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MECE分析法

    麦肯锡是个大企业,它的业务范围很广,每一项工作都意味着巨大的挑战。怎样才能在有限的时间内高效地解决难题?怎样才能高效地完成工作?麦肯锡人认为,解决复杂纷繁的商业问题一定要理清思路,找准关键因素,排除干扰,而MECE分析法就提供了这样一个保障。

    MECE读作“me-see”,全称是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,意思是“相互独立,完全穷尽”。麦肯锡每一位新入职的员工,都要熟记这个法则。由麦肯锡管理顾问提供的包括内部备忘录、情况说明、电子邮件、声讯邮件在内的每一份文件,都要体现“相互独立,完全穷尽”的法则。

    我们如何理解“相互独立,完全穷尽”法则呢?MECE用最高的条理化和最大的完善度理清了你的思路,这种高度的条理化使你的困惑度降到最低。一般来讲,MECE从你的方案的最高层次开始,将各组成部分全部列举出来。

    当你对这些内容进行确定后,就要认定其中各部分是否都是各自独立、可以清楚地加以区分。答案是肯定的,说明这些项目就是“相互独立的”。接着,要做进一步的分析,问题的每个方面是否都出自你列出来的项目,而且是其中唯一的一项,换个角度讲,就是你是否将所有项目都列出来了,答案肯定的话,说明这些项目就是“完全穷尽”的。

    在麦肯锡人看来,解决一个问题,能够做到全面思考问题涉及的方方面面,就是做到“完全穷尽”,这样就能清晰地把握问题的全部,也就能从容地应对解决过程中遇到的情况;“相对独立”是说让问题的各个环节独立呈现,避免混乱。

    在有些人看来,做到“相对独立”或许更容易些,因为将问题“全部穷尽”有一定的难度。但在麦肯锡人眼里,这些都是非常重要的,即使做到完全穷尽有困难,也要以这样的态度和精神去努力。

    也许有人会质疑,在寻找关键驱动点和“完全穷尽”之间,是否存在某种矛盾现象。

    其实,这并不矛盾,因为两者表现了不同的思维方法,要根据具体情况做出选择,而且,这两种方法完全可以一起运用。

    如果你的团队正在为著名的制造商阿卡米饰品做一项商业研究,你们面临的问题是“如何销售更多的产品”。团队成员或许会提出以下几种方法:

    1.改变将产品销售给零售商的方式。

    2.改善面向消费者的产品的市场营销方式。

    3.把产品的单位成本降下来。

    这些方法看起来都很普通,接着,还会对细节做分析,特别重要的是,所列出的项目要符合MECE的要求。比如,如果增加了另外一项内容,像“重新调整产品的生产程序”,那么这个项目应如何与已经列出的三个项目保持一致呢?增加的项目很重要,但与已经列出的三个项目并不一致,所以还不能作为第四个项目,实际上它是已经包含在降低成本一项中了。

    于是,清单可以这样列出了:

    1.改变将产品销售给零售商的方式。

    2.改善面向消费者的产品的市场营销方式。

    3.把产品的单位成本降下来。

    a.调整分销系统。

    b.改善存货管理。

    c.重新调整产品生产程序。

    分析以上清单你会发现,“调整分销系统”“改善存货管理”“重新调整产品生产程序”这三个二级项目与其他三个一级项目并列时会产生重叠,这就会造成思考的混乱,也会给顾主带来困惑。

    当清单上的内容都保持“相对独立”时,要对每个项目进行审视,以保证它同时包括了相关的全部内容或项目,即“完全穷尽”。回到“重新调整产品生产程序”这个项目上来,把它归入“把产品的单位成本降下来”这个一级项目中,这时团队成员或许就会提议考虑通过生产程序提高产品质量的问题。

    提议虽然正确,但并不意味着你就要遵循这种固有的正确性,将其“重新调整”。你应该重新调整一下清单,将“重新调整产品生产程序以降低单位成本”归入“把产品的单位成本降下来”一项,而把“重新调整生产程序以改善产品质量”归入“改善面向消费者的产品的市场营销方式”一项。经过这样的整合,清单就是这样的:

    1.改变将产品销售给零售商的方式。

    2.改善面向消费者的产品的市场营销方式。

    重新调整生产程序以改善产品质量。

    3.降低产品的单位成本。

    a.调整分销系统。

    b.改善存货管理。

    c.重新调整生产程序以降低单位成本。

    这样看来就清晰了很多,对于有成员提出一些并不适合主要内容但也有意义的想法,可以忽略,不过这样做对阿卡米公司无益,可以将这些想法单独列为一个项目,显然清单就会显得复杂。对于麦肯锡来讲,一份完美的清单一般包含两个到五个之间的一级项目,三个最理想。

    这种情况是经常会遇到的,麦肯锡人有一个应对妙方,就是列出一项“其他事项”分类。就是当你有了两三个想法,一时又不知该怎么归类,就可以将其归入“其他事项”。需要提醒的是,“其他事项”要避免列在一级项目中。整个清单的一级项目列出的是最重要的部分,无关紧要的内容不要放进来。

    MECE法则的运用,还须注意以下几点:

    1.全方位、多角度地思考。

    考虑问题要善于从不同方位、不同角度出发,结论会有所不同,一条思路容易产生误导。让思路尽可能地开阔,尝试不同的思路,这样就能发现很多重要的信息,或者萌生新的想法。

    2.大量占有事实依据。

    MECE法则要求对问题产生影响的各个因素进行深入的分析。这就需要大量收集事实资料,详细列出与问题相关的所有事实,占有资料越多,对问题的解决越有利。

    3.发挥图表的优势。

    许多问题之所以表现得非常复杂,是因为其中包含着太多的影响因素。在图表中我们可以让它们清晰地表现出来,条理清楚,一目了然,这样就使复杂的问题简单化,为分析和解决问题提供了便利。

    “头脑风暴”思维法

    管理科学关注的重要内容是团队决策,它效率高、可行性强,对大幅度提升企业运作效率、提高企业管理和发展水平提供了很大的帮助。作为“头脑风暴法”的创始人,奥斯本的这个理念旨在激发创新思维和创造性决策的思维方法,这种方法在企业管理中广泛应用后,产生了很多设想,这些设想创造性强,激活了企业发展的动力。当然,头脑风暴的假设在实际操作中还没有得到验证,对于决策的高效性和创新性,头脑风暴法还不能提供稳定的保证,显然,它还有待完善。

    “头脑风暴法”的提出是基于传统决策的弊端,就是缺乏创新思维。这种理念本来是针对精神病患者而言的,指病人在短时间内大脑出现的荒谬想法。奥斯本借用了这个概念,以群体讨论的方式,让参与者得到尊重和自我实现的满足,由此产生激励作用,调动人的积极性和创造性,在这样的激励下产生新思维,这就打破了常规,从而使团队的凝聚力和创造力得到提升。

    “头脑风暴”的核心内容就是“创新”,团队组建后,大家各自都有很多想法和方案,但最关键的就是根据实际情况找出新的思路和新的方法。

    麦肯锡善于做顾主的工作,在与顾主的沟通过程中,他们注意倾听顾主的意见。当顾主的需求难以满足时,麦肯锡就进行一次“头脑风暴”——准备一间会议室,预备好桌椅纸笔和一块白板。

    “头脑风暴”会在麦肯锡是件很严肃的事情,为了顺利进行,顾问们要准备充足,查阅相关的资料,认真阅读并对资料做分类,而更高级的咨询顾问则要提出团队随后做破坏性检验的最初假设。

    有些偏见需要纠正,就是认为“头脑风暴”仅仅是一场空谈,对实际不会产生任何意义。事实不是这样,“头脑风暴”不轻松,它不是一场空谈。“头脑风暴”需要很多前期的准备,它是严谨科学和负责任的。在“头脑风暴”的会议上要集思广益,最终拿出解决问题的方案。

    经过搜集、整理和分析,你要将这些“整理好的事实”提供给团队其他成员,每个人都要各自做好工作。作为团队的负责人,还要督促大家将材料整理好。事实的整理还算比较容易做到,要求也不是很高,只要动脑筋找出重点环节,加以正确的表述即可。团队所有成员对材料都熟悉了,就为下一步工作做好了准备。

    事实材料准备完毕后,接下来的工作中会发生一点分歧,麦肯锡顾问一般会分成两派,一派认为要熟悉问题和资料的框架,但在会议开始前不必准备答案;另一派认为要有个预案,不然的话还要做工作,这就浪费了很多时间。我认为两派的做法都有道理,可以折中考虑。

    为了更好地完成任务,你也可以提前做些准备,也就是让自己的“头脑风暴”先行一步,要求是不仅要提出一个假定的问题,还要考虑团队可能做出的假定,具体的解决方案要与项目相适应而删除那些不切实际的假定。对那些具有可行性的各种方案,要给予团队充分发挥的余地。这样,个人的“头脑风暴”就有了现实的基础,这也再次告诫我们事实的重要性。

    “头脑风暴”的成功,取决于充分的准备和构建合理的思维框架。麦肯锡顾问们的经验值得关注。

    麦肯锡进行“头脑风暴”需要一些实验性的培训,这样就能提前熟悉情况,为顺利进入“头脑风暴”的讨论做好准备。

    首先是公布式的练习。参加培训的人都拿到一沓自黏性的便笺纸,将自己的意见写在上面,每张一条意见,写好后交给负责人。负责人收集后把每个意见念给大家。这样,就能在最短的时间内收集到最多的意见、建议和方案等等。

    再有就是文件夹式练习。参加“头脑风暴”培训的成员进入会议室,会看到很多文件夹,夹子做了分类,封面上标有不同的问题。大家把自己的意见放进相应的夹子里。

    “头脑风暴”会议有时也会呈现出一种紧张的气氛,这种会议一般规模比较大。麦肯锡将所有的与会人员召集到一间大会议室,顾主和团队一起讨论顾主提出的问题和解决方案。首先是请顾主对团队做出的方案提出意见,特别是他们不赞同的部分要尽情发表看法。反对意见提出后,再提出可取之处。通过这样的互动,团队了解了顾主的意见,方案可以得到进一步的完善,甚至产生新的方案。

    “头脑风暴”分两种,即非结构化的和结构化的。非结构化的形式比较自由开放,大家在一起畅所欲言,鼓励发表尽可能多的意见,而结构化则是由针对团队负责人或会议主持人提出问题,每个人都有一次提问的机会,提出问题,发表见解。所有问题和意见都记录在白板上。对于敏感问题可以变通处理,比如一改口头发表为书面提交,由主持人粘贴或写在白板上。

    “头脑风暴”也可以一个人进行,通过不同的角度把所有的观点都列出来,力争多侧面、全方位地思考。

    “头脑风暴”简便易行,每当遇到问题一时难以解决时,不妨就来一次“头脑风暴”,这样或许问题就很容易解决了。