QQ是一个遍布全中国，正在全球普及的聊天工具，微信作为后起之秀，也笼络了不少用户。各种规模的企业都在使用QQ或微信作为他们日常工作中互相沟通和传输文件的工具。
然而在偌大的互联网世界中，并不是只有QQ和微信这两种通信工具。一些大企业有自己的通信工具，为的就是进行信息保密。就比如网易的网易泡泡、阿里巴巴的钉钉、百度的百度HI、中国电信的易信等。
作为中国通信界的大牛，腾讯内部还是习惯用邮件来进行沟通。媒体时常曝出马化腾又大晚上的给自己员工发了几百封邮件，员工晚上给几个老板发了一封邮件，他们在凌晨四五点的时候给了回复之类的新闻。
在私人聊天中，许多人都喜欢使用QQ、微信这一类的聊天工具，然而在一个企业中，使用邮件进行工作交流才算是规范的沟通方式。千万不要小看邮件沟通，它比即时聊天更加正式，也是一个企业的一张对外名片。
一封邮件可以让别人更好地认识你，更好地认识你的公司。在工作中，发邮件并不像与好友聊天那样随随便便写点东西、发个附件就完成了。在与下属、同事、上级或客户进行邮件沟通时，有着不同的规范。只有遵从这些规范，才能更专业地展示你的个人形象和公司形象。
减少沟通漏斗
在综艺节目里，常常玩一种叫作“真人传真”的游戏。
首先，一组人排成一行，第一个人面向出题人，其余人向后转，背对第一个人；紧接着，第一个人看到主持人给的题目（一般是可以用肢体语言表达的成语、俗语、图片等）；看完后，主持人收起题目，第一个人拍第二个人肩膀示意让其转身，然后通过肢体语言，把刚刚看到的词语的含义表示出来。第二个人再根据自己的理解，把信息用肢体语言传递给第三个人，以此类推。传到该组最后一个人时，这个人需要说出最初的题目。“传真”游戏看似简单，但在游戏结束之后却很难有胜利者，最后一个人给出的答案总是千奇百怪，甚至和原始题目毫无关联。
这个游戏告诉我们，多层级信息传递容易产生“失真”问题。即便重点被传送了下去，也会缺少许多细节。在管理中，也有这样的问题存在。当一个人和另一个人沟通时，嘴里说出来的信息已经打折，往往只能说出80%的信息了。
而在信息接收者一端，最终能够接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。在一段时间过去之后，这一段听到的记忆会逐渐消失，直至被彻底忘记。特别是在一个大企业中，一个任务的传达往往要通过层级的方式，而这就像一个漏斗，当任务下达到最底层的时候，已经漏掉很多东西了。
运用邮件恰好能够避免人与人沟通之间的信息漏斗。一方面，文字表达更加严谨周密；另一方面，口头表达较难达到“原句传递”的状态，而邮件可以实现“原文转发”，这极大地保证了原信息的真实性和完整性，防止信息被过滤而导致理解偏差。
逻辑严密
大家在打电话或者面对面交流时，往往是想到什么说什么，就算是在之前就已经打好了腹稿，说话的过程中还是会漏掉很多想法。而如果用邮件操作，就会有更多的时间去思考措辞，并且条理清楚地进行表达。
人们在写邮件的时候会不由自主地严肃起来，就像写书信一样，都有称呼，问候语、正文、祝颂语、署名……邮件就是网络上的书信。在公司用邮件沟通时，也可以明显感受到这种正式性与私密性。比如，邮件的“密送”和“分别发送”功能，就很好地保证了邮件的私密性。
通常，邮件写作习惯用序列号罗列出要点。在写作的时候，发送者就自然而然地会对自己的想法进行梳理，锻炼了逻辑思维能力。这种专业严谨的表达，有助于任务接受者进行理解，提高沟通效率。
有的人在发送带有附件的邮件时，不会在邮件正文解释附件的内容、用途。他们认为接收者打开附件自然就明白了。其实不然。发送带有附件的邮件更需要做出详细解释，告诉对方每个附件的作用，这样才算达到了沟通的目的。
不管是写作还是说话，其实都存在一定的逻辑，而这种思维能力是需要反复训练的。没有人天生会演讲，也没有人天生会写作。但只要不断练习，就能够提高逻辑能力。在工作中，使用邮件沟通，无疑是训练逻辑最便捷的方式。
信息保存
邮箱有一个非常显著的特点是，不管使用者在何时何地用哪种电子设备，都可以阅读邮件内容。在这一点上，即时聊天工具就不能做到，因为一般它们的聊天记录都是储存在本地的，无法实现随时随地、多设备同步读取文件。虽然现在不少软件增加了漫游系统，但仍然有局限性，尤其是涉及文件保存的时候。
也就是说，在手机QQ对话框收到的文件，不一定能够在电脑QQ上接收到。但如果使用邮件，不管是手机、电脑还是iPad，只要有邮件应用或者网页浏览，都能接收和阅读。
另外，聊天工具的文件保存能力也不及邮件。QQ和微信在接收或传送文件之后，只能保存7天，一旦过期就无法查阅了。如果需要再次下载，只能再联系对方，这会带来更大的沟通成本，而且对方也不一定会保存原文件。相较之下，邮箱存储时间更长，还能满足多次下载的需求，这就大大减少了工作中文件保存及查阅的不方便之处。
邮件沟通还有一个好处是，同一项目的沟通内容，可以集中到同一封邮件中。也就是说，无论双方沟通了多少次，都可以在同一封邮件中看到所有的记录，这就减少了调取资料的麻烦。
既然邮件让信息变得“可查”，那么在项目发生问题的时候，就可以通过当时的邮件记录，确定是哪一个环节发生了错误，并且“责任到人”。这不仅能够帮助企业更快地找到问题所在，还能够明晰责任，减少纠纷。
不过，也有许多人认为，邮件的“延时性”是一大弊端。一封邮件发送之后，对方或许1分钟就回复，或许好几天才回复，还有可能漏看了邮件导致没有回复。为了避免这样的问题发生，腾讯员工养成了一个习惯：每天至少查看一次邮件，了解自己有没有新的任务或者是问题，从而去实行或者是解决。至于每天什么时候查看以及查看多少次，并没有硬性规定。对于一些紧急的邮件，可以在发送后致电接收者，提醒对方查阅回复即可。这样一来，信息的完整性、严密性和时效性都得到了保证。