与其他环境下的写作不同，无论是形式还是内容，职场写作都具有完全不一样的性质和特点。
职场写作不是为了随心所欲地抒发个人情感，更不是讲令人潸然泪下的感人故事。职场写作往往承载着具体的工作任务，有着明确的方向和目标，还有严格的时间限制。这就意味着，无论是管理者还是普通员工，职场写作都是工作的一部分；在某些情况下，写作成果甚至会成为绩效考核的一部分。
1．职场写作具有说服性
职场写作的一个很显著的特点就体现在“说服性”。
给同事写一封邮件，说服对方认可自己的某一想法；给领导写一份报告，说服领导批准某个方案或者采纳某个建议；给客户写一份方案，说服客户购买公司的某个产品或某项服务。
这种情况下的写作与我们在学校所学的那三种文体（说明文、记叙文、议论文）还是有很大区别的。也许我们会在某些情况下对某产品的功能进行说明，对某一事件发生的经过进行描述，或者针对某个提案发表自己的看法，但我们写作的最终目的是为了“说服”他人。
这种以说服为目的的写作，我们称之为“说服性写作”，它在英语中有一个专属的名词：Persuasive Writing。这个时候的写作就成为一种目的性极强的写作：希望读者看完以后认可我的观点，或者做出我希望看到的行动（The writer writes to convince the reader to believe or do something）。
为了成功达到“说服他人”的目的，我们要采用一种特别的结构。首先要表明你的态度（attitude），这就需要一个具体而明确的观点（thesis statement）。只有观点还不够，必须给出充分的理由（reason），形成强有力的论据（argument）。最后还不能草草收场，还得来一个有高度的总结（closing），再一次强调自己的结论（conclusion）。
所以，职场写作是一种“说服性写作”。
2．职场写作具有逻辑性
为什么说职场写作需要具备逻辑性呢？
前面提到，工作中的写作带有明确的目的性，而并非泛泛而谈。因此，职场写作需要达到的状态是高效、准确、清晰和明确。而缺乏逻辑的文章（邮件、报告）显然不能满足这一要求。
我们可以回顾一下人们对于“缺乏逻辑性”的写作有何评价：不流畅、不连贯、观点不清晰、概念模糊、以偏概全、论证不严谨、推理错误以及层次不清……问题还真不少。
稍作总结，写作上缺乏逻辑主要体现在“由点到面”的三个方面：一是观点不明确，概念模糊，不能向读者明确地展现自己的观点；二是语句不通，前言不搭后语，语句之间没有关联；三是结构松散，全文的构思布局混乱，毫无章法可循。非常擅长写作的毛泽东如是说：“写文章要讲逻辑。就是要注意整篇文章、整篇说话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在的联系，不要互相冲突。”
因此，我们可以说，缺乏逻辑的写作会使工作中信息传递的准确性、有效性大打折扣。一篇文章或一份方案，被领导反复打回，被客户一次次质疑，无形中降低了沟通效率，增加了沟通的时间成本。
哲学家、逻辑学家罗素曾说过，一切哲学问题经过分析后会发现其实都是语言问题，而语言问题归根结底却是逻辑问题。
3．职场写作具有时效性
工作中，领导经常这样指派写作任务：下午3点前，把报告放到我的桌上；今天下班前，把这个方案写好；明天上班前，我要收到你的邮件。客户也经常会这样提出要求：方案明天中午12点之前给我可以吗？（潜台词：必须可以）你的项目报告我怎么还没收到？等一会儿开会要用！
此外还有一些特殊情况，比如部门刚刚举办了某活动，领导要求写一篇关于活动的报道；公司组织召开了某个会议，你被要求写一份会议纪要。而你过了十多天才拿出来，结果可想而知。
“天下武功，唯快不破”。身在职场，我们的“武功”就是各种工作技能，其中就包括写作的能力。不仅完成工作任务需要赶时间，写一封邮件、一份报告或一个方案，都有很强的时效性。对方不可能给你足够充裕的时间，让你坐在洒满阳光的草地上，品着咖啡、晒着太阳，慢悠悠地写作。快速成文，而且要准确有效，这才是职场写作的真实画面。
抛开他人的要求，从我们自身的角度看，职场写作也要快。因为除了写作，还有很多其他事情等着你去完成；如果在写作上花费太多的时间，那么，你可能就得通过加班才能做完其他事情。
我们的各项工作任务往往是息息相关、环环相扣的，写作只是其中的一个环节，也是特别重要的一环。时效性要求我们必须在短时间内快速成文、高效交付。
而写作水平不足，影响的将是我们整体的工作效率。