无论你是主持人还是参会者，下面这些建议可以帮你事先把所有事情安排好。
如果你负责主持会议，要保证会议对于每个人来说都是有价值、有意义的。下面是Muse的职业导师总结的保证会议成功的几个要素。
事先做好计划
不要带着随机应变的态度去开会。每个成功的会议都有一个明晰的计划，也叫会议日程，可以把它作为会议的大纲，列出你想在会议上与其他参会者讨论的所有要点。
你最好和其他参会者事先分享一下会议日程，保证所有的人从一开始就能步调一致。这样，你才能保持整个团队的向心力，成功主持会议。
聚焦重点
工作场所有各种各样让你分心的事情，它们可能迅速把井井有条的会议引入歧途。为了让大家专注于眼下的讨论，你要找个干扰较少的空间，让会议富有成效。你可以找一个安静的房间，远离办公室，进行有意义的讨论。
当你欢迎大家进入会议室时，先重申会议目的，让大家关注重点。你可以说：“谢谢光临！提醒大家一下，我们今天要解决即将推出的营销计划的细节问题。”你要让大家清楚，你有一个明确的目的，并且已经做好准备。这时，你也可以发放会议日程和其他材料。
掌控会议
你尽力让议题集中在重点上，但总会出一些状况，跑题也很自然。当这种情况发生时，你不能贸然叫停整个会议。下面这些策略可以帮你将会议带回正轨，掌控会议。
紧扣话题：如果参会者把话题带偏了，你要可以说：“是的，这是一个重要的方面，我们需要谈谈。但是，我们先讨论一下日程安排上的内容。”
做笔记：在会议过程中，会出现一些值得讨论的想法，所以，请记下那些可以在以后的会议中讨论的内容。这样，你就可以保证自己的团队能够集中精力讨论会议日程上的话题。
计时员：不管你如何努力想让会议有吸引力，总会有一些人想尽快逃离。你可以让参会者知道会议结束在望，因此，如果讨论开始偏离话题，就提醒每个人剩下多少时间，如“这是一个很好的观点，但我们只剩下15分钟，所以一定要按照计划进行”，让团队重新回到应该讨论的话题。
圆满完成
第一条规则要求你主持的每个会议都应该有一个明确的目的。这意味着参会者应该明确各自的任务，要明确完成任务需要采取的行动和最后期限。否则，你的会议没有任何意义。讨论结束时，你应简要总结一下任务和参会者需要采取的后续步骤。最后，你可以通过电子邮件发送接下来的安排，提醒各位同事，让每个人都正常工作。这样你就促成了一个项目顺利开展，而没有把大家的时间浪费在毫无意义的讨论上。
21条会议规则
1. 在安排会议之前，你要确定你们确实需要开会，是否可以通过10分钟的电话或电子邮件解决要讨论的问题。
2. 每个会议都应该有一个目标：需要做一个决定或者完成某项工作。一些最新消息完全可以通过电子邮件发送。
3. 会议不能超时。大多数计划要开一个小时的会议，一般也就需要二三十分钟，最多需要45分钟。
4. 准时开始。不要等迟到的人，等待只会鼓励他们下一次继续迟到。
5. 按时结束。这不仅体现了你尊重人们的时间，也提醒人们，你跟他们一样想开一个有效率的会议。
6. 只邀请那些绝对需要参会的人。总的来说，开会的人越多，成果越少。
7. 每次会议都应该提前做到分工明确。如果不是你负责，那就安排别人（一定要提前让人们知道自己的分工）。
8. 开会前闲聊几分钟。我们是人，不是机器人，和同事之间建立和谐的关系有利于顺利开展工作。
9. 如果你想让大家提前了解会议内容，至少提前3个小时把会议内容发送给参会者，提前一天更好。提前20分钟发送会议内容没有任何用处。
10. 提前安排好会议地点，如果有必要，提前10分钟到达会场。寻找会场会浪费每个人的时间。
11. 做好议程安排，会议一开始就把安排发给参会者（或者提前发给参会者），让每个人都能跟上会议节奏。
12. 如果你希望参会者能够专心，不要一开始就把会议材料发给他们，翻看材料会让参会者分心。如果有书面材料要分享，可以用投影仪。
13. 在会议期间不要看手机或查收电子邮件。每个人都会发觉你在做什么，他们也会做同样的事情。
14. 在会议过程中想好后续安排。会议结束后，你应该把后续工作安排发给参会者。
15. 一个没有具体负责人的项目是毫无价值的。在大多数情况下，还需要为项目设置一个最后期限。
16. 如果有人说得太多，要打断他（态度要好）。同样，如果某人说话太少，试着让他多参与。
17. 如果讨论偏离了主题，你要掌控讨论主题。简单地说一句“如果有必要，让我们再安排时间讨论，因为我们只剩下10分钟了”，就可以完美地把讨论引回主题。
18. 如果会议超过一小时，则要安排休息时间，而且让与会者提前了解时间安排。如果他们知道可以在45钟后查看电子邮件，将有助于让他们现在集中注意力开会。
19. 观察肢体语言。如果参会者感觉无聊、走神或者觉得浪费时间，你就能立刻感觉到。
20. 如果有必要，安排一个人做记录，这样你就可以集中精力主持会议。
21. 定期评估是否需要不断开会。如果需要，再看一下会议形式、时长以及与会者是否合适。如果不需要，就别开了。
即使你只是一个参会者，也应该做些准备，以便为会议提供一些有价值的想法。虽然你不必整个会议过程都带头发言，但仍需要花几分钟时间查看议程和必要的材料，提出自己的观点，并且将问题记下来。大家稍微准备一下就可以促成更富有成效的讨论，并且给团队的其他成员留下好印象。如果没有提前收到会议日程，请跟主办者要一份，你可以更好地准备一下。在某些情况下，你可能发现这个议题不需要自己参与，可以利用时间做点儿更有意义的事情。
发出自己的声音
在会议之类的集体交流中，要想让别人认真考虑你的想法，需要正确的沟通方式。这一切都可以归结为说服的艺术。首先，你要积极听取其他人提出的问题、异议和建议。这样做，不是为了反驳他们。相反，你要借助这个机会证明自己真的想参与其中，并愿意和大家找出最好的解决办法。
其次，要重视结果。你的观点很容易淹没在众多声音之中，毕竟大家都有自己的观点，并且不管自己的观点是不是最好的选择，人们都愿意按照自己的想法行事。所以，一定要向团队强调你为什么这么想，不是因为这是你自己的建议，也不是因为你是一个固执的人，是因为你真的相信这样做会有一个更好的结果。
如果你对分享自己的想法和观点感到紧张怎么办？这完全正常，特别是当你从事一份新工作，面对新的形势，或与你共事的人比你厉害时（事实上这种现象叫“冒充者综合征”，即害怕自己不够好或者不够聪明，无法应对现在的工作）。如果你有这种感觉，请记住你被邀请参加这个会议是有原因的：房间里的其他人想听听你的想法。所以，请和他们分享吧！
演讲的艺术
一些统计数据和研究结果表明，我们都不喜欢站到人群面前。事实上，有些研究甚至表明，很多人害怕公开演讲甚于害怕死亡。这似乎有点儿荒唐，但如果你经历过当众演讲时那种七上八下、口干舌燥、喉咙哽咽的感觉，无论观众是礼堂里的人群还是几个同事，你就会明白这些研究所言不虚。我们越不习惯公开演讲，就越会觉得可怕。虽然凯瑟琳现在经常在各种场合讲话，但她在职业生涯早期，每次说话之前双手都不由自主地颤抖。
事实上，作为一个优秀的演讲者，在上台之前，演讲就开始了。