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第九章 会商的技巧



中国人最拿手的会商技巧,就是一般人时常诟病的“会而不议、议而不决、决而不行。”其实,这几乎是“行之日久”,以至于扭曲了原来的本意,才显得毛病百出,好像有百害而无一利。我们若是揭开它的真面目,便不至于有这样的误解。

会而不议——中国人主张“不忧不惧”,并不是不知忧惧或者将忧惧置之一旁,不予理会。我们应该事先防范,使自己无所忧无所惧。同样的道理,会而不议,是指“会议之前,已经充分沟通,彼此有相当的共识,所以开会时不需要商议,很快就能够获得共识”。

中国人开会,初看起来,相当形式化。如果的确是事先良好规划、确实沟通,发挥会前的功能,那么,议案报告出来,大家立即无异议通过,有什么不好?

会前充分协调,开会时沟通顺利,圆满达成协议,才是“会而不议”的最佳写照。

议而不决——开会时大家有许多不同的意见,主席不要急着做决定。尽管让大家发表意见,主席并不裁决,也不以表决的方式来达成决议,叫做“议而不决”。因为硬性要求有所决定,势必伤害某些人,使他们很没有面子,对于将来议决案的执行,构成很大的阻力。

中国人私底下比较容易说实在话,也比较容易沟通。在公开的场合,多半会说一些冠冕堂皇的客套话,或者见风转舵的附和话,十分不容易沟通。

议而不决,绝对不是不决,而是不要在公开场合强制表决或经自裁决。拖延一下,待散会之后,再来进行协调,以便下一次集会可以轻松地会而不议,顺利解决。

决而不行——既经决定,就要切实执行。不过在执行的过程中,如果遇到若干变数,势必有所改变,以资因应,目的在求决议案得以圆满达成任务,才是“决而不行”的本意。由于有一些必要的变更,以至于看起来并未依照决议去执行。问题在变更的部分是否合理,若是合理,大家应该接受;如果根本不合理,当然不会接受。

“决议”与“执行”之间,究竟有多大弹性,这是十分要紧的共识。大家信任,而且变更的后果相当良好,才可以放心地“决而不行”,否则“决就要行”,大家共同努力去执行,不能够擅自改变,才是正理。

由情入理——中国人的会商技巧,综合起来,就是依据“由情入理”的原则,以情为先,却必须达成合理的协议。我们知道“聊天”、“沟通”、“谈判”并不相同,但是不需要清楚地分开。中国人最妙的就是把三者混在一起,刚开始好像在聊天,使对方无所戒备,然后征求意见,似乎在沟通,忽然据理力争,又好像在谈判。

“情”是“面子”,尽量让对方有面子,乃是中国人会商的第一要项。前面所说“会而不议”、“议而不决”,都是顾虑与会人士的面子所采用的有效方式。至于“决而不行”,则是大家反过来要给执行者一些面子,让他保有若干弹性,好像“只有他如此通权达变,决议案才格外有效地执行。”

中国人普遍爱面子,用面子做诱导来进行会商,阻力最小,成功的几率最大,何乐不为!



会而不议


■个 案■

公司召开股东大会,地点选在大家不容易找到,就算找到也很难停放车辆的地方。时间则定于大家最不可能前来的时刻,好不容易赶到,发现会议早已结束,只留下若干服务人员,分发给报到的人一份相当精美的纪念品。

这样设计的目的,无非想达到“会而不议”的境界,使所有股东,无异议地接受董监事们的提案,不议而决。纵使有人不满意,也可以进行个别安抚,比较方便沟通。

同业工会为了鼓励大家出席会议,特别礼聘学者专家到场演讲。因为会员们对工会的议案,并不十分热衷。反正决议归决议,对大家没有什么大不了的约束力。开会的时候,往往引不起大家参与的兴趣,经常会而不议,否则便是各执己见,势如水火,很难达成一致的协议。

总经理召集“经营策略会议”,为期3天,把高阶主管和眷属们带到某名胜地区的观光大饭店,他亲自主持,和蔼地说:“这次会议主要在慰劳大家多年来的辛苦,大家享受一下此地的新鲜空气和海边美景。至于经营策略嘛,在最后一天的结束会议中,自然会提出来请教各位。”

欢乐的时光过得格外的快,3天时间转瞬消逝得无影无踪。总经理言而有信,向大家提示“内外均衡,多方发展”的经营策略,前后花10分钟,大家便鼓掌通过。而经营策略会议,也宣告圆满闭幕,大家轻松地踏上归途。由于心中有数:慰劳意义大于彼此交换意见,因此也没有人觉得奇怪或抱怨为什么会而不议?

■问  题■

1.这种会而不议的情况,为什么会发生?

2.大规模会议,为什么很容易流于形式?

3.小规模会议,为什么也常常各说各话?

4.中国人难道没有办法会而有议吗?

5.站在个人的立场,怎样参与会议,才能够说到不死?

■答 案■

请先把您的高见简要写下来:

1.



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3.



4.



5.



■分 析■

1.中国社会,这种“会而不议”的情况相当普遍。追究它的原因,大概有下述三项:

第一,唯恐引起争议,破坏和谐的气氛。中国人开会,不是异口同声,便是吵吵闹闹,很少平心静气地集思广益。一般来说,主持人德高望重,比较罩得住,大家察言观色,很快就异口同声,呈现一面倒的姿态。虽然令人觉得肉麻,却也显得一团和气,十分和谐。主持人若是罩不住,大家就七嘴八舌,说不定按捺不住,吵架之余,还可能拳脚飞舞,来一场“暴力秀”。除非主持人功力很高,才有办法让大家心平气和地畅所欲言,并且能够归纳出若干具体可行的决议。

第二,生怕有人声势太大,失去控制。既然召开会议,当然希望出现好的意见。但是,良好意见最好配合特殊的身份。否则“官大学问也大”的法则,就要面临挑战。对职位高,身份特殊的人来说,简直是难以忍受的现象。会议时把时间开放出来,让大家有话就说,谁知道好点子会出自什么样的人?万一弄得不好,使不合身份的人,造成太大的声势,现场不好看事小,会后失去控制,更加可怕!尤其时下年轻人精于造势,事后又会趁势要挟。会议造成若干失控的英雄,对管理阶层非常不利。

第三,防止彼此意气用事,形成对立。中国人最怕大家撕破脸,一失和气,就会不择手段地彼此对立,弄得乌烟瘴气。会议如果出现两种极端的意见,而且各拥有一批积极支持的人员。虽然说真理越辩越明,实际上则是越说越伤害对方的面子。这时若是动用表决权,要大家表明立场,逼得大家撕破脸,形成俗称的“王见王”。不但当时气氛紧张,有伤和气。事后也会被人一再渲染,形容成两大派系的对决。除非是不具名投票,否则总有人不情愿地表达自己未必同意的意向,事后更加埋怨而不满。

2.中国式会议规模愈大就愈容易形式化,便是由于情势不容易控制,只好采取会而不议的方式。无论大小事宜,一律委由预先指派的打手上场护航,很快就鼓掌通过。万一镇压不住,冒出一些异议分子,慷慨激昂之余,还会想出若干扰乱会场的点子。会后检讨起来,保证“五分、五分”,彼此都有不是。内心则十分好笑,为什么控制不住场面?是不是形势逐渐走下坡,以至被整得灰头土脸?

3.小规模会议,实际上也各说各话,很快就由够格的人做出结论。这些够格的人,若非老板自身或其亲信,便是老板聘请的专家、打手。好在中国人个个心知肚明,马上见风转舵,十分热切地随声附和。

情势控制得住的时候,大家异口同声地赞美:“这是民主方式的会议,一切的会议,都能够分开讨论,大家也热心投入,言无不尽,知道的事情一定会原原本本地说出来。”那一天情势逆转,大势失控,大家又会到处抱怨:“向来都是有民主之名而无其实。谁不知道老板不喜欢听反对的话,只好编造一些赞成的理由,来让他高兴高兴,至少换取大家少挨骂的暂时美景。”中国人深知“此一时也,彼一时也”,时势迁移,自然观感也跟着改变。

4.中国人的“变动性”,表现在可以“会而不议”,也可以“会必有议”。真正在会议上商讨事宜,至少应该做到下列三点:

第一,会前充分沟通,使大家达成共议。会议时目标已经一致,所讨论的只是细节问题。在这种情况下,大家可以畅所欲言。只要说话的人,注意自己的身份,使用合适的口气,保持适当的礼貌,不至于发生什么差错。

第二,主持人不在场,由其亲信代表,并且把主持人的构想表达出来。与会人士看见主持人不在眼前,可以决定自己的态度,到底是应付应付,抑或是尽力参与?如果决定投入,便会畅所欲言,将自己的观点拿来与人商议。

第三,主持人真的没有意见,并且有诚意要听取大家的高见。中国人善于察言观色,很快就明白主持人确有此意,于是放心地把自己的想法表达给大家参考,同时也细心听取他人的观点,彼此交换,以期求得最适当的决策。

可见条件合适,中国人并不是不善于商议。然而,条件不合的几率往往比较大,所以看起来大多“会而不议”,使大家对会议不具信心。

5.从个人来说,我们有三个建议。最好用心体会,并且巧妙运用,才能够“说到不死”地“有会必议”。

第一,会前先把议题看清楚,充分思考,拿自己想要发表的意见与顶头上司商量。“我有这几点意见,麻烦主管代为表达。”上司如果满口答应,表示他不希望我们在会议上太过出风头,威胁到他。若是推辞不说,并且暗示我们不要说出来,我们就应该深入了解其中的原因,再做正确的研判,以决定是不是要说。就算上司希望我们自己发言,也要了解他的真正用意,才做最后的决定。

第二,会议时不要抢先发言,以免“先说先死”,害了自己。高明的人,应该明白“主席真的想听我的意见,自然会问我,若是他不想听,我急着发言也没有用”的道理。并且运用“让别人先说,来观察主席和大家的反应”的战略,看准局势,调整自己的思路。等待适当时机,以期“不说则已,一说大家都会乐于接纳”。换句话说,参加会议的时候,不要随便发表意见,免得毁坏自己的信用。应该“站在不说的立场来说”,务求“言必有中”,说得恰到好处。这一方面增强自己的信用;另一方面也充实会议的内容。这样的态度,累积下去,就会变成具有分量的人。

第三,时机合适,就要发表意见。先前发言的人,有相同的部分,要加以应用,以争取其支持;有相反意见,要避重就轻,以减少其抗拒。对于自己的意见,不必过分标榜与不安。说完之后,如果有人反对或修改,不可马上加以反驳。除非主席指名,最好稍待片刻,看看其他人有何反应?同时自己也进一步考虑,需要接纳或拒绝?适当地坚持自己的意见,以免引起大家的反感。这种不卑不亢的态度,才是自信的表现。

■说 明■

站在主持人的立场,我们对于“有会必议”的先决条件,也有三点建议,以供参考:

第一,注意会前沟通,使大家明白开会的用意。如果获得共识,并不需要执意要议。因为不议而有共同的决策,亦属可行。若是大家议论纷纷,或者各执一端,不必一定要求当时就议出一个决定,可以宣布休会或散会,再行沟通,以免形成对立或造成僵局。

第二,尽量少说话,把说话的机会让给大家。主持人不说话,与会人士才会开口。不必重复发言人的要点,以免耽误时间。对多说废话的人,要有办法加以控制或制止。对有宝贵意见而未发言的人,要请他发言,以提升会议的品质。遇到欣赏或不同意的意见,都不能喜怒形于色,更不可以立即加以批判,以免影响大家的发言。

第三,主持人不要亲自提出议案,免得大家碍于情面,做出不合理的决定。主持人若是有提案,最好委由他人提出,大家看不出真正的提案人原来是主持人,才会放心直言,主持人也才有可能听到大家的真心话。若干公司喜欢以总经理提案来讨论,往往得不到集思广益的好处,便是这一原则导致的不良后果。

会而不议并非一无可取,至少它证明主持人罩得住,或者会前沟通相当成功,甚至议案本身经过充分思考,大家毫无异议。但是,会必有议可以充分交换意见,对决议案的品质提升以及切实执行,都大有助益。所以会议的主持人以及与会人士的素养,值得大家好好修治,务期在会议中能够合理地畅谈己见,却不至于“说也死,不说也死”。会而不议或者会而有议,正视大家的明智选择,要在求其有效,在和谐中获得合理的协议。

■要 则■

1.一般人由于长久以来对会而不议,议而不决,决而不行十分反感,以至无法深入了解会而不议的真正用意。不但做不到会而不议,而且执意每会必须要议。

2.实际上由于会前充分沟通,已经提前将会中必须商议的事宜,全部讨论完毕,所以开会时大家均能无异议通过。这样的会而不议,既可节省会议的时间,又能够促进会议的和谐,提升会议的品质,何乐而不为呢!

3.由于会前商议,远比会中商议要方便有效得多,因此尽量利用会前商议来代替会中的讨论,使得大家在心理上已经有所契合,会议成为形式上的记录,又有何不可?

■心 得■

现在请将您的高见写在下面:

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3.



议而不决


■个 案■

汪经理主持会议,张三、李四、王五各自提出一种意见。汪经理要求他们分别说明自己的理由之后,果决地裁示:“我认为李四所提的方案最为合理,就照他的意见去执行好了。”

大家没有异议,便宣告散会。张三走在前面,愤愤不平地说:“这件事以后我不管了,有事找李四就好了。”

王五则懒洋洋地呆坐在会议席上,一动也不动。有人拉他一把,他喃喃自语:“这样也好,没有我的事。”

李四叫苦连天,因为经验告诉他,执行起来,张三、王五都会袖手旁观,甚至故意刁难,使他寸步难行。

龚处长主持会议,赵七、魏八、孙九各自提出一种意见。龚处长听完他们的理由之后,很巧妙地把他们的主张折中起来,形成一个混合式的决议。他得意地说:“三位的见解,都有独到之处,现在留长去短,可以说包含了三位的优点,相信实施起来,一定会有很好的效果。”

大家默不作声,心里好笑:“这样的决议,行得通吗?”赵七、魏八、孙九则各自暗忖:“反正不是采纳我的建议,我担心什么?”

刘总经理主持会议,朱甲、倪乙、苏丙各自提出不同的方案。刘总经理冷静地听完他们的说明,客气地征求其他与会人士的意见。发现三者的方案都有一些支持者,也都有若干反对的声浪。大家讲得很热烈,刘总经理却不急于达成决议,他平静地说:“既然大家还有这么多不同的看法,我们不必马上做结论,大家回去再仔细想一想,过两天再聚一聚,再来决定。”

大家意犹未尽,一面散会,一面三五成群,继续讨论。刘总经理心中比较肯定苏丙的意见,所以把苏丙请到他的办公室,问道:“你觉得你的方案怎么样?”

苏丙心里有数,总经理比较中意他的见解,因此更加谨慎地回答:“我再检讨检讨,其实和朱甲、倪乙的方案有很多雷同的地方,我们再商量一下,应该还有更好的办法。”

朱甲、倪乙看见总经理单独邀请苏丙,当然明白总经理的用意。当苏丙前来协商的时候,都谦虚地彼此容纳对方的看法,很快就想出三个人都同意的方案,由苏丙回报总经理。总经理再度召集会议,大家都同意新的方案。主持人平淡地说:“既然大家的看法相当一致,我看就按照大家的意见去执行好了。”

■问 题■

1.会而不议、议而不决、决而不行真的是毛病吗?三者之间,有没有密切的关系?还是可以个别解决?

2.汪经理和龚处长主持会议的作风,以为如何?

3.怎样担任会议主席,才能够达成有效会议的目标?

4.刘总经理明白苏丙的意见相当高明,为什么不当场说明?却要在会议之后,才把苏丙单独请到他的办公室?

5.朱甲和倪乙,应该采取什么样的态度?才算合理?

■答 案■

请先把您的高见简要写下来:

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5.



■分 析■

1.中国人开会,最受人诟病的地方,就是“会而不议”、“议而不决”以及“决而不行”。这三种毛病有其密切的关系,很不容易分割开来。

其实,真正有本事做到会而不议,议而不决,决而不行,而又不产生不良后遗症,才是有效的会议。可惜一般人一方面不容易体会其中的奥妙;一方面也不容易达到这种程度,才加以恶意的批评。

2.汪经理和龚处长属于“会而不议”型,张三、李四和王五、赵七、魏八、孙九,都是参加比赛的选手,汪经理和龚处长扮演裁判的角色。汪经理显然相当独裁,直截了当地判明李四独胜,并且当场颁发奖牌。龚处长则“参与重于获胜”,采取通通有奖的方式,把团体奖牌颁给每一个参与的选手,让他们共同得奖。

汪经理为什么不把讨论的空间开放出来,让在场的其他人士也提出一些观感?他的确很有魄力,也显得十分有担当。但是,当主席的人,高高在上,好像比所有其他的人都具有权威性,根本就是大家望而却步、不愿多发表意见的最大阻碍,形成“会而不议”的不利情况。主席当得不好,所产生的会而不议,当然是不好的现象。主席当得好,会前的准备工作做得十分完善,会前沟通的效果也很显著,可以说所有可能出现的问题,都已经在开会之前,获得共识。这样的会而不议,或者议而不决,相信并不是什么不好的事情。

3.会议主席,最好不要以“裁决者”自居。常见若干主席,每当有人发言,便把他当做是“发问者”,自己马上权充“解答者”,立即给予答复,真不知道置其他与会者于何地?会议主席,不要忘记自己只是“召集者”,现在充当“主持人”,任何人有意见,都不必急于由自己来解答,却应该隐藏自己的意见,让其他的人,有机会表达相同或不同的看法,以便集思广益。

主席的话愈少,大家才有更多的时间发表意见。主席愈没有答案,大家才肯挖空心思,想出一些意想不到的答案。主席显得没有魄力,大家才敢放心地畅所欲言。

张三、李四、王五三人分别提出意见,他们各自花费不少时间,相信也费了不少脑筋。汪经理凭什么在短短几分钟之内,便断定李四的方案最为合理?汪经理并不是神仙,就算真的是神仙,那以后大家不用开会了,由经理独自决策,宣示执行就好了!

张三和王五当场被泼下一头冷水,弄得灰头土脸,难怪愤愤不平而又闷闷不乐,相信在场的其他人士,亲眼目睹此等情景,也会暗自警惕,随时准备承受这种不近人情的裁判。能不说话就不说话,总归比较保险。

龚处长自认为包容了赵七、魏八和孙九的意见,其实他误解了“中庸之道”的真义。“中庸”的意思,就是“合理”。赵七的意见合理,应该采用赵七的意见。魏八的主张合理,应该决议以魏八的主张为定案。孙九的想法比较合理,也要以孙九的想法来执行。哪里可以把三者的论点混合调和,弄得“四不像”呢?

会议主席,也不是“调停者”,不需要扮演“和事老”的角色。常见若干主席,自己缺乏主见,又没有能力做正确的判断,便东凑西拼,做成一个不着边际的综合性决议。提出意见的人,各自被采纳了一部分,虽然不好意思再坚持下去,却也不觉得自己有多大的责任,所以不必尽心尽力使决议案顺利地贯彻实施。

4.刘总经理毕竟经验丰富,明白自己有主见,也能够判断苏丙的意见高于其他两案,但是既然是会议,就应该把讨论的空间让出来,使大家有机会可以畅所欲言。他切实做到“会而有议”,却又居然“议而不决”,为什么呢?

中国人普遍爱面子,任何人的意见如果未被采纳,就会觉得没有面子而产生种种偏差行为。刘总经理深知在会议中裁定任何一种方案,都会伤害未被选中的人。他也知道就算勉强把大家的意见结合起来,大家未必心服,甚至可能认为大家都没有面子,并不是良好的办法。

换句话说,如果会议进行时,大家的看法有分歧,很难达成一致的协议,那么,最好的方式便是“议而不决”。因为硬性要求有个决议,势必伤害若干人,后遗症令人担心。

刘总经理有功不居,不求处处表现自己的魄力。他知道苏丙的意见合理,却为了顾全大家的面子而暂时不表现出来。但是他也明白中国人根本没有秘密可言,所以在会后把苏丙请进自己的办公室,让大家了解苏案较受他的重视,希望大家能够尽量支持,协力共进。

5.朱甲、倪乙如果明白道理,就应该感谢总经理顾全自己的面子的一番美意,心平气和地重新把自己的看法和苏丙的主张做一些比较,做一些评估。在合理的情况下,尽可能支持苏案的主旨,把自己的智慧也融入苏案之中,使其更加合理,更为可行。

苏丙从总经理室出来之后,应该诚心诚意地分别向朱甲、倪乙请教,以求自己的方案能够更趋充实而合用。

朱甲、倪乙也应该向苏丙表示诚意,以“我们两案之间,其实并无太大差异”为由,将自己的智慧加进去,真正融合为一,得到一致的协议。

等到下一次会议时,大家很快有了一致的协议,总经理当然可以平淡地做出决议。这种一致性的看法,如果是“未经充分协调,便由任何人单独提出”,那就非常可怕。假若是“已经充分协调,大家自然趋于一致”,那就十分可爱,值得费时费神去追求。

■说 明■

中国人“议而不决”并不是“不决”,而是“不可以勉强做成决议”。有趣的是中国人“会议前比较容易沟通”、“会议后也比较容易沟通”,偏偏“会议进行中最难沟通”。我们若是坚持“会议必须决定”,那么势必不顾一切后果,非决不可,显然不是明智的做法。

“议而不决”是因为会议前沟通不良,所以难决,绝不是存心不决。但是,“议而不决”的解决途径,则在于“会而不议”,会前良好沟通,会时就没有什么好议。中国人常常把会议当作一种形式,其实是“会前已经充分协议”,以至“会中几乎没有什么可议”,所以表决如仪。

协议的结果,不一定按照主席的暗示,这才是“议而不决”的主要精神。主席的见解如果是正确的,大家很快趋于一致。主席的决定如果是不正确的,朱甲、倪乙就应该主动找总经理再做进一步的沟通,使总经理在达成决议之前,有机会修正自己的看法,而又不失面子。

刘总经理把苏丙请进总经理室,并不直接告诉他,打算采用他的方案,希望他去协调朱甲和倪乙,却仅仅问他:“你觉得你的方案怎么样?”这便是一方面要苏丙继续研究,一方面预为自己留下退路,万一后来朱甲或倪乙合理坚持而又实在比苏案更佳,还可以转而支持朱案或倪案,使其顺利获得一致的协议,这才是中庸之道的本意。

■要 则■

1.要“议而不决”,最好做到“会而不议”,要“会而不议”,必须会前充分沟通,而且真正有所协议,可见并不是简单的事。

2.如果会前沟通良好,仍旧“会而有议”,那就是情势有所改变,以至协议必须变更,主持会议的人,大可不必急于“议而有决”,不妨拖一下,待会议过后,再来充分沟通,免得节外生枝,弄得草草决议,却又“决而不行”,更令人伤心不已。

3.不可以存心议而不决,否则会议就会变成形式,收不到会议的实际效果。也不能够务求议而必决,否则就会只求达到目的而不择手段,种下许多祸根,将来再来化解,势必增加很多不必要的会议成本。

■心 得■

现在请将您的高见写在下面:

1.



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3.



决而不行


■个 案■

公司规定,出差回来一星期内,要结报出差旅费。许多人逾期未报。主办单位提请会议公决:切实依照公司规定执行。然而,迟报的人依然故我,主办单位竟然也不敢依照决议案而行。

会议通过:业务人员不能附带贩卖本公司营业项目以外的东西,否则轻者罚款,重者解雇。但是,业务主管睁一只眼、闭一只眼,不愿意切实执行。

单位提出计划,会议审核后修正通过。部门拿回来,并不依照修正案,却我行我素,按照原来的计划去执行。有人追究起来,一句:“修正案根本行不通,只好依旧这么办!”便搪塞过去。

每次会议,多少总会有一些决议。大家一阵讨论,尘埃落定,期待会后好好认真执行。可惜决而不行,或者行而不力,几乎成为众人皆知的事实,这是什么道理?

■问 题■

1.决而不行,真的是错误的行为吗?

2.决而不行的真正用意是什么?

3.能不能举例说明决而难以执行的事宜?

4.决议案若是窒碍难行,如何是好?

5.百分之百依照决议案而行,实际上做得到吗?

■答 案■

请先把您的高见简要写下来:

1.



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4.



5.



■分 析■

1.我们发觉决而不行并非一定是错误的行为。例如公司规定出差后,一星期内必须结报出差旅费,对一般人来说,应该没有什么困难。可是对某些人而言,的确有些急迫。因为他回来之后,许多工作等着他决定或处理,根本没有时间结报。若是坚持依照规定处理,似乎“合法而不合理”,令人有不近人情的感觉。

有人主张,决议案应该合理,就可以完全断绝例外地切实执行。事实上这种高调唱起来容易,做起来实在有困难。就以出差旅费的结报期限,究竟多少天才算合理,恐怕也是见仁见智,不易获得一致。如果说既经决议,便要遵照实行。这初听起来相当有理,深究之下,觉得“宁可让他缓几天办理,先把要紧的事务处置妥当,才更重要”。事情是比较之下,才知道轻重缓急的。请问一个人放着急要的工作不办,为了赶在期限内结报而专心计算出差旅费,果真合理吗?

2.决而不行,如果是为了因应实际需要而有所变更,可以视同“持经达变”的权宜措施,不能说一定不可行。有人认为变更决议案当然可以,不过应该征求大家的同意,然后才能够合法地改变。这种观念固然正确,却也有行不通的时候,例如召集会议不易,或者必须立即决定等等,似乎只好信任决定变更的人,俟下次会议提出报议,大家虽然未尽同意,却也唯有追认而已。

在执行决议的过程中,难免遭遇时、空、人、物的变迁,有时非变更不可。这种为求确实达成效果而做的改变,固然也是一种“决而不行”,但不是令人厌恶的行为。大家不应该把这种改变,视为恶意的决而不行。

还有一种可能,那就是执行的对象产生强烈的抗拒,以至无法顺利执行。这种情况,有时是面子问题:由于事前缺乏沟通,一旦提出来,接受者觉得自己没有受到适当的尊重,因而找出许多理由,要求变更执行方案。而执行单位,又认为答应对方的要求,无疑是承认自己事先设想不周到,甚至可能引起图利他人的猜测,以至固执己见,丝毫不容变更。双方坚持之下,决议案无从实施,只好搁置下来,成为另一种决而不行。

中国人为什么经常记取“先说先死”的道理?原因在于某甲率先把自己的意见说出来,某乙如果故意唱反调,很容易针对某甲已经说出来的意见,站在相反的立场,予以辩驳,即使实在找不到驳斥的理由,也可以轻易地批评:“像这样简单的处置,老早就应该做了,为什么拖到现在才动手?”照样弄得某甲十分没有面子。

决议之后,若是被执行的人,提出若干意见,执行的人,到底接受好呢?还是最好加以拒绝?答案还是“很难讲”。虽然说“合理的应该接受,不合理的就应该予以驳回”,但是,什么叫做“合理”,由于理不易明,仍旧十分难讲。常常决议案拖了很久,依然不得执行,双方都有不是之处,却也不是容易解开的一种死结。只好继续沟通,再想办法。

3.譬如会议决定,业务人员不能附带贩卖其他的物品,请问如何切实取缔?被抓到的人,矢口否认,没有被抓到的人又绝对不肯无缘无故地自首。主管抓到某丙,呈报上去,马上将他解雇,倒也罢了。万一呈报上去,上面的人只是笑笑,骂他几句,并不照章解雇,以后如何相处。再说,现在社会混乱,某丙遭受解雇,会不会找一些不相干的人,前来报复?如果某丙提出异议,又如何处置?

这种令人做也难,不做也难的决议案,决议的时候固然不会遭遇很大的麻烦,而执行时的困难重重,恐怕也不是局外人所能够充分理解的。若是因此而决而不行,我们可以把全部责任都推到执行者的身上吗?

有人主张业务主管如果监督不周,亦即取缔不力,应该连带受到处罚,利用这种连带责任,使任何被抓到的业务人员,不至怀恨主管的多事。然而,这样一来,业务主管岂非天天坐在火罐上,只要有人被检举,他就要受到连带处分,万一离职人员伪称自己夹带私货,未被主管查获,公司对业务主管,是办呢?抑或不办?

4.决议案若是窒碍难行,就应该设计一套辅助系统,以利切实执行,不能够一味指责决而不行,弄得大家口是心非,形成阳奉阴违的不良习惯,也使公信力不彰,令人失去信心。

至于单位提出的计划,会议审核时给予相当的修正。请问修正得合理,究竟有什么标准?如果原单位仅仅为了赌气,故意不依照修正案实施,当然不是好现象。假若原单位在执行过程中,确实无法按照修正案去做,不得已再依原案而行,就不能算是决而不行。

5.百分之百按照决议案执行的情况,其实并不多见。是不是完全依据决议案去执行,端视审核者的立场而定。以品管观点来看,执行的结果,有其上下限。上下限放得大些,就认定其为依决议而行;上下限抓得紧些,亦即把范围缩小一些,便会觉得离决议案颇远,产生决而不行的观感。

中国人的是非,并不十分明确。同情的人,会拿“同”的眼光来观测,因而肯定一切依决议而行。有意找茬儿的人,会拿“异”的标准来衡量,以至断定一切决而不行。俗云:“公说公有理,婆说婆有理。”官官相护,显得很有道理;兄弟反目,便会扯出许多无理的事情。

人与人之间,必须具有相当的责任,才能够做事情。否则怀疑、挑剔、甚至有意丑化,再美好的结果都会被破坏掉。同样一种结果,有些人十分满意,认为已经尽力依照决议在执行;有些人则怒气冲天,痛责执行的人,私自变更决议案,实施得相当离谱。立场不同,观感自然不一致。

■说 明■

就中国人而论,执行的人,多半肯定自己依照决议而行。旁观的人,如果事不关己,大概不会多花心思去理会。被执行的人,对自己有利的,便觉得执行者十分公正,一切依决议在进行;对自己有害的,就会抱怨执行者偏心,专门找自己的麻烦。

如何化解相关人员的心理障碍,才是决而必行的主要工作。不然的话,不满意的人就会造势、抗拒、破坏,使执行受到阻碍,又形成“决而不行”的流弊。

当然,我们不能否认,有一种令人厌恶的决而不行,使人觉得不吐不快!

迟报出差旅费的人,若是职位低而关系差,主办单位就猛打官腔,晓以公司规定,命令如限办理结报;如果遇到职位高而关系良好的人,主办单位便低声下气,什么话都不敢说。事实上一些斗胆迟报的人,大多自己经过一番衡量,谅主办单位也不敢把他怎么样,这才放心迟迟不报。旁观者居于“公平”的心态,就会愤怒不堪。其实,只要念头一转:“我们凭什么跟他比?”也就心平气和,减少许多不必要的精神消耗。

中国人在“不合理的公平”与“合理的不公平”之间,往往偏向于“合理的不公平”。有了这样的认知,许多不平的怨气就会归于平息,用不着在这些地方斗气。

同样业务人员,夹带私货的,主管不闻不问,奉公守法的,主管反而经常提示:不可违反公司规定。这种“不合理的不公平”,大家当然不能接受。主管私心一一,以私害公,大家则怒心勃勃,为了争取公理,维护正义,便推派代表,向上级报告,要求迅速改善。

具有私心的决而不行,实在不可以原谅。否则大家都变成乡愿,会议的效果必然等于零。

单位提出计划,会议时有人加以修正,当时所用的语气和蔼,出发点又十分诚恳。主办人却一意孤行,始终不愿意接纳,抱持“决议由你们决议,到时候我爱怎么办就怎么办”的心态,便是不合理的坚持。

任何人坚持到不合理的地步,已经属于刚愎自用,目无他人了。这样的态度,执意决而不行,反而拍胸膛夸口:“一切责任由我全部负责。”好像不违反决议案就不痛快,实在令人觉得遗憾。

采取不合作的决而不行,同样得不到大家的谅解。因为这一件事某甲不合作,那一件事某乙不合作,公司就会四分五裂,混乱得令人不安。

■要 则■

1.决而不行,要看它的实际内涵,才能够判断其得失。中国人变动性特别大,常常有决而不行的象征,应该更加小心判明,不要盲目指责、埋怨,免伤和气。

2.决而不行,若是存心不依据决议案而行,当然不能发挥会议的功能。这时候还要进一步追究是否有营私舞弊或者图利他人的不良企图。

3.决而不行,如果是居于因应会议决定之后所产生的变数,并且用意在真正落实决议案,使其可行而且更加有效,这种决议之后,执行阶段的合理调整,应该加以鼓励才对。

■心 得■
现在请将您的高见写在下面:

1.



2.



3.



由情入理


■个 案■

李总经理召集主管汇报,他主持会议,说:“大家都很忙,开会的时间不要拖得太久,最好不要超过90分钟,希望大家把握时间,好好利用。”

致词完毕,他首先说明汇报的主要议题是研讨海外投资案。接着把公司的构想和进展的情况做一番描述,当中夹杂着他多次出国所遭遇的一些观感。他整整说了70分钟,赶忙停下来说:“时间不多,还剩下20分钟,请大家多多发表高见。”

大家你看我,我看你,要不然就是眼观鼻,鼻观口,总经理一看大家没有话讲,接着又说:“如果大家客气,我看就照这样分头去办好了,现在宣布散会。”

王经理主持会议,大家发言十分踊跃。萧君担任记录,却是叫苦连天。因为大家七嘴八舌,说的都是题外话,不是借机会发牢骚,便是抓住话题吹嘘自己,大家说得很热闹,萧君根本无从下笔。

好几次王经理都重新把讨论的主题再说一遍,大家依然无动于衷,爱说什么就说什么,爱怎么说便怎么说。

王经理掌控不住,只好无奈地说:“这样吧,我们另外再找时间,希望大家能够事先把意见归纳一下,尽量配合主题,以期早日结束。”

以上两种截然不同的情况,前者过分保守,而后者似乎过于新潮,事实上并存于现代社会,而会议效果几近于零,则是殊途同归,彼此一致。

■问 题■

1.李总经理主持会议,开场白把时间的限制说明得十分清楚,好不好?自己用掉那么多时间,对不对?

2.中国人不太喜欢在会时第一个举手发言,以免引起反感,这是什么道理?

3.李总经理身为会议主席,最好如何调整自己的态度,比较合理?

4.王经理主持会议,为什么几乎完全失控?

5.这两种过分保守和过于新潮的会议,高见如何?

■答 案■

请先把您的高见简要写下来:

1.



2.



3.



4.



5.



■分 析■

1.李总经理将“宣布开会”的功能,改变为“开宣布会”。整个会议,只见主席宣布,未见众人讨论或表示意见。这一类主持人,对麦克风情有独钟,不拿则已,一拿到手就不肯罢休。他长篇大论,甚至重复申述,毫无顾虑地疲劳轰炸,或者不知所云地盲目训练,弄得大家没精打采,更懒得动脑筋思考,当然没有什么意见。

曾经有一位干部,坐在会议席上听讲,迷迷糊糊中,竟然幻想自己勇猛地站起来跑上主席台去抢麦克风。幸亏倒茶的阿珠小姐及时问他要不要换一杯热的,才把他的魂魄喊回来。而他也立下决心,不再观看电视新闻,以免产生这种先抢麦克风,后把它扯断的坏念头,引诱他做出惊人的举动,但是,话说回来,他实在很难忍受主席的唠叨,觉得十分受罪。

李总经理忽略了中国人的性格,一开始就说明会议的时间,限制在90分钟以内。这种明白指示,实际上并不错,但是中国人听起来,可能变成“不希望有太多意见”的一种暗示。然后李总经理一口气说了70分钟,大家心中有数,总共只有90分钟,自己使用70分钟,更加证实他根本没有让大家发表意见的诚意,何必煞风景呢?

我们并不反对在会议开始的时候,甚至于在会议通知单上面说明整个会议所能使用的时间,促使大家长话短说,尽量把握有限的会议时间,做出最有效的利用。但是主席本身,必须妥善控制时间的分配,以身作则,把会议时间掌握好。

2.中国人在主席报告完毕,要大家发言时,通常会有一段沉默期。一方面表示谦虚,礼让给有更好意见的人,优先发表高见;另一方面则表示慎重,听完报告,再仔细考虑一下,这样提出来的观点,应该比较正确。

凡是长期观察会议进程的人,都不难发现一种共同的现象:经常第一个发言的人,若非事先安排,便是信口胡扯。前者纯属护航,绝无高明的见解;后者属于“不说话会死”的人,不可能有精彩的内容。所以抢先发言,给人不必重视的感觉,反正不是存心讨好,便是想到就说。当然,新的潮流带来的新的局面,那就是抢先发言,以便制造纠纷,让新闻记者的镜头对准自己,享受“秀”的乐趣。

有些人喜欢在会议上报告自己出国考察的观感,事实上更容易引起大家的反感。心里想:“你拿公家的钱出去玩,有什么好神气的?”中国人都知道“兼顾”的道理,出国考察附带观光谁人不会?所以在心理上已经产生排斥,对于报告的内容,恐怕挑剔多于认真听取。

3.李总经理身为主席,应该尽量少说话,把时间开放出来,让大家好好商量。自己要抱着“置之死地而后生”的心态,不管大家说不说话,自己就是不说话。主席不怕冷场,耐心等几分钟,与会人士当中,自然出现按捺不住的冲锋队。大家等几分钟,主席却认为大家没有意见,反而会被大家用来证明“根本不希望大家发言”的猜测。

4.王经理可能年轻识浅,或者缺乏声望,所以镇压不住会场中的热战。大家发牢骚、穷吹牛,主席竟然眼睁睁地毫无办法,可见大家对他一点不尊重,丝毫不接受他的节制。这种作风,不能叫做随和,也不是打成一片,已经是失去控制,呈现无政府状态,谈不上主席非主席了。

不过,王经理也可能年迈昏庸,甚至不谙会议规则,导致大家存心闹笑话。有人想气死王经理,干脆利用会议来演出闹剧。有心人发动在先,平日觉得委屈的人,就会趁火打劫,在混乱中出一口闷气。

5.过分保守的会议,请求伦理重于解决问题。随时要小心提防,以免被扣上不尊重伦理的大帽子。过于新潮的会议,解决问题优先于请求伦理。随时要用心防范,以免被借口解决问题的人,任意造成伤害。

这两种方式,都不能满足“好好商量”的需求。参加过分保守的会议,有口难开,动辄得罪人。坐在那里看人家有呼有应,自己则苦于有理难伸,当然是一肚子火。身处过于新潮的会议,恍惚置身菜市场中,鸡鸭乱飞乱跳,各人只热衷于自己的问题,对旁人视若无睹。对于真正想解决问题的人,更是一种莫名的苦恼。

■说 明■

合理尊重伦理,依法解决问题,才是“大家好好商量”的正道。所谓“伦理”,正是“人与人相处的联系纽带”,也是英国人类学家费尔斯所说的“社会的水泥”,目的在把社会中的人结合起来,发挥安定社会秩序的功能。世界各国的学者,大多认定伦理是中国传统文化的一大特色,如果说得严重一些,不重视伦理,简直就不能成为中国人,恐怕也不为过分。

今日社会动荡不安,追究起来,有些人轻视伦理,鼓励“有话就要说”;电视上常常出现“我有话要说”的字幕或声音,都将难辞其咎。

问题当然需要解决,有意见自然应该说出来。但是,必须以尊重伦理为前提要项,在伦理的范围内,充分表达意见,才能够达成“好好商量”的理想。

总经理主持会议,要确定自己的身份仅仅是主持人。开场白越简单越好,把主旨说清楚,让大家有一个明确的目标,尽快进行讨论,以期在有限的时间内,达成决议。为了大家能够充分交换意见,最好会前有所沟通,至少也要把相关资料分发给有关的人,使大家有时间做好准备。

会前圆满沟通,开会时不容易引起歧见,很快就出现相当一致的看法。这种看起来形式化的会议,其实功效显著,参与的人都很有面子。我们不能一竿子打到底,认为所有形式化的会议,都是没有效果的。

会前无法达成协议,或者协议而有人翻案,开会时主席要装成若无其事的样子,拿平常心来主持会议。不可以愤怒地指责若干人不守诺言,阴谋推翻协议。就算有人慷慨陈述,主席也应该平静地说:“不会吧!恐怕这是误会!”才能够“大化小、小化了”地顺利进行,也才能够圆满地达成协议?主持人这种作风,既非乡愿,也不是圆滑,而是身为主席,就应该设法让大家平心静气,理性地进行沟通。

参加会议的人,有意见最好会前沟通时便提出来,不要会前沟通时表示自己没有意见,却在会议时让隐藏的黑马到处乱闯,弄得大家十分生气。如果临场产生灵感,也应该私下向负责沟通的人提出异议,征求相关人士的同意,才公开表达出来。

发言的时候,首先,不要把别人当做傻瓜。有些人一站起来,便标榜自己“具有这一方面的专业知识,不说对不起自己的良心”;有些人一开口就宣称自己“拥有许多第一手资料”,暗示旁人并不熟悉内情;有些人吹嘘“我看到法国人如何如何”,炫耀自己到过巴黎;有些人夸口“经过多日的思考”,好像别人都是不经大脑便说出来。这些情况,不外乎自视高人一等,把别人都看成白痴。

其次,不要威胁别人。有些人喜欢说:“如果各位有更好的意见,本席不反对。”有些人动不动就是:“若是本案不能通过,本人即将辞职,以示负责。”有些人则明示:“本案老板已经点头称许,各位还有什么高见,不妨直言。”种种威胁,无非希望自己的建议被接纳。采用比较婉转的口气,不是更好吗?

还有,不要把责任统统推给主持人。主席固然不见得处置正确,我们既然身为会议的一分子,也应该合理地坚持。一个人不可以盲目地坚执己见,那样显得十分霸道。同时也不可以毫无意见,任人摆布,对自己而言,这也是一种不负责任的心态。合理地坚持自己的想法,彼此互动,才是大家好商量。

■要 则■

1.中国人不善于会议,以至于会议不是一面倒,便是死对头。前者容易“和稀泥”,弄得没有是非。后者则“不争则已,一争就要你死我活”,往往极端情绪化。主席和每一个参与会议的人,必须把持“大家好商量”的心态,认清楚“谁也未必全对”,一切依法找到合理点,做到在法的范围内衡情论理,才是由情入理的最适途径。

2.由情入理的要旨,在透过彼此之间的情感交流,促使双方都能够自动调整自己的观点,力求合理。双方都自求合理,都觉得很有面子,受到主席和与会者的尊重。因而自己约束,必须自动讲理,和大家好好商量,以求得合理的结果。

■心 得■

现在请将您的高见写在下面:

1.



2.