做到条理清晰需要经过两个步骤：首先确定要说明的思想或要证明的论点，然后用文字表达。构建金字塔结构，并再次检查各组思想观点之后，你就能确切知道自己想要说明的思想或论点，以及说明思想、论点的顺序。所有这些工作都是为了用文字把它们呈现出来。
从理论上说，这应该是比较容易完成的任务。作者理应能把自己的论点转换成一系列简洁优雅的语句和段落，清楚生动地传达信息，引起读者的兴趣。但是，事实并非如此。许多文章语句太长，还加入了大量专业术语，晦涩难懂，内容乏味。下面就列举了一个这样的例子：
?有一个可能得到改进的主要领域，是提高现场销售人员配置（和组织）的成本效益，以便在商店和间接层面上，反映由交易环境变化导致的重新定义销售任务的需要。
?可以从集团提交的可供选择的初始计划中进行预先计划好的调整，并采用应变计划和按优先顺序排列的对特殊方案及其他可支配支出进行调整的指导原则大纲。
?当前对现金流进行准确分析的需求，向现有系统提出了特殊要求，现有系统还无法满足有关准确性的严苛要求。可以结合预测时尚未充分考虑的信息进行改进。
这些段落都是一些头脑灵活、能言善辩、解决问题的能力很强的作者写的。他们当中的任何人都能在口头上清楚无误地解释自己的思想观点，但是在写作时，他们似乎认为，内容越枯燥，用语越专业，就越能获得重视。
其实这是个谬论。卓越的思想观点不应该用拙劣的文章来表达。一部技术专著也可以是一部文艺作品，威廉·詹姆斯、弗洛伊德、怀特海、罗素和布罗诺夫斯基等人已经证明了这一点。当然，针对专业人士的技术交流必须使用技术性语言，但是堆砌术语、晦涩难懂的文风在很大程度上只是一种理解错位，毫无必要。
文章不仅应该能清楚地表达你的思想观点，而且要让读者在接受文章观点的过程中感到愉悦。当然，任何一本关于写作的书都会这么建议，如果这么容易，每个人早都这样做了。尽管要做到这一点不容易，但有一种方法能为我们提供帮助，就是有意识地让那些当初用来得出思想观点的图像可视化。
我们是通过图像而不是文字来进行概念思维的，因为这样效率更高。图像能把大量事实综合成简单抽象的概念。鉴于一个人不能同时思考七八个以上的问题，用图像浓缩整个世界会带来极大的方便，否则就只能在一些低层次的事实基础上做决策。
把七八个这样的抽象概念放在一起，虽然面对的是大量繁杂的细节，但在总体思想上却能应付自如。从下面的例子中不难看出，相比于文字，通过图像能更快地掌握3个条形图之间的相互关系，如图12-1所示：
图12-1 图像更易于理解
遣词造句要做到条理清晰，必须从“看见”你要说的内容开始。有了图像之后，只需简单地把它转化成文字即可。反过来，读者也能根据你的文字在大脑中重构图像，这样不仅能理解你的思想，思维过程也是一种享受。
下面我将说明这种方法。首先我会向大家展示在读一篇条理清晰的文章时，图像是如何自然而然地形成的，然后给出提示，如何从写得不好的文章中找出潜藏的图像，以便进行修改。
画脑图（在大脑中画图像）
下面是梭罗的《瓦尔登湖》中的一段。阅读时，尽量记住头脑中发生的一切：
1845年3月底时，我借了一把斧子，走进瓦尔登湖畔的森林中准备盖房子的地方，开始砍伐一些如箭矢一般高耸入云的小白松，用来做木料……我的工作地点在一个令人愉悦的山坡上，透过坡上茂密的松林能看见湖面，还有林中的一小块开阔地，小松树和山核桃树郁郁葱葱。湖水凝结成的冰面虽然开了几个窟窿，但还没有完全融化，全被染成了黑色，而且往外渗着水。
在理解每个字词的时候，你的头脑中应该逐步描绘出一幅图像。你在理解一个个的短语和句子时，图像的细节会变得更加丰富。你所描绘的图像不是摄影意义上的图像，而是“记忆图像”，会随着文章的展开逐渐清晰起来。
如果你阅读上文的过程和我一样，首先看到的是1845年3月，那么也许你会有种感觉，好像回到了过去某个灰暗的日子。然后你看见梭罗从另一个人那里借了把斧子，他走向森林，手里拿着斧子。这时树变成了白松，梭罗正在砍伐。下一句是对山坡的介绍，突然间，山上树木丛生。你看见梭罗站起身来，远眺湖面、开阔地和湖里结的冰。
你的体验也许和我的完全一样，也许不太一样。重要的是，你在一边阅读一边构思。记忆图像是这一构思活动的结果，是对文章信息的总结。作为理解过程的一部分，在大脑中画图像能帮助你记住读过的东西。
如果你把书放下，回忆阅读过的文字，很可能会发现自己无法逐字逐句地复述。但如果让你回忆看书时得到的图像，那么复述的内容会大致和原文相同。
有关记忆的研究已经证明，图像有助于记忆，但同时也表明，忘记和添加哪些细节取决于人们的感情偏好。尽管如此，记忆图像确实能在阅读过程中帮助你记忆文章和从文章中提取的信息。
为了有效地理解和记忆，阅读时应该在大脑中画出图像。如果遇到一些难以想象的段落，同时文中的思想观点又非常抽象，可以尝试用骨架结构图代替具体图像。但是无论如何，必须把文字想象成某种可见的形式，除非读者“看见”了文章所说的内容，否则就不能认为读者已经理解了该段落。
为了具体说明，下面将给出一段文字，主题是国际重建与发展银行是否应该将固定贷款利率改为浮动贷款利率。
如果贷款利率差带来的折价风险太高，在以后的一段时期里，银行的收入会通过调低贷款利率整体回流到借款人手中。因此，只有当银行近乎永久地通过系统性高估风险来赚取“超额”收入时，固定贷款利率才会从整体上给借款人带来额外的费用。但目前看来，这种可能性不大。
尽管文中讨论的概念相当抽象，但是“利差”“超额”和“调低”等字眼使你能清楚地想象个中关系。如果画成图像的话，只需4条线和两个箭头，如图12-2所示（我加上了说明性文字，你自己阅读时没有必要这么做）：
图12-2 用图像说明抽象概念
在此，需要特别说明一下骨架图。当不需要像照片一样完整详细地再现文章内容，而只需要再现所讨论内容的大致结构关系时，可以采用骨架图。骨架图通常包括一种或几种几何图形（如圆形、直线、椭圆形、长方形等），以概况或草图的形式呈现，再加上箭头等符号表明方向和相互关系。
这看起来也许有些孩子气，但自爱因斯坦之后，所有伟大的“视觉思想家”在谈论到视觉图像时，都强调了骨架图的模糊性、复杂性和抽象性。
把图像转化成文字
采用在大脑中画图像的方法对改写文章有很大帮助。还是以第279页的例子中的第一段来说明。由于阅读时文字的展开不能在头脑中产生图像，因此你的思想寻找不到任何具体的可以依托的东西。我们再来看一下第一段的前半部分：
有一个可能得到改进的主要领域，即提高现场销售人员配置（和组织）的成本效益……
等你看到现场销售人员的时候，前面的部分已经从你的头脑中消失了，可是句子还没有完：
以便在商店和间接层面上，反映由交易环境变化导致的重新定义销售任务的需要。
我们要掌握的具体名词有哪些？也许是“销售人员”“商店”和“交易环境”。如何通过图像表现它们的关系呢？请参看图12-3：
图12-3 用图像表示销售人员、商店和新环境
上图似乎表明，要讨论的主要是销售人员和商店的关系。也许作者的意思是：
我们必须重新部署销售人员以适应新的交易环境。
可以看出，这一方法的诀窍是找出名词以及它们之间的关系，并形成视觉图像。现在我们把这一技巧运用在第279页和280页的另外两个例子上：
可以从集团提交的可供选择的初始计划中进行预先计划好的调整，并采用应变计划和按优先顺序排列的对特殊方案及其他可支配费用进行调整的指导原则大纲。
其中的要点名词应该是“预先计划好的调整”“可供选择的初始计划”和“应变计划和按优先顺序排列的指导原则大纲”（不管它是什么意思）。作者准备怎样把它们联系在一起呢？请参看图12-4：
图12-4 用图像表示3个名词的联系
显然作者想从读者那里得到的是某种应变计划。他希望表达的信息可能是：
如果计划需要调整，应该列出需要削减活动的大致顺序。
再看另一段：
当前对现金流进行准确分析的需求，向现有系统提出了特殊要求，现有系统还无法满足有关准确性的严苛要求。可以结合预测时尚未充分考虑的信息对其进行改进。
当然，我们一眼就能看出，现有的系统还无法满足有关准确性的严苛要求，但还是可以运用我们的方法。这段话中的要点名词应该是“不准确的现金流分析”“系统”“改进”和“信息”。它们之间的关系可能如图12-5所示：
图12-5 4个名词之间的关系
显然，从上图中获得的关键结论是：输入正确的信息会产生准确的分析结果。（因未见到作者，我们很难判断“预测时尚未充分考虑的信息”的含义。）这段话或许可以这么表述：
如果输入某种信息，系统就能得出准确的现金流分析。
总之，要做到条理清晰，一个行之有效的方法就是强迫自己想象各种思想观点之间的内在关系。头脑里有了清晰的图像后，就能立刻把它转换成清楚的句子，读者也能马上理解，并在记忆中以图像的形式储存信息。
以图像的形式储存信息非常重要，因为阅读需要逐字逐句进行，但我们的头脑只能容纳有限的词句。通过将文字转化为图像，读者不仅能接收大量信息，更加有效地在头脑中进行处理，而且能将清晰的图像转化为鲜活的印象，便于回忆。
威廉·明托教授生活在一个闲适的年代，下面是他曾说过的一段话：
写作时，你好像一位司令官，指挥着千军万马，排队通过一个每次只容一人通过的隘口，而你的读者则在另一边迎接，将部队进行重新编队和组织。无论主题多么大或多么复杂，你只能以这种方式表达。
最终你会发现，这就是我们在顺序和编排上对读者应尽的义务，以及为什么修辞学者们除了强调措辞得体和别出心裁外，还把顺序和编排当作对那些给予自己厚爱的人应尽的职责。
朋友们，按他说的话做吧！
? ? ?
提示
要让读者在阅读文章时感到愉悦，一个很简单的方法就是有意识地让那些当初用来得出思想（观点、论点、措施）的图像可视化。
? ? ?
附录1 在无结构情况下解决问题的方法
第8章“界定问题”把解决问题描绘为一个不断进行逻辑分析的过程，目的是发现并展示导致非期望结果的内在结构。如果问题是我们不喜欢该结构造成的结果，解决方案就是调整结构。
但是，还存在另一种情况，问题不是我们不喜欢结果，而是无法解释它。无法解释的原因有3个：
? 造成非期望结果的结构根本不存在，比如当你想发明一件新东西，如电话或水底隧道时。
? 结构无形，如存在于大脑或DNA中，只能分析其结果。
? 结构不能解释结果，比如如亚里士多德对力的定义不能解释炮弹的运动轨迹，或者不管你怎么保养，工具都会生锈。
在解决问题的时候，你有可能会遇到以上几种无结构的情况。这时就需要用到比我们前面讨论的层次更高的视觉思维方法，但是它们的推理过程很相似。
这种方法是外展推理的一种形式。“外展推理”一词由查尔斯·桑德斯·皮尔斯于1890年创造，用来描述解决问题的方法。之所以叫外展推理，是为了强调它与演绎推理、归纳推理在解决问题的思维方面的相似性。下面我将解释外展推理的两种形式之间的区别，并着重介绍如何使用第二种形式。
分析性外展推理
皮尔斯认为，任何推理过程都要涉及3个方面：
1. 规则（关于世界组成方式的看法）。
2. 情况（世界上存在的已知事实）。
3. 结果（如果把规则用于该情况，预期将发生的事情）。
何时采取何种推理方法，取决于推理过程的起点和已知的其他事实。下面是3种推理方法的区别：
演绎推理
规则 如果价格定得太高，销量将下降 如果A，则B
情况 价格定得太高 A
结果 所以销量将下降 必然B
归纳推理
情况 提高价格 A
结果 销量下降 B
规则 销量下降的原因可能是价格太高 如果A，很可能B
外展推理
结果 销量下降 B
规则 销量下降通常由于价格太高 如果A，那么B
情况 检查价格是否确实太高 可能A
我们一直在说，分析性的解决问题的方法包括关注现状（R1，非期望结果），了解背景，寻找非期望结果产生的原因（规则），并检验是否已经找到（情况）。这和上文所述的外展推理过程有异曲同工之妙。
尽管外展推理有别于归纳推理和演绎推理，有必要注意其中的区别，但三者之间也有紧密的联系。因此，如果解决问题时要面对复杂的背景，可能就会交替使用以上3种推理形式。应该采用何种推理形式、将会得到何种结果，完全取决于推理过程的起点，如图1-1所示：
图 附录1-1 推理过程的起点决定你的思维形式
科学性外展推理
第8章讨论了分析性的解决问题的方法，这里要讨论的是创造性或科学性的解决问题的方法，二者的主要区别在于，我们知道导致结果的结构，而科学家在运用后者时还不知道，即前者已经有了两个基本要素，由此便能推理出第三个要素，而对于后者，科学家必须创造出第二个要素，才能推理出第三个要素。
在推理第三个要素的过程中，科学家们一般会采用传统的科学方法：
? 设想一个能解释结果的结构。
? 设计一项能证实或排除假设的实验。
? 进行实验，得出明确的是或否的答案。
? 重复这一过程，进行分支假设或后续假设，以界定其他可能性，如此循环往复。
科学方法的特点是构造假设和设计实验。两项活动都对视觉思维能力有很高要求。
提出假设
科学的假设不是凭空得来的，而是仔细研究问题产生背景的构成要素后自然而然引出的。举个例子，如果你的问题是想找到一种让人们不用喊叫也能长距离沟通的方法，你自然会去寻找改变声音或增强听力的各种方法，由此形成假设。
遗憾的是，如何提出假设并没有什么诀窍。通常需要一定的天赋，你才能发现你所了解的问题和所了解的世界之间的相似之处。贝尔发明电话就是最好的例证：
让我吃惊的是，与控制它们的极其细薄的耳膜相比，人类的耳骨其实非常粗大。于是我想到，如果这么细薄的耳膜都能振动这么粗大的耳骨，为什么一片更加厚实的膜不能振动一块铁片呢？
人类目前所掌握的知识只是冰山一角，还没有人能解释为什么猿类似人而不是其他物种。因此，要想彻底了解问题产生的背景，做出所有相关假设并重新检验，这几乎是不可能的。但是，我们确实从运用过这一方法的人那里了解到，他们最后得到的真知灼见总是以视觉图像的形式浮现出来的。
设计实验
提出假设后，下一步就是设计能够肯定或否定假设的实验。这个过程同样需要视觉思维：“如果假设是有效的，接下来必然会发生什么呢？我要设计实验来证明它确实会发生。”用外展推理的方法表述就是：
结果 我观察到非期望结果A。
规则 A的发生可能是因为B。
情况 如果B，那么C必然发生。检查接下来是否发生C。
通过伽利略和炮弹的故事，我们可以更清楚地了解这种方法：
结果 亚里士多德认为，力会产生速度。因此，当力停止作用于物体时，物体就会停止运动。但是大炮发射炮弹时，即使力已经停止作用，炮弹仍然继续运动。就力与运动的关系而言，亚里士多德关于力的概念一定是错误的。
规则 我只要扔下手中的球，就能观察到运动与力之间的关系。此时，我注意到背景包括3个构成要素：
球的重量。
球下落的距离。
球下落的时间。
由此可以提出3种不同的假设：
1. 力与其作用的物体的重量成正比。
2. 力与其作用时物体通过的距离成正比。
3. 力与其作用的时间成正比。
情况 如果假设3是对的，那么通过的距离将与时间的平方成正比。这就意味着如果物体在单位时间内通过单位距离，那么它在2个单位时间内将通过4个单位距离，在3个单位时间内将通过9个单位距离，依此类推。
从斜面的一侧将球滚下，以便有足够的时间测量在不同单位时间内通过的距离，并由此判定距离和时间的关系是否就是假设中提出的关系。
新规则 结果完全一样。因此可以确定，力导致了速度的变化。
设计实验的意义在于，通过实验得到的最终答案一定是明确的“是”或“非”。改变背景中的某一个条件还不足以使你“看清楚发生了什么”，而实验结果却能让你明确地肯定或者否定最初所做的假设。
过去一百多年来，人类在自然科学领域取得的最伟大的进步都严格遵守了这一要求。引用达尔文的一句话：
所有的观察结果，如果有用的话，必须支持或反对某一观点。奇怪的是，竟然有人看不到这一点。
最后，我们再来对比一下外展推理的两种形式，如表附录1-1所示：
表附录1-1 分析性和科学性的解决问题的方法有着相同的模式
从上表可以看出，两种形式有着相同的模式。这种模式有重要的价值，因为它们能帮助你迅速找到思考和解决问题的突破口，以严谨的方式推进你的思考，尽量减少中间步骤，而且不会被一些不相干的因素绊住或拖延。
每一步都要求产生让人“看见”的结果（即图像思维），每一幅图像都能为进一步的分析指明方向。当问题得到解决时，这些图像将成为指导你讨论和斟酌字句的依据。
赫伯·西蒙曾说，解决问题只不过是通过表述问题使解决方案不言自明。我一直在努力让大家了解最有效的表述方法。我们所有人都可以拥有比过去更具创造性和更有效的思维方式。更清楚地了解思维的过程，也许能鼓励我们切实地运用它们。
附录2 序言结构范例
序言的写作是一个非常重要的思维过程。一旦熟悉了这一过程，你会发现很多序言都采用了相同的形式，一般都会回答下面前3个问题中的一个，有时也会回答第4个问题：
1. 我们应该做什么？
2. 我们是否应该按计划做？
3. 我们应该如何做？
4. 问题发生的原因是什么？
表附录2-1展示的是每个问题项下最常见的结构。你可能还希望看到这些结构实际扩展成文章时的样子，因此我也列出了第8章中列举的一些序言结构的全文。
看过这些文章之后，我将详细解释使用时容易混淆的两种序言结构（项目建议书正文和备选方案的写作），以及如何阐明流程的变化。
表 附录2-1 序言要回答的问题
序言的常见形式
我们应该做什么
S&S公司
背景（S）=现在使用A方法销售产品。
冲突（C）=希望提高增长率，但面临其他问题，担心X方法不能继续发挥作用。
疑问（Q）=如何改变？
S&S公司目前在销售3种产品：薄膜、分析测试仪和普通滤纸，3种产品的市场相互独立。公司雇用了少量销售人员开发分子生物市场，与一些经销商合作（占销售额的23%），其中NC膜（硝酸纤维素膜）销售业绩很出色，高素质的销售人员功不可没。相比之下，在其他产品市场开发方面就做得不是那么好了。
预计分子生物市场对NC膜的需求将在3年内翻一番，其他市场也将迅速增长。S&S公司担心现有的销售人员无法应付薄膜市场的增长，更不要说从其他市场攫取市场份额。公司不想增加经销商，因为必须支付高达30%的佣金， 同时也注意到，经销商已经开始在分子生物市场销售合成的NC产品来争夺市场。
（S&S公司应如何维护其分子生物／薄膜市场，同时在其他市场获得更大利润并保持增长？）
我们认为，S&S公司应在每个市场建立单独的分销渠道。
是否应该做自己想做的事
衍射物理公司
背景（S）=也许存在问题。
冲突（C）=如果存在问题，必须改变。
疑问（Q）=是否必须改变？
作为IBM公司EPOS系统的扫描仪供应商，衍射物理公司在欧洲扫描仪市场占有最大份额。由于公司产品技术含量高，所以价格也相对较高。
现在，NCR/ICL公司开始以低得多的价格销售扫描仪。如果这种做法成为今后发展的趋势，可能会使所有OEM厂商退出市场，设备价格大幅下降。我们做了市场调查，以确定公司的地位受到了多大威胁，以及有无必要进行直销。
结论是，衍射物理公司应开始大力推行分别定价，以顺应行业的长期发展趋势。
应该如何做自己想做的事
圣塞巴斯蒂亚诺市
背景（S）=存在问题。
冲突（C）=知道解决方案，但很难实施。
疑问（Q）=如何实施该方案？
圣塞巴斯蒂亚诺市担心，由于南得克萨斯地区经济恢复缓慢、国防部削减预算带来的负面影响，以及其他限制就业的因素，该市无法为日益增加的劳动力创造更多就业机会。市政府意识到有必要促进经济发展，以避免失业率增高。
尽管市政府有不少有利条件和竞争优势，但因为基础设施有很多不足，难以吸引优秀企业搬到该市。你要求我们分析现状，以确定市政府应该采取何种措施克服困难，促进经济发展。
我们认为，市政府应该从改进当地基础设施入手。
我们存在问题吗
阿尼尔斯基航空公司
背景（S）=变化正在发生。
冲突（C）=希望减轻可能带来的负面影响。
疑问（Q）=负面影响是什么？
欧洲已经开始取消对运输系统的管制，相应地，大大放宽了针对外国公司的准入限制，废除保护国有铁路和航空公司免于竞争的规定，减少对运输单据的要求，简化边境检查手续，在某些情况下甚至取消检查。但是，对取消管制的速度和范围，以及如何减轻变化带来的影响，一直存在激烈争论。
（到底将带来什么影响？）
我们认为，取消管制不会造成问题，相反，这将成为创造一个真正的共同市场的关键因素。
我们应该选择哪种方案
科尔法克斯超市
背景（S）=计划做X。
冲突（C）=有人建议Y可能更好。
疑问（Q）=应选择哪个？
按照最初的设计，科尔法克斯超市新采用的以销售为基础的补充库存系统 （SABRE）应该是一个中央控制系统。
但实际上，负责录入所有数据和主要使用这个系统的是各个分店，因此产生了一个问题——如果系统设计成以分店为基础，是否会更实用、更灵活、更具成本效益？为此，你设立了一个委员会来决定哪种结构更适合科尔法克斯。
我们完成了分析工作，得出的结论是：与中央控制系统相比，以分店为基础的系统能更好地为超市服务。
解决方案行不通，我们应该做什么
杰克逊食品公司
背景（S）=过去存在问题，实施了解决方案。
冲突（C）=解决方案行不通。
疑问（Q）=我们应该做什么？
杰克逊食品公司的供应链每年的运营成本是1200万美元，占净销售收入的14%，高于其他竞争对手。不仅如此，公司的整个供应系统效率极低，一直处于供不应求的局面，不能及时交货，造成违约，还有大量的退货和借款。在PMG业务领域，不能完全满足订单需求必然会导致市场份额下降。
杰克逊食品公司已经采取措施改变交易条件，以增加单笔订单的金额，减少在不同地点交货的次数。但是，这一举措并没有对供应链的成本或效率带来多大改观。而且，如果继续以高成本提供低水平的服务，肯定会对公司的财务状况造成显著影响。
如果公司想在现在和将来保持良好的财务状况，必须把供应链变为竞争优势的来源，把改进成本和服务作为一项长期任务，争取成为行业内效率最高的供应商。
复杂的序言形式
序言的基本结构大都是“背景—冲突—疑问”，但有些序言的形式明显比其他的复杂。我选了两种常见的复杂序言做进一步解释：
? 提出解决问题的步骤，如咨询项目建议书和项目计划书。
? 涉及多个可供选择的解决方案。
提出解决问题的步骤
大多数商务文章是在问题已经解决后才写的，但有一些文件是为了告诉读者，作者会如何一步一步寻找解决问题的方案。咨询项目建议书和项目计划书就属于这一类。
两者都需要在序言部分界定问题，通常都会围绕分析的步骤进行构思，向潜在客户阐述问题是什么，以及解决问题的思路。如果咨询项目建议书和项目计划书得到客户的认同，作者会进一步分析问题产生的原因，然后写一份报告，提出自己的结论和建议。
在写咨询项目建议书的时候，通常还需要起草一份合同，告诉客户他购买的服务是什么，价格是多少，何时能完成，以及由谁来具体实施等。为确保这些内容都被写入文件，大多数咨询公司的咨询项目建议书会采用以下标准的标题格式：
序言
背景
目标和范围
问题
技术方法
工作计划和提交材料效益
公司资质和相关经验时间、人员和费用
不过，围绕这些标题写作有一个缺点——作者往往会倾向于在每一个标题下以图表的方法提出自己的观点，图表中的观点容易交叉重叠，导致思维混乱。
例如，“序言”“背景”“目标和范围”这3个标题下的内容应该论述怎样界定问题，而“问题”“技术方法”“工作计划和提交材料”这几个标题下的内容则应该论述怎样解决问题。我不清楚为什么还要把效益作为一节单独列出来，因为如果效益达成是指解决了客户的问题，那么这就是文章的首要目标，应该属于“目标和范围”这一部分的内容。
因此，我向大家推荐第4章“序言的具体写法”提到的一种文章结构，如图附录2-1所示。序言部分解释问题，正文部分则围绕解决问题的方法构思。当然，正文部分也可以围绕客户为什么应该聘用你构思，如图附录2-2所示。（项目计划书通常围绕流程构思。）
咨询项目建议书还应该包括咨询公司的资质，以及有关时间、人员和费用的信息，但这些都在金字塔结构的考虑范围之外。
图 附录2-1 围绕“步骤”构思咨询项目建议书
图 附录2-2 围绕“理由”构思咨询项目建议书
是按照方案实施的步骤构思，还是按照雇用你的理由来构思，通常取决于建议书的性质。如果是合作过的老客户，建议书只是确认这次的工作内容，那么建议围绕方案实施的步骤进行构思。但如果需要和其他咨询公司竞争，最好围绕客户应该聘用你的理由来构思，如图附录2-2所示。
两种构思方法的主要区别在于，如果使用后一种方法，咨询建议书的开头段落应该与下面这个例子类似。
我们很高兴能与您见面，并探讨贵公司向发展中国家销售软件的计划。
本文旨在提出我们的建议，以协助您制订合理的营销战略。内容包括：
? 我们对贵公司所拥有的市场机会有充分的理解。
? 为帮助您制订充分利用这个机会的战略，我们将采取的方法。
? 我们过去完成过类似任务，有相应的经验。
? 我们的工作安排。
接下来的第一节应该详细解释问题，使用“背景—现状—目标”的结构，并且一定要提及客户公司的决策者最关心的或已列入其议程的事情，因为他（她）将是决定挑选哪家咨询公司的关键。第二节应该说清楚将要使用的方法，而第三节则应该强调你在解决问题方面的专长或特长。
为了增加对以上方法的感性认识，我将以一家美国电话公司的咨询项目为例进行说明，该公司希望向发展中国家销售软件，具体情况如下：
该公司多年来一直致力于开发自己的商业和管理软件。虽然前些年开发的一些软件现在已经被换代淘汰，但发展中国家或第三世界国家可能对此仍有一定的需求。因此，公司决定设立合资企业，开发独具特色的系列软件产品，销往具有前景的细分市场。
但是，公司从来没有开拓过这些国家和地区的市场，根本不知道有什么细分市场，更不用说哪些市场有前景。因此，公司决定聘请一家咨询公司，协助判断其软件产品在哪些市场具有前景。
以上情况可以通过界定问题框架来展开分析，如图附录2-3所示。然后，从左往右进行梳理，又可以把它们转化成金字塔结构，如图附录2-4。
图 附录2-3 界定美国电话公司的问题
图 附录2-4 美国电话公司咨询项目的金字塔结构
涉及多个可供选择的解决方案
表附录2-1第一个问题之下的第三种结构描述的是备选方案。本书第4章提到，严格地说，一个问题并没有多个可选择的解决方案，你所推荐的方案要么能使读者将现状转化为目标，要么不能。从这个意义上说，并不存在备选方案。只不过在不能清楚地描述目标时，你无法判断自己是否已经找到了解决方案，所谓的备选方案就是在这种情况下出现的。
只能模糊地描述目标时，人们往往会选出3个或4个行动方案，比较它们之间的优劣对错。比较备选方案的意义不大，真正重要的是它们如何与目标相匹配。但是由于没有明确的目标，人们应该做的其实是想方设法地界定目标。
所以最好一开始就确定好目标。（事实上，解决问题的第一步通常就是界定目标。）当然也可以在最后才确定目标，但是这会徒增很多麻烦，尤其是要对每一个备选方案的优点和缺点进行权衡。大多数人觉得必须在文章中列出所有的优点和缺点，而不愿意总结各组观点，把它们构建成金字塔结构。
严格说来，只有当读者事先了解各种备选方案时，才会在文章中讨论这些方案。在这种情况下，他的问题是选择哪一个。如果读者事先不知道这些备选方案，你就会处于非常尴尬的境地。比如，你只得像下文这样进行关键句推理：
? 解决这个问题有3种可能的方法：A、B、C
方法A不好，因为……
方法B不好，因为……
因此，应采用方法C。
事实上，采用方法C的理由并不是因为A和B不好，而是因为C能解决问题，根本没有必要提及A和B。你也许会说，是读者要求我告诉他怎样解决问题以及有哪些解决方案的。但读者之所以会提出这种要求，是因为他的问题没有被清晰界定，也就是说，他想达成的目标是模糊不清的。
在这种情况下，读者真正想要的并不是所有可选的解决方案，而是可供选择的目标。在尽可能清楚地表达思想的前提下，可以围绕可供选择的目标构思文章。如果最终你发现没有一种解决方案能同时满足读者期望的所有目标，那么这说明你的文章构思是正确的，比如：
? 做X，如果你期望有稳定的收益。
? 做Y，如果你期望有快速的增长。
? 做Z，如果你期望工人不罢工。
对应每一个明确的目标，都有一个明确的解决方案。这时，如果读者仍然坚持要提供备选方案，你有两个选择——要么在序言部分给出，但有可能不太容易，要么列在附录部分。如果把备选方案列在附录部分，用图表表示会比较有效。把备选方案列在下面，把评判标准列在上面，然后在符合标准的备选方案前画勾，在不符合标准的备选方案前画叉即可。
介绍流程的改变
大多数情况下，你在写一份改进某一流程的项目建议书时，读者已经很熟悉流程及其存在的问题了。因此，序言部分只需简单描述这些问题，文章可以围绕这些改变进行构思：
背景（S）=现在有五套流程——X。
冲突（C）=不起作用。
疑问（Q）=如何改进？
我们在第4章“序言的具体写法”中了解到，写这类序言的诀窍是想象一下流程改变前和改变后的每一个步骤，从而确定这些改变是否是你想要的。另外还有两种情况，也需要前后对比分析，使序言更为简明扼要：
? 读者已经了解令人不满的旧流程和让人期待的新流程。他的问题是：怎样实施新流程或者是否应该实施新流程。
? 读者不了解流程，更不知道问题所在。他的问题是：准备怎样改进以及为什么要改进。
在写这些序言的时候，对流程的描述既不要太笼统，也不要太详细。下面将列举两个对应上述情况的例子，来解释如何运用前后对比分析的方法，并对文章中的不足之处进行改写。
当读者对新、旧流程都了解时
表附录2-2中“DDT：文件数字化和远程传输系统”一文的阅读对象是那些想知道现有流程能否通过特定方式改进的人。序言的大致内容是：
背景（S）=我们以前做过如何保存和传输文件的研究。研究院也对通过欧洲共同市场科技数据通讯网络／欧洲直通情报检索网络系统（Euronet/DIANE）传输文件产生的问题进行了研究。您建议做更多的研究。
冲突（C）=我们正在考虑将文件转换成数字形式并传输电子文件涉及的技术、经济和管理问题。因为技术的飞速发展使电子传输文件成为可能。
疑问（Q）=？
回答（A）=在欧洲范围内，从技术上说是可行的，成本也合理。
－ 我们设想在DIANE的基础上建立一个叫DDT的系统。
－ 市场不会马上认可这样的系统，需要一个示范项目。
－ 还需要进行进一步的技术研究。
－ 必须解决重要的非技术性问题。
表 附录2-2 缺少流程介绍
除了文章标题取得不好以外，作者也没有搞清楚应该说什么，所以内容非常含糊。他没有弄明白，负责该项目的研究小组关心的问题或者想从他那儿得到什么。“考虑将文件转换成数字形式并传输电子文件时涉及的技术、经济和管理问题”，如果是为了描述目的，这句话并没有多大启发性。
其实，只要用界定问题框架做指导，任何人都可以轻松地让整篇文章条理清晰、语言准确。接下来要做的第一步是大致描述现有流程，以及研究小组准备怎么改进它。
仔细阅读表附录2-2的文章，你会发现，目前的流程是先通过屏幕浏览目录，查找文件，然后打电话给图书馆说明需求，图书馆查找文件、复印并邮寄，整个过程需要7～10天。
未来的系统能将书面文件转换成数字形式并在中心计算机进行储存，用户浏览目录找到文件后，只需打一个电话，一个小时之内就能在自己的屏幕上看到文件，如图附录2-5所示。
图 附录2-5 DDT问题的结构
通过这种方式展开问题，可以很容易看出，读者既了解存在的问题，也能得出解决问题的方案。因此读者的疑问应该是“这是个好方案吗”，或者更具体一点，“我们能开发出传送电子文件的低成本系统吗”。
经过这些分析，作者应该能写出类似下文的序言和结构：
背景（S）=目前，通过Euronet获取科技文件的效率不高，这已经引起科技信息与文献委员会（CIDST）的关注。用户虽然可以轻松地通过在线检索服务找到文件来源，但必须等7～10天才能收到邮寄的文件复印件。
冲突（C）=更好的方法是把文件转换成数字形式，进行中心储存，然后通过Euronet/DIANE来传输。需要调查开发低成本系统是否可行。
疑问（Q）=（开发低成本的电子文件传输系统是否可行？）
回答（A）=可行，但目前不现实。
－ 系统必须在全欧洲范围采用才能降低单位成本。
－要覆盖全欧洲存在不少障碍。
－ 最好的方法是推出示范项目，通过创造足够多的需求来消除障碍。
当读者对流程知道甚少或完全不了解时
在上文DDT项目的例子中，读者既了解问题，也知道解决方案，但是在很多情况下，读者并不了解问题，这时如果写文章要求批准某一解决方案，就一定要详细解释问题，描绘系统的工作现状，以及采纳你的建议以前的所有问题。
有关序言的原则告诉我们，不要在序言部分说读者不知道或认为不真实的事情，但是你可以尽量让读者“看”到：问题可能存在，你的解决方案似乎有理。要做到这一点，自己首先要“看”清楚问题。
请看图附录2-6中的周期图表账（Period Graph Books），及表附录2-3的备忘录。图附录2-6详细描绘了周期图表账制作系统存在的问题。周期图表呈现了该公司5个子公司的月度销售额、成本和利润，是向最高管理层演示汇报的基础。
图 附录2-6 周期图表账
你会注意到，这里并没有给出解决方案，只是说系统需要进行“合理化”改造。根据以往的经验，如果不能提供解决方案，人们往往不会主动提出问题。其实无论情况如何，如果能恰当描述问题，就会发现解决方案隐藏在其中。应遵循的步骤如下：
? 画一幅现有的流程图。
? 说明各个流程存在的问题。
? 画一幅用来消除问题的系统图。
? 说明从旧系统到新系统需要进行哪些改变。
? 在序言部分简明扼要地解释问题。
表 附录2-3 周期图表账备忘录
图附录2-7是新、老系统的示意图。
老系统通过手动录入数据进行计算，新系统直接从计算机下载数据。在第一个系统中，人工收集和录入数据容易出错，数据常常不及时和不完整，而且计算机生成图表太慢，来不及找出其中的错误。即使列入周期图表账的图表是正确的，演示者为了更清楚地展现发展趋势或使发展趋势符合预期，也可以改动图表。在这种情况下，他往往不会通知其他人。
图 附录2-7 新、老系统示意图
PGB系统的分析师通过部门的计算机系统收集数据，不再手动收集，但还是需要再录入到公司PGB系统计算机以及彩色制图计算机中。这导致不同时期和不同地区的数据不一致，以前正确的数据点也被无端地改变。
将上述两个系统分别展开，即可确定每个系统内部存在的问题，可以很容易看出，主要问题是多个环节发生错误，导致系统生成的图表有误。错误通常发生在录入数据、计算数据点和演示者改动图表的时候。
备忘录的作者希望把所有的录入和计算工作集中在一台计算机上完成，以消除在录入数据和计算数据点时发生的错误。另外，通过严格约束演示者来消除擅自改动图表的问题。其实，只要设想一下改造前后的流程及其差异之处，就能很轻松地确定需要进行的改造环节和内容：
? 建立数据连接，将数据直接传输到公司计算机系统。
? 建立可靠的通过计算机生成图表数据点的日常工作流程。
? 要求演示者做作的改动必须在使用前得到重新批准。
以上改造将构成金字塔结构中的关键句要点，并回答读者提出的“你建议进行哪些改造”的问题。只需采用倒推法（如图附录2-8所示），就能确定序言部分应该提供哪些信息，引导读者提出“你建议进行哪些改造”这一问题。
每个关键句要点提出的问题应该是“为什么”。在每个关键句要点之下，可以详细解释现有系统的不合理之处，以及将要采取的行动如何解决问题。但是，你不用解释系统的每一个步骤，只需解释存在问题的地方，这样可以使备忘录更精炼。
图 附录2-8 采用倒推