时间。在接下来的阅读练习中，尝试你所学到的一些技巧，试着使用关键词、意群、关键意群或提速器来阅读，并为持续成功的阅读保证一个良好的环境。
1. 预览文章。给自己定时（最多30秒），快速预览引言，段落首句以及你要回答的问题。
2. 计时。现在尝试一下读完下面这篇《同命相连》需要多久。将你的总时间写入文章后面的空格处。
同命相连
约翰·D. 惠特曼
“干得好！”吉尔克里斯特说道，向后靠在了圆桌上，他是一个生活轻松的男人，不仅拥有这里的家具，而且配备家具的这整个大楼也都属于他。
“谢谢，吉尔克里斯特先生。”
“我必须告诉你，当你第一次进入董事会时，我有我的担忧。我知道你有妻子和两个孩子。”
妻子。两个孩子。在办公室里，马克斯想的只有生意，他的家庭生活被提起，这令他感到不快。
“我的意思是，你得承担义务，他们才是最重要的，”吉尔克里斯特接着说，“在这种快节奏的工作中，你是唯一有家室的人，我担心你的注意力……”
“我很幸运，拥有一个支持我的家庭，”马克斯插了一句。
“好，我环顾四周选择二号人物，马克斯，可能是你。”
马克斯想着那些话，就像穿着长着翅膀的鞋一样轻飘飘地回到办公室。他拿起手机，按下快速拨号的1号键。
“二十世纪福克斯。琼·凯利的办公室。”
“是二十一世纪的狐狸（‘狐狸’在英语的发音与“福克斯”相近）吗？”他问道。
另一端的声音笑了。“嘿，凯利先生。请等一下。”
马克斯听到一个点击，表示他被转机。琼把她的车载电话接起来，说：“嗨，会议开得怎么样？”
“太棒了，”他说。“老头子已有暗示。”
“你是个明星人物，”琼说。
“但这意味着接连的工作。我想我会迟到的。”
话音一顿。世界的声音呼啸着经过另一个世界，在那里数字化连接的另一端，是一个带着问题、带着最后期限的世界，其艰巨性只有通过停顿的长度来表达，她说出两个字：“孩子”。
“我知道，”他说。“但是我想如果我完不成这个报告的话，我就不能成功。你能去吗？”
又一个停顿。电话线的另一端，琼·凯利正飞驰地驶过卡汉加大道，驶离伯班克，前往在斯特斯举行的一个午餐会。在广告牌和公寓之间的间隔处，她瞥了一眼山坡上晒干的草。树木看上去很古老，就像是来自她的小学历史课本。当她还是个孩子时，她曾研究过加州历史。她开车驶过美国军团大厅，大厅的前面还摆放着大炮，让人回忆起1845年卡汉加大道曾经是洛杉矶唯一发生战役的地方。
她叹了口气，投降了，“我试试看吧。”
（约830字）
此处写下你的阅读时间： 分 秒
3. 阅读理解。请不要回读，立刻尽力回答下述问题。估计自己答对的题数并将数字填入下面空白处。
回答以下问题是正确（T）、错误（F），还是未提及（N）。
1. 马克斯的老板没有成家。
2. 马克斯的老板担心马克斯的快节奏的工作会受到来自家庭的拖累。
3. 马克斯有一个妻子和三个孩子。
4. 马克斯的姓是吉尔克里斯特。
5. 马克斯拨的1号快拨键连接他妻子的办公室。
6. 马克斯的妻子在二十世纪福克斯电影公司做秘书工作。
7. 可以推断，马克斯的妻子也忙于自己的事业。
8. 马克斯的老板告诉他，他不能参加孩子们的课外活动。
9. 马克斯的妻子希望她以前没有给管家放假。
10. 马克斯感到幸运的是拥有一个支持他的家庭。
现在，预计一下十个问题中你做得正确的题数：
4. 检查答案。翻到209页查看答案。如果有做错的，写上正确答案，再回到原文中，弄明白自己为什么会做错。
5. 计算理解力百分比。将自己做对的题目总数乘以10，得出的数字写到211页的个人进度表中。
6. 计算每分钟阅读字数。看下你的阅读时间，并将秒数四舍五入。然后翻到212页的阅读分钟数查看表，算出每分钟阅读的字数，将其写入个人进度表中。
7. 记录计时赛分数。回到211页的个人进度表，确定已经记录下每分钟阅读字数，理解力百分比以及做练习的日期。记录下其他细节，比如，阅读时间、其他事务以及采用的阅读策略等，也会很有用。
在等待中充分挖掘阅读时间
你会不会经常发现自己在杂货商店前面排队等候或是坐在医生的办公室旁边等候？这是关于碎片时间的两个很好的例子，用零碎的时间阅读是增加阅读机会的好方法。例如，这里有能帮你在碎片时间里快速阅读一本杂志的几点指南。
基于标题或杂志封面选择要读的文章。
当然，要选择一篇最感兴趣的文章。
快速浏览封面目录，寻找感兴趣的文章。另外，如果时间允许，寻找可能想看的其他文章。
翻到感兴趣的第一篇文章，然后预览一下。读一两段，再读读段落的首句。看看插图、标题和其他如工具条或文本框等有突出特点的内容。根据你的时间，决定是否需要细读这篇文章或是预览下一篇文章。
如何在到达目的地之前读完报纸
上班前能把早报读完是不是感觉很好？如果上下班乘火车、公共车或拼车，你就有可能在上班前读完报纸。显然乘车的时间越长，阅读的机会就越多。然而，即使上下班路途短，仍可以在有限的时间里得到很多的信息。
读报时的心态可能极大地影响你能否快速、有效地阅读。试着阅读报纸就如同读一份将在两个小时后的会议中讨论的报告那样，有一种时间的紧迫感。限时读报有助于确保完成任务。
这本书中已讨论过的许多技巧都可以应用于快速读报：
确定目的和任务。例如，目标可能是了解在当地和世界上发生的重大新闻，或者在相关的专业知识领域里，如商业、房地产、艺术等领域，学习新东西。
预览！如果打算在周一早上上班的路上把报纸读完，你最好一次只看报纸的一个版面，而不是把整份报纸都读完，特别是周日版。不看广告部分，那么报纸的精华就在手中。
预览报纸的一版时，要快速翻阅，注意日期、标题、索引、头条以及图片下面的题注。心里思索哪些文章与目的相关。同时，可以通过在标题旁边标圆点作记号，或把关键字或短语写在该文章的空白处的方法，记下能激起你阅读兴趣的和与你阅读目的相关的文章。
略读与扫读。略读、扫读和浏览所选的文章，寻找与目的相关的信息。
关键词、短语和提速器。记住要使用关键词和意群，以及提速器等技巧来优化阅读。
在公交车上看报纸的秘诀
在上下班公交车座上这样狭小的空间里读报是极具挑战性的。上下班使用的折叠夹能帮助你折叠、保存报纸，并把所读的报纸页数减少到要读的页面。以报纸为例，请遵循以下几个步骤。
展开报纸，第一版就展现在你眼前。
把报纸的右边竖着对折，这样，报纸的右半部分就折在一起了。可以从想读的第一版的左边读起，读完后，左边对折，右边打开，开始读右边的内容。
用左手掀起第一版右下角，向上折，让第一版的右边与第一版的左边对在一起，你就能读到第二版的左边了。如果把整页翻过去，你将看到第三版的右边。
如果要看第二版的右边，把第二版继续往上折。看完第二版后打开，这样第二版的左边与第三版的右边就合在一起了。
记住，报纸里的单词与小说里的几乎一样多，所以你不可能记住所看的信息，也不能知道所有的单词，但你可以明智地选择你所读的材料。
如何快速阅读商业信函
书面商业信函的长度和格式各不相同，例如备忘录、信件、报告、保险单， FYI （供你参考的信息）等等。记住，速读不是指速度快，而是指能够控制阅读速度，要快则快，要慢则慢。有意识地决定你采用什么样的速度，这取决于：
沟通的主题。
与当前任务的相关性。
谁发送的。
你的时间安排。
关于这一话题的知识水平。
作者的写作风格。
是否需要回答。
无论是何种的书面交流类型，阅读时一定要大体上预览一下它的内容，运用关键词、意群或关键意群，以及提速器（用手或卡的方法）。
快速阅读电子邮件的小窍门
如今，电子邮件现已成为商界的一种社交礼仪，被广泛地用于与员工和客户等的交流。这里有四个技巧帮助你管理你的电子邮箱。
查看收件人及发件人。你是这封电邮的众多收件人之一吗？还是只发给你的？如果是群发的电子邮件，那么更有可能是FYI （供你参考的信息）而不是至关重要的商务信函。如果电子邮件的程序允许，你可以设定偏好设置，把某些发送人的电子邮件发送到特定文件夹。例如，老板发过来的所有电子邮件会自动进入“老板”文件夹中。所以，每天当你检查收件箱时，可以先看该文件夹。
查看邮件主题。理想情况是，电子邮件的主题提示你该电子邮件关于什么。鼓励发件人把邮件主题写得具体些，让你在打开邮件之前就一目了然。一些例子：
回复（RE）：12号的会议的议程。
回复（RE）：感谢你在销售会议上的快速反应。
通过阅读电子邮件的主题，就能确定你是否需要阅读这封电子邮件，这封邮件是需要保存，还是大致地看一下就可以，还是不用读就知道是否可以删除。
预览。一些电子邮件程序能让你预览信件，可以快速浏览一下信件内容从而决定你想现在、以后还是永远都不会看它。
快速阅读技巧。在屏幕上可以使用关键字、意群或关键意群技巧。然而，提速器是更具挑战性的。不是使用光标指着逐行阅读，而是试着用鼠标滚动到你想要阅读的部分文本，阅读整个部分。然后滚动到你想读的下一章节的文字，把想要跳过的部分滚动过去。
阅读提速器——张开手移动手指
下面介绍另一种提速器。张开手，移动手指是个很舒服的动作。选择一本杂志、报纸，或者这本书的某一页，确保将所要阅读的材料放在很平稳的适合阅读的地方，不要用手拿着阅读材料。
打开左手或右手，手指向外伸展，掌心朝向书页。把手放在文本上，把中指放在每一列的中间部分。手以S形慢慢地一次跨越几行地向下移动。移动时，手只要轻轻触摸书页。眼睛从左向右移动，使用关键字、意群或关键意群法来帮你读得更快。跟随中指向下读，当你越来越习惯这样做时，可以试着将手指移动得快些。
如何快速浏览网站
无论你是做研究的学生，或是研究新项目或研究竞争对手的职业人士，还是一位热爱在家中搜索旅游信息或是装修信息的上网者，都能在网上找到有用的、有价值的信息。但是，有时候你发现你花了更多的时间来查找想要的信息。
尼尔森·诺曼集团的雅各布·尼尔森是一位有名的网络调研员，给网络用户起了两个非常形象的名字：搜索者、吸收者。上网搜索者是信息搜索者，他们苦苦地寻找他们所要查找的内容，专心致志并渴望发现有价值的信息，成功定位所需信息后，就不会花费额外的时间。然后，他们会吸收所搜集到的信息。他们不会从头读到尾，而是先浏览、寻找特定的信息。一旦发现信息，就把它消化吸收掉，或略读找到更多的细节。这种行为模式显示网络用户使用快速阅读技巧是轻车熟路的。
这里有一些提示，能帮你控制所要搜索的网站数量，并不用费力就能获得关键的信息。
有效地使用布尔逻辑搜索（Boolean searches）。你所要搜索的结果范围越小，你要读的东西就越少。布尔逻辑搜索是指通过使用最有效的检索词使你找到要找的材料，通常采用单词或符号，如“和”或“+”。搜索引擎将定位带有你所列的字词或术语的网站。例如，当您输入搜索词“莎士比亚”时，有6600000个相关网站，但使用布尔逻辑搜索就能把你的选项缩小为“莎士比亚+地区节日”。
把你最喜爱的网站放在收藏夹里。当你想要回头看看并查找获取的信息时，这样做将节省你的时间。
使用快速阅读技巧。你可以在屏幕上使用关键字、意群或关键意群技巧。
设定上网时间。经验丰富的用户知道互联网很容易占用宝贵的时间。如果你在网上浏览时，设置一个具体的时间段，到时间就下线，你就能工作得更有效。
检验你的态度
我们来做个态度检测，填写下句空白处。
我是个 的阅读者。
你的阅读态度改变了吗？
今日秘诀
如果真想让自己更熟练地使用这些快速阅读策略，那么请试着使用节拍器。节拍器是音乐家使用的计时设备。它可以设定不同的速度，每当节拍器来回摆动时，会发出滴答声。做这个练习时，我建议选择窄栏的阅读材料，如报纸或杂志。首先把节拍器设为慢速以衡量你的阅读能力。你的目标是响第一声时开始阅读第一行开头，响第二声时，读到了第一行的结尾，响第三声时，看到下一行开头，以此类推。严格地按照节奏阅读是很有挑战的，但是这个练习对你提高阅读速度很有用。当你发现你的阅读速度比计时要快时，就要给节拍器提速。
第八天将提到具有超速特性的略读、扫读和跳读。你也会学到一些与电脑屏幕阅读有关的内容。