即使了解了最好的效率策略，你也会时不时地感到不知所措。你的待办事项清单内容很多，错过了最后期限，收件箱里满是同事们对你几周前就应该完成的工作的跟进邮件。当事情变得一团糟时，快速弥补措施或新的效率应用程序帮不上什么忙。要再次控制你的工作节奏，你需要退后一步，考量现状并采取一些更有战略性的行动来厘清工作情况。
首先，带上“全部待办事项清单”，在日程表上安排出时间自己待一会儿（亚历克斯喜欢一个人出去吃早餐）。我们知道这意味着推迟其他看似紧迫的工作，但这将有助于你理顺思路，使你能够清楚地思考你现在在做什么，以及如何去解决它。在“和你自己见面”（独处）的时候，记下你工作中的所有事情，其中大部分可能都已经在你的清单上了。但因为你太忙，清单可能已经不是最新的了，是更新一下的时候了。
接下来，确定工作的主要类别（例如客户沟通、内部报告、会议后续行动），确保添加一个“其他”来包含所有的必须列入清单的杂项。在一张纸上，将每项任务放入适当的类别。你写的时候可能会想到另外的待办项目，不要惊慌，把它们添加到清单中。任何或大或小的事项都可以写进清单，重要的是要面对现实，即你要怎么做来确定它们的轻重缓急，以及你迫切地需要解决问题的方法。
通常，看完全部待办事项列表，你会发现有两种类型的任务：长期且可行的，或令人不知所措且无法完成的。如果是后者，不要绝望。无论你要赶工还是工作上有些贪多嚼不烂，以下几个策略可以帮助你重新掌控自己疲于奔命的工作和生活。
去掉无关事项
看看你清单上的任务，并决定哪些可以完全取消。我知道，这听起来很吓人，甚至是不可能的。但我们确信，现在有几件事情是不需要马上完成的（至少不是由你完成的）。所有不重要的事情都可以删掉。
使用二八法则
有没有一些任务或工作只需要20% 的努力就将产生80% 的影响？例如，假设你的上级在推出新产品之前，想要一份产品竞争力分析。在给他一份长篇大论之前，对于竞争对手只有一页纸的分析能否足以帮助上级做出决定？如果是这样，那就交一页纸即可。或者，如果你像销售代表一样，自己的大部分收益都来自大型交易，但是你却把一半时间花在效益较差的小型交易上，你能把自己的时间和注意力转移到更大的交易上吗？如果可以，那就转向大生意吧。
自动化或外包
效率管理专家斯蒂弗·罗宾斯有个著名的论断：你每天拿出半小时，一年就是三个星期。哇，整三个星期！仔细看看那些待办事项中有没有一些简单的重复工作，你可以把这些工作利用自动化操作完成，或者外包给自由职业者和实习生，或者利用第三方，比如助手等。
寻求帮助
如果工作中确实遇到困难，可以向上级、同事甚至其他部门的人员求助，这不是什么丢人的事情。首先，你的团队中可能有人处理过类似问题，或者他们可以帮着承担一些工作。也许你的实习生迫不及待地想参加幻灯片的制作，或者销售部的丹有Excel模板可以帮你做财务预算规划，或者你的上级不再需要让你起草那份文稿。看看你的工作是否和同事的工作有重合的部分。不要怕被看成是逃避责任的人，请记住，把你的工作从你手中拿掉，符合各方利益，因为你可以集中全部精力来高质量地完成其他工作。
开始排序
如果到目前为止，你的待办事项清单上的每项任务都是必须完成的，而且你也无法得到更多帮助，并且这些任务早晚都需要完成，那么看看最后期限到来之前哪些任务是真正紧急的，哪些任务是可以推迟的。你的经理也可以帮你把这些工作排序，所以在定下清单之后，去和上级交流一下。如果你乐意，可以直接找到他，告诉他：“我现在手头有一些工作要处理，希望你能帮我找出最好的处理方法。”这种方法很有主动性，不会让你显得是在抱怨或者想逃避工作（只要你确实没有抱怨，也没想逃避工作）。
停止接活儿
正如前文提到的，在任何时候说“不”都是一个重要的策略，但现在的关键是在紧张的时刻保持清醒。在事情再次得到控制之前，你要随时说“不”。除非你已经摆脱了这个烂摊子，否则不要再承担额外任务。
建议招聘员工
如果你已经尝试了以上所有的方法，但仍然发现自己在待办事项中挣扎，好像看不到希望，也许是时候要求你的团队增加人手了。根据公司的规定和预算，考虑雇用兼职人员、自由职业者、实习生或者低成本的临时工作人员。
休息一下
最后，不要忘记无论有多少工作等待处理，你仍然需要休息。无论是每天工作中间，还是在工作结束的时候，都要好好休息。不要以为熬通宵或周末加班就可以完成无休止的工作。如果花时间休息，然后继续工作，我们的大脑和身体的感觉会更好。要让你的身体和大脑得到应有的休息。