即使你的工作状态很好，你还是会收到大量的电子邮件，而且没有时间回复全部的电子邮件。如果你被收件箱束缚住，就会严重影响你的效率，而且妨碍你完成实际工作。与此同时，在现代世界里，如果你想要给老板留下深刻印象，并且在工作中取得主动，随时查收收件箱是很有必要的。
此外，从个人角度来看，防止电子邮件占据我们的生活是很重要的。大多数月份，亚历克斯接受并处理的电子邮件超过一万封，所以找到正确的方式来管理这些邮件对她的日常工作来说是至关重要的。事实证明，管理电子邮件的“正确方式”受制于个人风格。在这里，我们已经挑选了一些最受欢迎的和最成功的策略，你可以自己决定哪一个是最好的。
从重要的事情开始
通常人们根据处理邮件的数量来判断他们任务完成的情况。“今天下午我花了3小时，回复了120封电子邮件！”但在大多数情况下，这一思路是非常错误的。我们相信，要处理好电子邮件，你需要利用聪明的战略。并非每封电子邮件都需要同样的关注，考虑你的电子邮件属于下面哪个类别：
·快速阅读而且可以立即回复的电子邮件（回复时间：少于5分钟）；
·需要做出思考并认真地写出来的电子邮件，但回复邮件的工作量不大（回复时间：5至30分钟）；
·需要研究并做出结论的电子邮件（回复时间：30分钟以上）。
当面对收件箱里大量的邮件时，你可能很想匆忙完成回信任务。完成回复是令人满意的，你感觉自己进展迅速，而且快速的回答并不需要太多脑力。但我们建议采取相反的做法。这里有一个古老的关于石块、鹅卵石和沙子的故事：想象一下，你拿到了一个玻璃罐子，需要用石块、鹅卵石和沙子填满它。唯一的方法就是从最重要的事情开始：石块。如果先用沙子装满罐子，你就永远无法容纳那些大石块。
处理电子邮件时，这个罐子是你的时间，快速和容易的电子邮件是沙子。如果你先回答了那些问题，就没有时间去做那些重要的事情了。
在日常生活中实施这一策略最简单的方法就是把邮件自动分类到上面列出的三种类型中。每收到一封电子邮件，把它放入以下三个文件夹中的一个或给它贴以下三个标签（或Gmail中的过滤器之一）：“快速回复”“需要考虑一下”“需要集中时间回复”。
然后，你知道自己有一个固定的时间段，从标记为重点的“石块”邮件开始，至少完成一两封这样的邮件再去回复那些简单的邮件。一旦你把这些石头弄出来之后，就可以处理沙子了，所以接下来你可以利用下次会议前的几分钟时间，或利用等待公交车、排队买咖啡的时间，完成标着“快速回复”标签的电子邮件，而不是浏览Instagram。
后进先出，先进后出
这是人们在处理邮件时最常用的方式，根据收件箱从上到下（收到的邮件日期从近到远）的顺序开始。
这个方法非常方便和直观，但有两个主要风险。第一个风险是不一致的回信速度。当你有很多时间可以花在电子邮件上的时候，会很快回复。当你忙碌和开会的时候，邮件会堆积起来，并被埋没在新的电子邮件中，昨天人们收到你快速回复的邮件，今天就会质疑为什么你这么久才回邮件。
第二个风险是因为没有及时跟进，你可能会错失良机。如果你使用这个方法，但又想规避这些风险，我们建议一周屏蔽一两个小时，在这期间你可以利用反序法（下面介绍这个方法）。这样，你就不会错过那些重要的邮件了。
把时间顺序反过来
把先进后出的顺序反过来就是先处理最早的邮件。最简单的方法就是把收件箱的排序改成最早收到的邮件到最新收到的邮件。利用这种方法，你会先看到被你推迟的比较难回复的电子邮件，这种办法对拖延症来说再好不过了。然而，如果你的工作性质需要立刻回复收到的电子邮件，采用时间倒序的方法是不可取的。在这种情况下，你可以使用混合策略，早上采用时间倒序，剩下的时间采用先进先出的办法。
昨天的邮箱
美捷步的CEO谢家华提出的“昨天的邮箱”的方法是指今天把昨天收到的全部邮件都处理完。他是这样说的：
你每天的待办事项清单只是昨天的邮件（因此叫“昨天的邮箱”）。每天早上起床的时候，你就知道要看多少封邮件；每处理一封邮件你就前进一步，把邮箱里昨天收到的邮件都处理完，邮箱里没有一封未读邮件，这是很有意义的。完成工作之后的成就感让人感觉很不一般。
这个方法对于那些感觉自己总是被邮件淹没的人来说是个好办法。和其他方法不同，你的目标每天都一样，不会让你感觉手足无措，而且随着时间的推移，你发现自己能够掌握处理这些邮件到底要花多长时间。你昨天收到了25封邮件吗？好的，你大概要花1个小时处理这些邮件。一天收到70封邮件？你可以提前安排一下时间处理这70封邮件。另外，这个方法保证了写信人会在24小时内收到回复。
收件箱零邮件
这个术语是由梅林·曼提出的，收件箱零邮件是指总是保持收件箱是完全空的状态。这样做有很大的好处：一切都处理完之后，你不用再浪费时间读三遍电子邮件。这种方法对有些人很有好处，他们喜欢完全控制自己的收件箱。从我们的经验来看，如果你容易走极端，你的生活就很可能会被信箱支配。对于像凯瑟琳这样性格比较散漫的人来说，这个方法显然再好不过。