旧规则：几乎每个人的工作都被压缩到一个朝九晚五的时间表里。效率就是在这个时间段里完成上级指定的工作。除非有最后期限，我们一般不需要在周末工作，不需要在办公室或在家里工作到凌晨。工作节奏是由公司设置的，员工们9点上班，5点下班。
新规则：效率是每个人必备的素质，人人都要成为效率专家。科技的发展让我们随时可以被联系上，这让我们感觉到自己所有的时间都是在工作。因此，我们必须精确地管理自己的时间。
无论我们在哪个行业工作，无论我们的岗位职责是什么，高效率往往会把顶尖的员工和一般的员工区分开来。事实上，我们认为，掌握自己的时间，充分利用时间和精力，发挥它们的最大效果是最关键的。无论以什么样的形式，不管一路上如何曲折，高效率会让你享受到终身成功的职业生涯。
同时，效率能平衡工作和生活的关系。为什么？因为效率高的话，你就有更多可以自由支配的时间，可以利用这些时间在工作上表现得更优异，或者学习新的技能，但你也可以将时间用来陪伴你爱的人，培养个人爱好，或者增加睡眠时间（这或许是每个人的最爱）。所以无论这是你的第一份工作还是第五份工作，你都需要了解这些效率规则，这样你才能掌握自己的时间，而不是让时间掌握你。
在我们这个注意力分散的时代，这不是一件容易的事。此外，对专业人士的时间要求与10年前相比有很大不同。现在我们都沉迷于自己的手机，一周7天，每天24小时随叫随到，工作和生活之间的界线变得很模糊，以至于很难分清什么时候是工作时间，什么时候是个人时间。在本章，我们将分享最好的秘诀和秘密来简化你的待办事项列表，尽量减少干扰，激发你的动力，抵制拖沓。当你把这些技巧用于自己的工作时，你猜会发生什么？是的，你会变得更有效率，可以做更多的工作，而且你也获得了更多的时间做自己喜欢的事。
入门：掌握你的待办事项清单
赢得与时间的战争不是要学会使用几百个在线工具。这些工具可以利用，但从根本上讲，提高效率就是要重新思考如何利用时间。从每天你如何安排工作开始吧。
2012年，领英网发布了一项调查结果，揭示了我们的待办事项列表确实需要改头换面。事实证明，我们可以很专业地列出自己需要做的事情，但却不擅长脚踏实地做事。几乎90%的专业人士承认，他们不能完成每个工作日待办事项清单上所有的任务。因此，如果你厌倦了每天处理同样陈旧的待办事项列表，下面的四个重要策略可以改变这一状况。
保留一个主要的待办事项列表
老实说，如果你想把必须马上完成的工作彻底浏览一遍，可能无法在一个清单上列出全部待办事项。你可能除了几张便条，还在电子邮箱里保存了一份草稿，在计算机上有几个便利贴，在手机上有一两个核对清单，对吧？如果你确实要完成所有事项，就要将相关的工作任务写到一张清单上。所以选择一种方法并且固定下来，可以是手写的列表，可以是保存在电脑桌面上的一份文件，也可以是手机里的一个应用程序或者是用其他方式记下来的内容。这跟用什么方式无关，这是一个思维过程的体现。只是请确保无论使用哪种方法，你都可以随时随地把任务添加到列表中。也就是说如果你使用桌面应用程序，你得设置一下系统，这样即使你不在电脑旁，也可以添加在会议中随时被分配到的工作，或者你通勤回家的路上突然想起明天需要打一个电话，也可以马上添加到列表中。就个人而言，我喜欢用电子邮件提醒自己，然后一旦我把事项转移到主列表中，就立刻删除电子邮件，那些记在便利贴上的也要转录到笔记本上。
遵循1-3-5原则
其中一种方式就是遵循亚历克斯提出的1–3–5原则，让我们不仅提高了效率，还改变了Muse网站的求职者。以下就是几个要点：在任何一天，假设你只能完成1项大任务、3项中等任务和5项小任务，这样待办事项就缩减到9项。
听起来有些吓人？是的，一开始是这样的。但不管你喜不喜欢，现实情况是，你一天的时间只能完成有限的几件事情。根据情况列出1–3–5事项意味着你要完成自己想要完成的事情，而不是随机完成遇到的工作。
当然，任务的数量本身是有弹性的。如果你一天大部分时间都在开会，可能需要减掉几项任务。或者你每天都会遇到一些必须处理的情况，那你就可以留出一项中等任务和两项小事情，以防你的上司突然给你安排其他工作。
关键是考虑工作的优先顺序。所以试一下，下面是我们提供给你练习的模板。
1-3-5待办事项
今天：
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我要完成：
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1项大任务：
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3项中等任务：
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5项小任务：
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恭喜！
这并不意味着主要的待办事项清单只能有9项。你应该保留两种列表：一个是综合清单，包括你必须做的所有事项（全部放在一起）；另一个是稍短的清单，告诉你今天需要做什么。我们建议，在下班前，拿出几分钟时间列出你第二天要做的1–3–5待办事项，这样第二天一早你就可以着手工作了。
像这样的提前规划也意味着，如果经理安排你现在就去完成某项新工作，你知道怎么跟他沟通，也知道怎么重新安排工作的优先次序。例如，如果需要你完成一个额外的文稿，你可以说：“当然，我可以下午3点前做好给你，但本来今天我利用这部分时间要做第一季度的报告，这样的话我明天才能将报告做好给你。”
午餐前完成一项重要任务
如果可能，完成你最不喜欢的那项。好吧，这个提议可能很困难，但确实有效。早上解决一项重要或中等重要的任务，如果可能，甚至在检查电子邮件之前就做完。相信我们，没有什么能比午饭前就完成主要任务可以让你感觉更好。作家布莱恩·特雷西称之为“吃掉那只活青蛙”，正如马克·吐温的那句名言：“如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只活青蛙，那么你会欣喜地发现，这一天没有什么会比这更糟糕了。”凯瑟琳经常头一天晚上就确定好自己第二天的“青蛙”，即最困难的任务，或那些最不喜欢的任务。这种策略帮助她做好克服困难的准备，并且防止她把任务无限期地推迟下去。
分配时间
如果你发现自己总是高估一天之内可以完成的工作量，那就试着在日历上给待办清单上的每项任务分配好时间。一旦你在待办清单或者1–3–5列表中确定了任务，请尝试安排一下，给每项工作都分配一定的时间。
重要的是要实事求是地决定每项任务实际需要多长时间。例如，写给客户的重要电子邮件可能需要15分钟，而完成团队的第一季度计划可能要几个小时。
人们会很轻易地把重要工作安排在两次会议之间，这是很危险的。正如经济学家约翰·肯尼斯·加尔布雷斯曾经说过的：“当你不想做任何事情时，就去开会吧。”除非你的岗位职责仅仅是开会，时间规划是一个很好的方法，可以确保你有时间做真正的工作：推动业务发展，让客户付款。
当你尝试这个方法时，还要确保在日历中规划出时间写电子邮件、头脑风暴或其他重要的但不需要当面交付的任务。如果时间允许，试着在早上和下午各拿出一个小时的时间查阅邮件，然后控制自己不要在一收到邮件的时候就处理邮件，因为这个时间你可以安排做其他工作。
真的很难摆脱那些待办事项清单吗？认真地用心感受
如果你真的要很吃力才能完成昨天需要完成的工作，那你可能需要尝试不同的方法来改进你的待办清单。这可能有点儿奇怪，但听我们说下去。我们从企业家罗宾·斯科特那里学到一个方法，他建议考虑一下完成这项任务会让你感觉如何。
列出一些需要完成的工作。现在根据你的感受把最困难的工作分类。下面是罗宾的分类表，每一类都有例子。
胜利的感觉：客户推介，投资介绍，招聘计划，关键事项。
超级满意的感觉：收件箱清零（谢家华的“昨天的邮箱”方法，后面会有更多介绍），完成棘手的电话、研究。
非常轻松的感觉：纳税申报，解决保险事宜，预订航班。
非常有成就感：介绍，建议，引荐，推广。
基本礼仪：感谢信，信守诺言，不要言过其实，不要破坏大局。
喜悦的感觉：终于得到拉斐尔的作品《雅典学院》，给朋友打电话。
修身养性：每天跑步，10分钟晨禅。
在Muse，当我们忙得有些不知所措的时候，我们试过这种办法，并且发现这些感受可以让自己避免拖延症，获得满足感。为什么？因为它迫使我们思考为什么要做这件工作而不是工作本身。这几个字眼有助于利用不同的动机，获得情感上的满足。这个解决方案不一定适合每个人，但如果你需要做出改变和寻找动力完成你的待办事项清单，这可算是一个伟大的战略部署。