当你坐下来开始写作时，常会遇到这样的情形：只是大致知道要写什么，但并不清楚具体想表达什么，以及如何表达。即使你知道最终呈现的思想必定会组成金字塔结构，仍然会有不确定感。
实际上，你对将要完成的“成品”已经了解了很多。首先，你知道在文章的金字塔结构的顶端将有一个包含主语和谓语的句子；其次，你知道这个句子的主语就是文章的主题。
你还知道，这个句子是对读者头脑中业已存在的某个疑问的回答。当在（读者了解的）某个“背景”下发生了（读者了解的）某种 “冲突”，就会引发读者的“疑问”，而回答这个“疑问”就是你写作的出发点。你可能还大致知道将要表达的一些要点。
这些已经不少了。你可以利用已知的这些知识，自上而下或自下而上地构建文章的金字塔结构。自上而下的方法通常比自下而上的方法更容易一些，可以首先尝试采用自上而下的方法。
自上而下法
自上而下地构建金字塔结构通常容易一些，因为你一开始思考的是最容易确定的事情，即文章的主题，以及读者对该主题的了解情况（你将在文章的序言中引导读者重温自己了解的情况）。
但是，你不能现在就坐下来开始写序言。应当先利用序言的结构，将头脑中的观点、论点、想法逐个梳理出来。为了做到这点，建议你遵循图3-1介绍的流程。
图3-1 金字塔结构中互相关联的各要素
以自上而下法构建金字塔的步骤如下。
1. 画出主题方框。
这就是文章的金字塔结构最顶部的方框。在方框中填入要讨论的主题。当然，前提是你知道要讨论什么主题，否则请跳到步骤2。
2. 设想主要疑问。
确定文章的读者。你的文章将面对哪些对象？你希望文章能回答读者头脑中哪些疑问？如果你能确定读者的主要疑问，请写出来，否则跳到步骤4。
3. 写出对该疑问的回答。
如果你知道答案，请写出你的回答，或者仅标注你能够回答。
4. 说明“背景”。
你需要证明，现阶段你能够清晰论述该主要疑问及其答案。具体做法是：把要讨论的主题与“背景”相结合，做出第一个关于该主题的不会引起争议的表述。首先，关于该主题的哪些表述肯定不会引起读者的疑问呢？要么读者知道这一表述，要么根据以往经验很容易判断该表述的正确性。
5. 指出“冲突”。
现在你已经开始与读者进行疑问－回答式对话了。想象一下，读者表示同意，点头说：“对，我知道这个情况，那又如何？”此时，你就应当考虑“背景”中发生了哪些能使读者产生疑问的“冲突”，例如发生了某种意外，出现了某个问题，或出现了明显不应当出现的变化。“背景”中发生了哪些“冲突”，以致引发了读者的“疑问”？
6. 检查 “主要疑问”和“答案”。
对“背景”中“冲突”的介绍，应当直接引导读者提出主要疑问（已在步骤2中列出）。否则，应重新介绍“背景”中的“冲突”，使之可以直接引导读者提出主要疑问。可能有时“背景”中的“冲突”与主要疑问对不上号，这就需要重新构思。
以上步骤的目的是确保你了解自己将要回答哪些疑问。一旦确定了主要“疑问”，其他要素都很容易在金字塔结构中各就各位。
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提示
采用自上而下法构建金字塔的步骤：
1. 提出主题思想。
2. 设想受众的主要疑问。
3. 写序言：背景—冲突—疑问—回答。
4. 与受众进行疑问－回答式对话。
5. 对受众的新疑问，重复进行疑问－回答式对话。
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下面举例说明应用以上方法时思维的发展过程。表3-1是美国某大型饮料公司财务部主管写的一份备忘录，我们将试着用以上方法改写该备忘录。
饮料公司的送货员将产品交付给客户后，客户应向财务部发回一张交货单，列明产品代码、交货日期和交货数量。公司的记账系统要处理这些交货单，处理流程如下：
处理交货单→发送账单→接收支票→处理收款
一家卖汉堡包的公司是该公司的大客户，长期从该公司采购大量饮料。大客户出于自身数据统计的需要，希望跟踪每天的账单情况。他们想知道是否可以留存每次的交货单，将有关信息及计算出的总数输入电脑，然后每月将数据盘和支票送至饮料公司总部。也就是说，大客户建议财务系统采用以下运作方式：
接收数据盘和支票→处理收款
饮料公司的财务部主管需要审核和答复该方案的可行性，为此他写了一份备忘录，如表3-1所示。但是，这份备忘录仅仅阐述了“我们对该方案的运作方式有以下发现”，并未真正回答对方提出的问题。
如果你是饮料公司的财务部主管，并用图3-1中的方法组织思路，你的思维过程将大致如下。
1. 首先画一个方框，并问自己：我将讨论什么主题？（大客户提出的改变记账方式的建议。）
2. 我将回答读者头脑中已经存在的关于该主题的哪些疑问？（这个建议可行吗？）
3. 我的答案是什么？（可行。）
4. 然后与序言相对照，检查疑问和答案是否相互对应。将要讨论的主题与背景结合，做出第一个不会引起争议的表述。首先做出的哪些关于该主题的表述肯定不会引起读者的疑问呢？即读者肯定会当作事实接受，且不会提出任何疑问的表述。（大客户建议改变记账方式。）
5. 现在假定读者说：“是的，我知道这回事，那又如何？”你就可以直接指出冲突。（你们问我该建议是否可行？）
你之前关于疑问的表述（该建议是否可行？）现在将跃入读者的大脑。读者想到的疑问与你之前提出的疑问基本一致，因此可以说，读者的疑问和你的回答相互匹配，你讨论的主题对读者是有意义的。
表3-1 答非所问的例子
6. 做出该建议确实可行的表述后，你将沿金字塔结构继续向下思考，以确定读者看到这样的表述后会产生哪些新的疑问。（为什么可行？）
7. 针对“为什么”之类问句的回答必须是“原因”，因此，在关键句这一层次上提供的所有要点必须都是“原因”。你的原因有哪些呢？
? 该建议将提供给我们所需的信息。
? 该建议将增加我们的现金流。
? 该建议将减少我们的工作量。
8. 在确定了以上要点都正确且符合逻辑之后，下一步就是继续沿金字塔结构向下思考，提供能够支持以上观点的思想。在篇幅较短的文章中，可能无须进一步构建金字塔结构，就可以开始写正文了。你在写到每个具体部分时或许很容易从脑海中找到支持以上观点的思想。
从以上步骤可以看出，这种方法促使作者在写作时仅仅抓住与读者的疑问有关的信息。但是在具体操作中，这种方法能够让作者更全面地思考虑该疑问，而不是像表3-1的例子那样，只考虑到疑问的一部分。而且，如果作者在写作时能够遵循这种自上而下的思想组织方式，读者显然就能非常容易地理解作者的全部思想，如图3-2所示。
图3-2 紧扣读者疑问的回答
自下而上法
很多时候你会发现自己还没想清楚，无法构建金字塔结构的顶部。比如，有时你无法确定要讨论的主题，有时还不清楚读者头脑中的疑问，有时则无法确定读者了解什么、不了解什么。遇到这些情况时，可向下移动一个层次，从关键句层次着手。
如果你能够确定某些关键句要点，那很好，但多数情况下你可能无法确定。别着急，你可以按照以下步骤，通过“三步走”自下而上地组织你的思想。
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提示
自下而上思考：
1. 列出你想表达的所有思想要点。
2. 找出各要点之间的逻辑关系。
3. 得出结论。
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让我们以一篇需要重写的文章（如表3-2所示）为例，说明此方法。这是一位年轻的咨询顾问在得到任务并工作两周后，交给上级经理的一篇备忘录，客户是英国的一家印刷厂——TTW公司。
除了备忘录中的内容，我对有关情况或主题一无所知。因此，我们做的一切都只能根据这篇文章提供的信息进行，对这名咨询顾问建议的正确性不妄加评论。我们要做的只是让文章的思路更加清晰。
表3-2 思路混乱的例子
步骤1：列出所有要点。
我们先来看看表3-3中的解决方案，因为确定行动性思想（即介绍需要采取的行动）的有效性比确定描述性思想（即说明背景或介绍信息）的有效性更容易一些（参见第7章“概括各组思想”）。简化工序与改变工作方法之间存在什么逻辑关系呢？答案是没有任何关系，两者说的是同一件事。因此，这一步分析没有什么收获。
再看看问题。我们很快能看出，其中显然隐含着一些因果关系。我们应尽可能清楚地将其结构画出来。
表3-3 列出所有要点
步骤2：找出逻辑关系（因果关系）。
对因果关系的分析揭示出两条推理链条（如图3-3所示），可能某些应当列出的要点并未被列出。现在可以得出一些结论：那名咨询顾问可能想说，该企业生产效率低、加班过多，因此导致成本过高；也可能想说，为了降低成本，应简化工作方法、提高员工工资。
图3-3 找出逻辑关系
步骤3：得出结论。
如图3-4，可以得出两个结论，那名咨询顾问究竟想说明哪一个结论呢？你可以结合序言部分进行思考。原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么？显然，读者知道成本是一项重要因素，知道TTW在报价上不具竞争力，可能还知道在TTW没人知道其成本是否过高。这样，你的思路应当如下所示：
图3-4 得出结论
1. 主题=排版成本。
2. 疑问（1）=排版成本是否过高？
3. 答案（1）=是的。
4. 背景=排版成本是总成本中最重要的一部分。
5. 冲突=不知道排版成本占总成本的比重是否过高，但竞争力较低的事实说明可能如此。
疑问（2）=排版成本可以降低吗？
答案（2）=可以。
6. 新的疑问=如何实现？
7. 关键句=省略排版过程中不必要的工序，并且将员工工资提高到具有竞争力的水平。
表3-4的文章既包括了以上思想，又容易被接受。你可能不同意这位年轻咨询顾问的推论，但至少这样可以将其思路清楚地表达出来，读者也才能够确定是同意他的观点，还是找出可质疑之处。
表3-4 结论清晰的例子
我将这份备忘录完整地重写了一遍，因为我想说明一点，总的序言可以包括关于关键句要点的表述，这样读者就可以在开始阅读的最初30秒内了解你的全部思路。文章的其余部分都是为了解释或支持你已提出的观点，所以读者在之后的阅读过程中肯定不会遇到让他意外的重要思想。这样，如果读者的时间有限，他就可以简单地浏览一下文章。实际上，如果读者在阅读的最初30秒内还不能清楚了解你的全部思路，你就应该重写这篇文章。
此外，加标题及小标题是为了用以突出文章结构中的要点，以便读者迅速找到关于某个问题的详细论述。如果文章篇幅较长，加小标题的做法尤其有效。为了达到更好的效果，还应注意标题的用词（参见第10章），即标题应呈现某种思想、观点或论点，而不是只说明要讨论问题的类别。不要用“我们的发现”或“结论”这类标题，它们对于让读者快速了解文章的主要内容和观点没有太大帮助。
最后，再简单说说写作风格。你会发现，原备忘录与改写后的备忘录在语言使用和措辞上几乎没有区别。这说明，改写后的文章思路更清晰是因为应用了金字塔结构，而不是写作风格的变化。
初学者注意事项
金字塔原理的规则能够使你从金字塔结构中任何一个位置上的思想着手，发现其他所有相关的思想。但是，你必须采用自上而下法或者自下而上法。我已经分析了常规的思维方法，但是在具体应用时仍会遇到各种可能的情况，出现问题在所难免。以下是我对金字塔原理初学者常见问题的回答：
1. 要先尝试自上而下法。
一旦你将思想落实为文字，它似乎就戴上了最美丽的光环，令你感觉“字字珠玑”，甚至不愿意进行必要的修改。因此，不要试图一下写出整篇文章，或许稍后你会更容易理清文章的结构。一旦思想变成了文字，你可能会觉得写得不错，而根本不管文章的思路实际上是不连贯的。
2. 序言先写背景，将背景作为序言的起点。
一旦你知道自己想在序言的主体部分说什么——背景、冲突、疑问和回答，就可以根据你希望产生的效果，按任何顺序写出这些内容。选择不同的顺序会影响文风，当然你肯定想运用不同的风格写不同的文章。但是，一定要从“背景”开始构思，因为按照这个顺序，你更容易准确地找到“冲突”和“疑问”。
3. 多花点时间思考序言，不要省略这一步。
先想好序言，避免开始论证时还在想背景或冲突。当你坐下来开始写作时，通常头脑中已经完整地呈现出了文章要点，触发这些主要思想的“疑问”也很明显。这时，你就很容易直接跳到关键句层次，开始回答由主要思想引起的新的疑问。我劝你不要这样做。因为多数情况下，你会发现自己还在思考和组织属于“背景”或“冲突”的信息，这会使你陷入复杂、混乱的论证中。你应当先整理出序言的信息，让自己能更自由、从容地将注意力集中在金字塔结构中较低层次的思想上。
4. 将背景放在序言中。
不要到文章的正文部分才告诉读者之前发生的事情。正文部分应当只包括思想（即因向读者呈现新的思考而引起读者疑问的表述），思想只能按特定逻辑互相联系。也就是说，文章主体部分只能描述一些通过分析能够发现因果关系的事件。简单的背景事件不是逻辑思考的结果，因而不能视为思想。
5. 序言仅涉及读者不会对其真实性提出质疑的内容。
序言的目的只是告诉读者一些他们已经知道的信息。当然，有时你并不知道读者是否确实知道某些信息，有时你则可以肯定读者不知道某些信息。如果要表达的信息能够很容易地由客观的第三方进行检验和证实，那就可以假定读者“知道”该信息，不会对其真实性提出质疑。
同时，注意不要在序言中涉及任何读者不知道的信息，因为这样的信息可能会让读者提出非你所愿的“疑问”。另外，不要在金字塔结构中涉及任何读者已经知道的信息。如果你需要利用读者已经知道的信息回答金字塔结构中较低层次上的问题，就说明序言中遗漏了重要的信息。如果在序言中加入该信息，也许读者会提出不同的疑问。
6. 在关键句层次上，更宜选择归纳法而非演绎法。
关于这一点，第5章“演绎推理与归纳推理”会有更详尽的说明。在关键句层次上使用归纳推理比使用演绎推理更容易使读者接受你的观点，因为归纳法更易于理解。人们倾向于按照思维发展的顺序表达自己的思想，而思维发展的顺序通常都是演绎的顺序。但是，以演绎的顺序发展的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下，你都可以用归纳法的形式来表达以演绎法发展的思想。
假设你要建议某人购买一座库房，就可以用如图3-5所示的演绎推论支持你的建议。
图3-5 支持对方购买库房的演绎推理
这个结构中的第三个要点不会引起读者的疑问。假设你的写作顺序是先表达金字塔顶端的核心观点，然后表达关键句要点，那么你根本不需要用第三个要点再表达一遍核心观点。这个论证结构过于复杂，而采用归纳法能更有效地表达你的观点，如图3-6所示。
图3-6 支持对方购买库房的归纳推理