我们都会遇到这样的情况，我们费尽心思写了邮件发送出去，但是从未收到回信。这很令人沮丧，不是吗？不幸的是，虽然你知道怎样写邮件，但是却无法保证收件人阅读或回复你精心完成的邮件。然而，如果你可以做到下面几点，就可能让收信人读信、回信，不仅回信而且会按照你希望的那样回信。
最佳时机
我们已经讨论的一些基本常识（如引人注目的主题）将大大有助于促使对方回信，但时机是你在发送邮件时需要考虑的另一个重要因素。最佳时机将根据邮件的具体情况有所不同。例如，对于大多数人来说，下午往往是比较好的时机。我们很多人都不乐意在清晨时分查阅邮箱。但对于那些担任领导职务的人，无论是清晨还是深夜，都是比较合适的时间，因为他们白天的时间往往充斥着会议和其他工作。如果你不确定哪个时间段最合适，那就做一个实验，看一下结果如何。这将帮助你找出收信人最容易做出反应的时间，避免那些经常出现联络中断的时段。
保持简短的风格
电子邮件的长度也会大大影响邮件的回复率。我们都很忙，而且还有无穷无尽的消息源源不断地拥进我们的收件箱。试想，如果有人点击你的电子邮件，看到一封长长的邮件，会怎么想？他们很有可能想尽快躲开你的邮件。
为了避免这种情况出现，尽量把所有重要的信息都放在邮件的前面（毕竟这些是首先要读到的），并在全文都使用符号列表。对于收件人来说，读这样的内容比浏览超长的段落更容易。
明确你想要什么
没有收到对方的回复，你可能想要抱怨对方不体谅人、不帮忙、懒惰。然而，你想过吗？你是否已经明确表示自己期望得到回复？你的电子邮件是否读起来像一份不需要继续讨论的声明或事实说明书？在发送电子邮件时，需要明确地告诉收件人你期望对方做什么。你可以用一个问题来结束邮件，即使是简单的问题也可以，如“你对_____有什么想法？”（可以是新的预算，产品推出时间，等等），这类问题表明你在等待回复。避免像“你的想法？”这样的常见的开放式问题，这样的问题不够具体，而且也让收件人很难答复。
如何在办公室交流
越来越流行的内部聊天工具，如Slack、HipChat和Google Chat等，都声称可以增加办公室内部的协作，减少电子邮件往来。虽然这可能是真的，但如果使用不当，这些工具对于沟通可能形成干扰。由于新的社会规范尚未确定，人们只能利用这些新工具来沟通。那么你应该注意哪些办公室聊天礼仪？下面是一些建议。
1. 聊天很简单，所以在这之前，一定得保证不要因为偷懒而不想自己找答案而问一些简单的问题。下次你问同事一个“超级简单的问题”时，先问自己这两个问题：我能上网搜索一下吗？我可以在公司内部文件上找到答案吗？
2. 如果某人离线或处于“请勿打扰”状态，请把这看作是一扇紧闭的办公室门。你给同事发信息就像是闯进他们的办公室一样。或者，如果你不想被打扰，请使用“请勿打扰”的标识。
3. 如果今天不需要回复，那么你发送电子邮件就可以了。发信息聊天意味着“我现在需要答案”。
4. 即使你今天需要答案，但如果你的同事要用五分钟时间来找到答案，那么你也应该选择发邮件。对于同事来说，这是一种礼貌，因为你要对方中断自己的工作来帮你处理问题。
5. 要知道当你说“有时间吗？”（或者其他类似表达）时，你其实是在说：“我现在需要你帮忙。”因为一般情况下，你听到的回答都是：“有时间，怎么了？”而且实际情况往往是对方正在忙着自己的工作。你可以换一种说法：“要是你现在有时间，我要和你谈点事情，但不急！”或者更好的说法：“如果你有时间，我想和你谈点事情，是关于……”这样他们就可以判断事情的轻重缓急。
6. 心怀善意。与电子邮件和信件一样，我们很难通过聊天判断对方的语气。所以要以最大的善意对待别人。如果你觉得他们不耐烦或者带有讽刺意味，就用愉快的语气微笑着重新读一遍信息。如果你担心自己的信息可能会被误解，考虑添加一个GIF或表情，以明确自己的意图。
7. 正如回复整个公司的同事一样，把一个只与少数人相关的聊天内容发送给50个同事也是很令人讨厌的。所以，当你开始考虑要和谁聊天时，一开始人数越少越好。
8. 如果你希望自己的团队能够参考某个公告，请使用电子邮件。除非公司内部经常使用聊天工具，而且每个同事都知道如何使用聊天工具，以及在哪里查找关键信息。
9. 如何有效地使用某种工具插话？问一句“大家有时间参加星期四中午的聚餐吗？”可能会引起大量的回复以及反反复复的讨论。但如果使用简单调查（Simple Poll）这类简单的投票小工具，就可以很好地处理类似情况并且不会让一条简单信息引起太多嘈杂的回复。
10. 学习如何在对话中理解字里行间的意思。因为聊天很随便，所以经常容易偏离主题（没关系，休息一下也不错）。但是，如果你发现自己在对话中占据大部分时间，或者75%的GIF都是你发的，这可能意味着对方这会儿可能不方便和你聊天。
11. 不要期望所有人会在小组聊天中看到你的重要信息。如果你希望每个人都看到你的信息，就发送电子邮件。
12. 如果你和一群人的聊天变成了一对一的谈话，而且不需要整个团队参与，那就停止在群里聊天，告诉对方“我们私聊”。即使是不涉及保密问题，也最好在群聊中终止谈话。
13. 除非该办公室正处于火灾中，否则最好以“嘿，你好吗？”开始向某人发起聊天邀请。这样做会让你们的聊天在一个友好的氛围中顺畅进行。
14. 如果谈话不需要你参与，可以毫无压力地告诉别人你正在忙。同样需要注意的是，如果你很忙，就不需要分神来跟进每一个谈话。
15. 最后一条不是一个真正的规则，只是一个提醒。即使你的老板不参与聊天，他可能也在看着你们聊天。如果你正在努力按时完成某个项目，他可能不太喜欢看到你在群聊中表现得很活跃的样子。所以，要想愉快地聊天，首先要完成自己的工作，而且对公司能够接受GIF要心怀感激之情。
电话沟通技巧
随着许多其他更快捷的通信方式，如电子邮件、办公室聊天、发信息等的发展，我们常常犹豫着还要不要打电话。也许正是这个原因，我们有时候打电话会缺乏有效传达信息的技巧。
不管科技如何进步，偶尔还是不可避免地需要有效的电话沟通。有一些事情，不能只靠反反复复地发邮件或网上聊天，只有说出来才能被更好和更有效地解决。所以，不管怕不怕打电话，电话沟通技巧还是有必要掌握的。稍后我们将深入探讨一下，针对某个话题选择哪种联络方式最适合。现在，让我们来谈谈电话交谈的一些基本礼仪，因为现实情况是我们都缺乏训练。
电话礼仪
你是否曾经和别人打过一些天马行空、毫无意义的电话？是不是有人边开车边给你打电话，其间不停地被挂断？或者从一个喧闹拥挤的地方打来电话，听上去似乎在电话里扯着嗓子大喊大叫？也许最坏的情况是，开会时是不是有人在你发言期间很不礼貌地接电话？
电话礼仪有很多禁忌，我们可以就这个话题单独写一章。现在，我们介绍一些每个人都要遵守的基本礼仪。
接电话时通报姓名
比方说，你给一个从未直接打过交道的人打电话，并简短而快速地以“您好”来打招呼。你很确定自己拨的号码是正确的，但是，如果对方在回答时没有说出自己的名字，你就不能肯定对方是不是你要找的人。所以你别无选择，只好问：“您好，您是［名字］吗？”
这个小例子说明接电话时确认自己的身份是很重要的，说一句“您好，我是亚历克斯”就可以让对方知道自己找对人了，接着就可以进入正题了。
选择合适的地点
工作场合中的开放式办公室越来越普遍，因此打电话难免会对大家都有所干扰。这种情况下，不仅周围乱糟糟的环境让你无法集中精力和电话那头的人交流，还让同事不可避免地听到你谈话的内容，不管他们多么努力地想避免偷听，专心于自己的工作，但还会受到一些干扰。此外，电话里的人可能受到你这边杂音的干扰，很难听清楚你说什么。
所以，如果有电话打进来的时候（甚至是接到电话后），找一个安静的地方听电话。这样大家都会感觉好一些，而且你的通话效果也会好很多。
关于免提
这可能看起来是一个非常小的细节。如果做不到这一点，你可能很容易就把电话那头的人给得罪了。如果你想用免提让对方和房间里的其他人通话，一定要让对方知道自己现在不只是和你一个人通话，而是正在和多人通话。正如我们前面提到的那样，沟通中很重要的部分就是要了解你的听众。和你通话的人应该知道他到底在和谁说话。
做好准备
另外一种情况是，如果我们知道电话什么时候会打进来就更好了。这样我们就会在自己方便的时候接听电话，不会因为这个出乎意料的电话而打乱自己的安排。提前提醒可以使你有机会花几分钟准备一下，写下通话的目的以及你想要对方回答的问题。这样，你就能尽快达到你的通话目的。
保持简短
有一些电话可能需要较长的通话时间，例如电话会议，但是，你不能花一个小时在电话里讨论几分钟就能解决的问题。通常，你打电话时要尽量简短、简洁。
在这些情况下，可以要求自己遵循19分钟规则。设定一个目标，在19分钟或更短的时间内结束通话。你可能会发现自己省去了很多无关紧要的闲聊，少绕了圈子，在更短的时间内完成了更多的工作。