在实际工作中，组织好的思想多以书面形式呈现给读者。文章无论长短，都应该能让读者从字面上迅速理解和吸收其中的主要思想（观点、论点、建议等）。理想的文章应该让读者在30秒内理解作者的整体思维构架，包括序言、中心思想和关键句要点。此外，读者还应当能了解整体构架下各组思想观点之间的关系。
写篇幅较长的文章时，在页面上呈现金字塔层级的方法很多，最常见的有：
? 多级标题法。
? 下划线法。
? 数字编号法。
? 行首缩进法。
? 项目符号法。
在前3种方法中，哪一种最好尚无定论，我个人倾向于使用多级标题法，下面将着重讨论这一方法，但同时也会兼顾介绍其他几种方法的优点。
无论采用哪种格式，目的都是便于读者理解文章的主要观点，以及各种类型的支持性观点，尤其是当文章篇幅很长的时候。文章的格式必须符合其论述层次，如图10-1所示。要从一组观点转换到另一组观点时，一定要有过渡性的语句，以免让读者感觉太突兀。
图10-1 标题应呈现金字塔中思想的层次
突出显示文章的结构
如果文章很短，比如支持每个关键句要点的段落少于两段，读者就很容易明白文中的要点及其相互之间的关系。给这些关键句要点加上下划线，会更容易吸引读者，如表10-1所示。
如果文章篇幅较长，支持每个关键句要点的段落多于两个，可以如表10-2所示，通过“标题”介绍和阐述论点。
表10-1 突出要点，吸引注意
表10-2 列出关键句要点
多级标题法
运用多级标题法时有几个基本规则：不同层次的思想（观点、论点、论据、建议）要用不同的格式加以区分；层次越低的思想在版式上行首宿进越多；同一层次的思想应采用同一种格式，如表10-3所示。
因此，主要思想可以采用左端顶格对齐的节标题格式；二级思想可以采用行首缩进的小节标题格式；三级思想可以采用编号段落的格式，依此类推。当然，标题的格式不一定要墨守成规，但无论采取何种格式，每一种标题都应该代表一个思想层次。
使用标题时应注意以下几点。
1. 每一层级的标题不可能只有一个。
标题呈现的是金字塔结构中不同层级的思想，每一层级不可能只有一项内容。因此，文章里不可能只有一个章标题、一个节标题、一个小节标题、一个编号段落或一个项目符号段落。说得更清楚一些，就是不要像报纸、杂志那样，仅仅为了使版面好看而用一个标题把上下文分开。标题的目的是吸引读者的注意，一个标题代表的是一组思想中的一个，一组中的所有思想共同解释或支持上一层次的思想。
2. 相同的思想（观点、论点、建议等）应使用相同的句型。
每一组思想都属于同一类，为了强调这种一致性，一组中的所有标题应尽量采用同样的语序，做到对仗。在一个章节中，如果第一节标题中的第一个词是动词，那么该组其他各节标题的第一个词也要尽量用动词；如果第一小节标题中的第一个词是名词，那么其他各小节标题的第一个词也尽量用名词。
下面就举两个例子来说明一下。
表10-3 标题对应思想的层次
任命一位全职总经理：
－协调各项活动。
－实施各项改革。
建立明确的职权范围：
－根据需要将酒店重新分组。
－将海外业务交给专人负责。
－从管理系统中撤销所有理事会。
从上面的例子中可以看到，第一组中各小节标题的第一个词是动词，并不意味第二组中各小节标题的第一个词也必须是动词。记住，在各组思想之间有一堵看不见的墙。因此，要强调的是同一组中各小节思想之间表达的一致性，而非不同组的各小节之间的一致性。
3. 标题用词应表达思想精髓。
标题的作用是提示，而不是统领下文，因此应该尽量简明扼要。例如，在上面的例子中，第一节的标题如果写成“任命一位全职总经理，实行明晰的中央集权”，就太累赘了。
4. 标题与正文应分开考虑。
标题更多的是为抓眼球而写，而不是为引起大脑注意而写。很少有人仔细阅读标题，所以不能将标题当作正文的一部分传递信息。比如，不要这样写：
任命一位全职总经理
这一行动将进一步明确日常的职责……
相反，紧接标题的第一句话应该表明你在转向一个新的话题。整篇文章要做到即使没有标题，读起来也很顺畅。不过，这一原则不适用于编号段落，编号段落的标题是正文的必要组成部分。
5. 每组标题应提前介绍。
这样做是为了说明该组标题将解释或讨论的主要论点，以及将要提出的观点。如果略去这段介绍，读者可能就会一头雾水，只有读到该节末尾才能明白你想要证明的论点，而这时他可能已经记不起文章的开头部分了。因此，千万不要紧接着文章题目写每一章的标题，也不要紧接着每一章的标题写每一节的标题，在大标题下应有一段话，集中介绍这一部分的主要内容。
6. 不要滥用标题。
这是所有规则中最重要的。只有当加标题有助于说清楚你想传达的信息，有助于读者领会思想的细节时，才可以使用。
标题如果提炼得恰当，还可以作为报告的目录、摘要，这也是对读者有帮助的工具，能使读者与作者的思维保持一致。从前文第2点需要注意的内容，可以了解标题对于沟通的价值。当然，只有把真实的思想放在金字塔结构的框架中，这一方法才会奏效。如果目录中的标题如图10-2所示，那就失去了与读者沟通的价值。
图10-2 没有价值的目录
通常情况下，切忌在报告中使用诸如“序言”和“背景”之类的标题。在图10-2的例子中，序言和背景有重复，这些部分都包含介绍性的信息；另外，这样的目录也没有必要。标题是用来表示思想的不同层次的，而在此处，直到“发现”这一关键句层次，才算“思想”的开始。
下划线法
第二种表示思想层次的常用方法，是用下划线标出关键句层次下的所有支持性论点，如表10-4所示。更低层次的支持性论点也全部用下划线标出，但在字体和行首缩进上有所区别[1]。这样排版非常难看。
现在，很多人用粗体字表示主要思想，而低层次的支持性思想则用下划线标示，这样做能使版面更清晰：
1. 紧靠左侧页边，给支持性论点编号，大写，加下划线。
（1）行首向右缩进至下一层次，编号带括号，加下划线。
1. 如果文章很长，编号可以不带括号，行首缩进至下一层次，加下划线。
无论采用哪种格式，采用下划线法都是为了阅读方便和提高阅读速度。对于读者来说，只需浏览一遍中心思想、加了下划线的句子，就能轻松理解整篇文章的主题。但是，对于作者来说，通过下划线法突出文章结构有一定的难度，因为在运用过程中要遵循许多严格的原则。
表10-4 行首缩进和下划线也可以表现层次
1. 必须严格使用疑问－回答结构。
下一层次的各个论点必须而且只需回答上一层次论点提出的问题。这种格式不允许用优美的语言或详细描述，因为这会破坏逻辑的清晰性。如果有必要，可以在每一节的引言或结束段落里详细介绍背景。
2. 必须注意论点的措辞，说明论点的句子越短越好。
如果读者必须费力看完30个单词后才能抓住论点，就很难准确理解文章的逻辑关系了。所以，当你的论点超过12个单词，或者包含不止一个主语和谓语时，就应该简化措辞。
3. 必须把论点限制在演绎推理和归纳推理的框架内。
很多人无视这一要求，只是简单地罗列观点，忽略演绎和归纳的细节。在演绎推理的链条中，不应该有4个以上的论点；在归纳推理的链条中，则不应该超过5个。如果发现自己的论点超过以上数字，那么你很可能没有对它们进行分组。这时，你应该重新考虑归类和分组。
数字编号法
许多企业以及大多数政府机构都喜欢用数字序号而不喜欢用标题来突出文章的细分部分，有的甚至会给每个段落都写上编号。这种方法的优点在于方便查找，任何一个话题或建议都能被快速准确地查找到。
但是，频繁使用索引编号，很容易分散读者对文章整体或整节内容的关注和把握。另一个明显的缺点是，如果修改文章时删去了一个或几个段落，就需要为所有后续段落重新编号，文字的处理也很麻烦。
数字编号法方便定位查找特定内容，但最好和多级标题法配合使用。多级标题的优点是可以帮助读者迅速找到思想的要点。如果读者在若干天后需要重读文章，多级标题更有助于读者回忆起文章内容。
此外，在定位时，你会发现“第4章第1节，有关生产利润……”的说法，比只说“第4章第1节……”更清楚。看到前一种说法，读者在查找具体章节时已经对内容有了大概的了解，而后一种说法，读者必须找到该章节后才能开始思考文章大意。
表10-5中的文字摘自安东尼·杰伊《有效的演示》一书第5章的开头部分，在此用来呈现使用标题／编号法对文章进行编排之后的版面：
表10-5 编号应配合思想的层次
应该使用什么样的编号体系呢？下面是两种常见的形式：
1. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
1.1 其他动物在危险来临时会跑开
1.1.1 狗会留下来
1.1.1.1 即使留下来意味着死亡
I. 没有任何其他动物能像狗一样为主人不惜牺牲生命
1. 其他动物在危险来临时会跑开
a. 狗会留下来
i. 即使留下来意味着死亡
任何一种编号体系都应该能清晰地呈现文章中思想的实际层次。序言、总结性概括、连接性评论或次要论点的引言所在的段落不必编号。
行首缩进法
有的文章篇幅很短，不适合用多级标题法或数字编号法来呈现思想的层次，但你仍然需要整理各组思想，用某种方式突出文章中的观点。
如果能将支持或解释中心思想、主要观点的论点进行归类分组，将更容易使读者理解和把握文章的主旨。请看一下下面两份不同版本的备忘录。
我已经把和弗兰克·格里菲思及工程师们的“创造性思维”会议安排在了9月的第二周，把和艾尔·比姆及其下属的会议安排在了9月的第三周。
我认为，只需要用一些幻灯片对序言进行补充即可，序言后附有供参考的概念。另外，我们还需要几页幻灯片，用具有正向强化作用的语言举几个例子，作为演示结束时的总结。这些例子应该打印出来作为资料发放。
能够展示已有创新成果的幻灯片，例如你所做的关于乐器的幻灯片，对于9月份第二周与弗兰克的会议非常重要，对于第三周与艾尔·比姆的会议也是必不可少的。
我们购买了影片《人类为什么要创造》，作为该计划的一部分。“创新环境特点汇总表”一节也需要幻灯片。
这份备忘录虽然条理清晰，但相比之下，下面的这份更能突出论点，吸引读者的眼球：
我已经把和弗兰克·格里菲思及工程师们的“创造性思维”会议安排在了9月份的第二周，把和艾尔·比姆及其下属的会议安排在了9月的第三周。为了这两次会议，需要准备关于以下内容的幻灯片：
1. 序言中提出的主要论点。附有供参考的概念。
2. 用具有正向强化作用的语言列举一些实例。这些幻灯片将作为演示结束时的总结。这些例子也应该打印出来作为资料发放。
3. 我们已有的创新成果，例如你所做的关于乐器的幻灯片。这些幻灯片对于我们与弗兰克的会议非常重要，对于与艾尔·比姆的会议也是必不可少的。
4. 为创新创造环境需要采取的措施。
一般情况下，当你采用行首缩进法划分思想（观点、建议、论点）时，需要记住一条重要规则——要用相同的句型表达观点。这样做不仅能简化用词，使你的思想易于理解，还能帮助你检查是否说清楚了自己想说的内容。比如，从上面的备忘录不难看出，作者在第4点中没有交代清楚他具体需要什么样的幻灯片。
无论备忘录的篇幅是长还是短，通过格式区分不同组别的思想观点都可以帮助读者理解。但是，用英文写作时，与多级标题一样，每篇备忘录只能有一个层级的观点用行首缩进法，否则视觉效果会受到影响。
项目符号法
项目符号法是行首缩进法的变形。咨询公司常使用这种方法写项目进度小结。项目进度小结的读者一般是咨询公司客户的高级主管，他们会围坐在桌子旁，一页一页地仔细研究。
与多级标题一样，层次越低的思想观点，行首缩进行越多，如表10-6所示：
表10-6 项目符号法
所有以上介绍的方法都可以用来在视觉上辅助读者，让读者能看清楚自己正在苦苦思索的逻辑关系，并帮助他更快地理解文章内容。必须承认，这些方法只能帮读者节省很少的时间，但是如果他每天都有大量文件需要处理，累积起来的时间是很可观的。
上下文之间要有过渡
写完序言后，就进入了文章的正文部分。这时需要写一段简短的文字，介绍每一个关键句要点。在一些篇幅较长的文章中，也应该在每一组主要思想观点开始或结束的地方稍作铺垫，让读者知道已经论述的和下一步计划论述的内容，同时保证论点与论点之间的连接顺畅、不生硬。不要像下面这样写：
本章探讨了优先考虑某些事项的必要性，下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。
不要把两个章节在做什么连接在一起，而应该把它们表达的内容，即主要思想观点连接在一起。这就好像同时看两个方向——回头看已说过的内容，向前看将要说的内容。在每一章或每一节的开始，可以采用讲故事或承上启下的方法做铺垫。如果章节比较长，也可以在结尾处做个总结，然后继续往下进行。
讲故事
把读者带入关键句要点的一种好方法是按照“背景—冲突—疑问”的模式来讲故事，自然而然地引出作为故事答案的关键句要点。这是我们在第4章已经探讨过的方法，如图10-3所示。
为引导听众捕捉到每一个新论点，演讲者可能会选用下文这样的标题和故事。
标杆比对
首先介绍标杆比对。比如，你在管理一家银行，已经实行了非常有效的全面质量管理，假设你的贷款申请时间已经从2天减少到2小时。你可能认为这么大的降幅足以确保竞争优势。遗憾的是，不与竞争对手做比较，就无法知道事实是否如此。因此，正式的标杆比对是必不可少的。
图10-3 用关键句要点作为故事的答案
行为管理
你已经通过了正式的标杆比对评估，结果表明你的企业是全行业最好的，其他所有人都在比照你衡量他们自己。现在，你当然有权为你的公司感到骄傲。事实上你也可以这么做，条件是你从提供产品和服务中得到的实际收入足以弥补提供它们的实际成本。要决定什么是你最擅长又最值得做的，唯一的方法就是按行动而不是按作用分析这些成本。在这里，行为管理就会发挥作用。
全面质量管理
好吧，你已经做了标杆比对，也采纳了行为管理，甚至可能取得了竞争优势。现在能松口气吗？你对目前公司的经营方式有信心吗？如果你还在使用我们一开始说的旧有全面质量管理流程，那自然无法给出肯定回答。因为现在的问题是，你能保持竞争优势吗？答案很可能是“不能”，除非全面质量管理流程符合现在使用的方法。你需要做出哪些改变？
可以看出，在以上各种情况下，我们都遵循了文章序言的“背景—冲突—疑问”模式，但在范围上缩小了，以照顾到一个新故事开始时读者所处的位置。不管介绍性故事位于文章的哪一部分，它都应该只包括读者已经知道的或他与你都认为是真实的信息。
承上启下
承上启下的方法很简单，从金字塔结构的前一部分中挑选一个词、一个短语或一个主要思想，把它用在下一部分的起始句中即可。对于段落之间过渡的方法，你应该也不陌生。例如：
目前缺少一位主管，专职负责管理集团事务。对于高级业务和职能主管缺乏必要的领导和协调导致……（问题列表）
这些由于缺乏专职领导产生的问题与交叉重叠的职责分工混在一起……
在开始写新的一节、一小节或一组支持性论点时，你可以采取完全相同的方法。假设你刚写完一节内容，讲的是丽兹－赖恩连锁酒店集团没有充分利用其对许多酒店、饭店和餐饮业务的共同所有权。现在你准备开始写下一节，概述集团存在哪些结构性不足，妨碍了它采取应该采取的行动。文章的金字塔结构如图10-4所示：
图10-4 节与节之间应该有承上启下的连接
承上启下的连接段落可以这么写：
1. 两“节”之间
现有的最高主管和董事会存在两个严重问题，极大地限制了丽兹－赖恩连锁酒店集团利用联合资源。
2. 两“小节”之间
除任命一位集团董事总经理外，还应该大力改革主管机构，以建立明确的权责范围。
3.两个“支持论点”之间
只有设置一个专职的总经理职位，才能有效地协调各项业务和职能，只有专职总经理能坚定地运用强大的影响力，推动整个组织改进。
相信你已经掌握了这种方法。写连接段落的关键就是从上一节挑选关键词或短语，并把它用在下一节的起始句中，让两节之间的过渡既清晰又自然，当然，还必须将它和下一节的主要论点结合。由于上一节引言的“解释”部分已经对下一节的主要论点做了简单介绍，读者应该得到了理解论点所需的足够信息，因此没有必要和以前一样，再用讲故事的形式引出下一节的主要论点。但是，还是有必要解释一下，每一节中的思想观点是如何分组的，以及它们是如何支持主要论点的。
总结各部分内容
如果一个章节特别长或特别复杂，你会希望停下来做一个完整的总结，然后再继续往下写。本书第4章第1节的结尾处就有这样一个例子，对如何写序言做了总结性阐述。
下面是我们刚讨论过的丽兹－赖恩连锁酒店项目报告书中的某一章结尾处的总结：
总之，本章建议组建的最高主管机构包括丽兹－赖恩董事会和主席，一位集团董事总经理和3位向他汇报的高管，这3个人分别负责集团的一项主要业务。这些职位和汇报路径为整个集团业务的长期领导和控制建立了强有力的框架。只有通过机构改革提高控制力，加深责任制的程度，集团才能实现本报告其他部分提出的改进。
这类结论性的总结并不难写，只要记住其目的是尽量凝练地复述前文的主要论点和基调即可。你的金字塔结构里已经涵盖了这些内容，要做的只是为读者提炼和汇总。
得出完整结论
从理论上说，如果你是按照金字塔原理写序言和构思文章正文的，就没必要再写总结性的文字，因为你已经在文章开头清楚地点明了读者头脑中的疑问，并以无懈可击的逻辑结构给出了完整的回答。但是，你会有一种心理需要，觉得文章应该优雅地结束，而不是简单地停笔。咨询顾问们在备忘录的最后往往会写上“如果您有任何问题，请随时来电话”，就是为了满足这种心理需要。
标示文章结束有一个比较醒目（也许过于醒目）的方法，即在文章正文的最后加一行星号，有时被称为“日落”（sunset），然后写最后一个自然段。这时可以用“结论是……”之类的字眼，提醒读者注意你的主要论点，但要避免简单地重复已经说得很清楚的内容，比如不要写成：
这份报告提出了有关公司重组的建议，并阐明了每个部门应采取的具体措施。
结论部分应该使用具有说服力的语言，不仅要为读者总结文章的内容，还要让读者感到恰到好处。这也是亚里士多德关于如何下结论的忠告。
是否有必要让读者在一篇商业文章的结尾感到“恰到好处”，这有待商榷，但我认为作者应该让读者感觉到有一种采取行动的需求和愿望。因此应该给读者一些提示，在读完文章获得新的知识后，他还要思考什么或能够做什么。
这种提示可以是哲学洞见，也可以是立即采取有效行动的建议。亚伯拉罕·林肯在他的第二次总统就职演说中就同时使用了这两种方法：
对任何事不怀恶意，对所有人心存宽厚，对正义坚信不疑，因为上帝使我们看到了正义。让我们继续努力完成正在为之奋斗的事业，包扎好国家的伤口，关心那些肩负战争重任的人，照顾好他们的遗孀孤儿，去做能在我们自己中间和与一切国家之间缔造并保持正义与和平的一切事情。
当然，如果你希望根据主题或读者的要求保持敏感和克制，可以在不同的文章中采用不同风格的结尾。比如，一篇措辞激烈、敦促采纳新计划系统的陈述报告很可能会触怒一位航空公司的总裁，但如果换一个他也有切身感受的话题，比如航空业的重新管制，他肯定更容易接受情绪强烈的呼吁。
总之，如果你坚持在文章的最后加上结论，就应当写一些能阐明你所传达信息的重要性的内容。下面是一篇报告的总结段落，报告要传达的信息是，建立一个遍及全欧洲的、可以快速检索技术文献的计算机查询系统，在技术上是可行的：
如果能成功推出该系统，不仅可以使工商业、相应行业或学术界的用户更快地获取科技资讯，而且可以创造一个广阔的信息市场，向所有用户，而不只是国家机构，提供现有全部资源。这不仅可以引领标准化和一体化的发展，还可能发展出全新的标准。我们认为前景是激动人心的，也非常期待和您一起推出试验计划。
说明下一步已经行动
你可能已经从我的语气中感觉到了，我不鼓励大家写总结段落，原因是不容易写好。一个简单实用的原则就是，写不好还不如不写。但是，如果你希望读者在不久的将来采取行动，那么总结段落就是非常必要的。
如果你的文章建议读者采取一系列你认为他有可能采取的行动，而且篇幅较长，就有必要说明下一步的措施。因为如果他决定接受建议，那么有些事情他必须在第二天一早就开始做。为了说明这些措施，必须专门写一个小节，标题就是“下一步措施”。写结论唯一的原则是不能让读者质疑你写的内容，也就是说，建议采取的行动必须在逻辑上是理所当然的。
比如，为了建议客户收购一家公司，你写了30页精彩的分析文章，解释你为什么认为收购是个好主意，而且你相信他会这么做。这时，你会建立一个小标题——“下一步措施”，写下这段文字：
如果你认为收购该公司是个好主意，你应该：
1. 打电话给该公司的老板，邀请他共进午餐。
2. 打电话给银行，确认你需要用钱时，随时可以申请到。
3. 再次召集收购项目组处理管理上的细节。
显然，客户不会问“为什么我要邀请他共进午餐而不是晚餐？”这些都是不言而喻的论点，他会毫不迟疑地接受。但是，从另一个方面来说，如果客户对这些论点有疑问，你就应该将其放进正文中，看看它们在横向和纵向上能否与其他内容相吻合。
介绍以上各种方法的目的是方便读者思考，毕竟很少有读者接受过分析和思考训练，他对主题的理解不如你深入全面，哪怕讨论的是他自己的公司。在诠释对于主题的思考方面，他和你不在同一条起跑线上。
因此，当你写完长长的一组论点，准备接着写下一组时，不能期望读者对某一点的理解和你要求的一样准确。可以说，各种不同的过渡方法都是为了吸引住读者的注意力，将它拉回到它应该专注的地方，让读者理解你想说的内容。写过渡性文字是一种很好的练习，但只有在有需要的地方才使用，是锦上添花的做法。
* * *
[1]英文一般用大小写区别，中文可以用字体、字号、斜体或加粗区别。——译者注