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不可懈怠的保密意识

    一个合格的咨询顾问必然是一个口风很紧的顾问。做这行的,保密意识很重要,哪些话能说,哪些话不能说,什么时候说合适,什么时候不合适,心里都要有个谱。

    新员工入职麦肯锡公司要接受的短期培训里,就包括了有关保密的内容。主持人声情并茂地讲起他和女朋友待在一起的时候也会小心地锁好公事包,这让很多初入咨询行业的新人感到有些夸张,难道连女朋友都不能信任吗?对自己最亲近的人真的有必要那么防备吗?当他们的资历加深、见闻増多后,就会理解这种严肃以待的态度是多么有必要了。

    除了在亲友之间,还有许多情况也都能体现麦肯锡的保密意识。比如,咨询顾问们在公共交通工具上也不会随手拿出公事包里装着的顾主的材料阅读,而要时刻注意身边旅客的动静,提防他们是否会是潜在的竞争对手,或者无孔不入的记者,甚至可能是与顾主有某种特殊关系的人。如果贸然在他们面前展示了顾主的资料,就可能掀起轩然大波。

    这种保密也应该是全方位的,不仅在公司外面要注意,在公司里面也要留神,甚至是在关系亲密的同事之间。因为麦肯锡的服务对象成分复杂,所以大家在讨论雇主问题的时候常常使用代码指代某些东西。

    即使这样也不能保证完全保密,曾经有一位来自德国的项目经理就碰到过这样的情况:她的女朋友恰好在他一个竞争对手的公司服务,所以他们私下交流的时候,也会恪守对顾主信息严格保密的原则,绝口不谈这方面的事务,就是怕有什么闪失。当然,如果他们需要在必要的场合会谈,比如解决商业问题的时候,是可以开口的。这是个例外,而有些场合你必须时刻提醒自己注意,比如在飞机上,万一你的竞争对手正好坐在你旁边,并且悄悄看到了你顾主的材料内容。那会出现什么后果,你是否想过?如果让公司内部的无关人员看到,结果又会如何?若是被你的上司发现了,你会受到什么样的处罚?这些问题,都要考虑清楚。

    当工作内容涉及某些敏感问题时,就更要妥善保管相关资料了,不要随意将它们放在办公桌上,下班离开之前,要记得将资料锁进文件柜里。不要与团队之外的人或者在工作之外的场合,谈论一些工作过程中发生的特殊问题,高度敏感的材料一定要妥善收好,就算必须带到公共场合也要细心照管。还有,打电话、写邮件、发传真或者声讯邮件时都得谨言慎行,时刻注意保密,这是避免酿成大错必须养成的习惯。

    在合作中抛开个人情绪

    在工作和生活中,我们总要与他人发生联系——社交或工作的交往,其中就会发生人与人之间的性格碰撞。这时就会发现有的人好相处,而有的人则不容易相处。有的人随和、外向,有的人固执、内敛。与随和的人好交流、好合作,而与固执、内敛的人交流会有障碍。

    在麦肯锡,这样的问题也是存在的。据调查,有六成职场人士曾借儿童节来释放心理压力。对于简单的人际关系,很多人都心向往之,他们希望像孩子那样单纯,像孩子那样天真无邪,像孩子那样有最简单的人际关系和交往。而在职场上,人们都像戴着一副假面具,既要完成繁重的工作,还要应付各种复杂的人际关系,或者与领导虚与委蛇,或者与同事钩心斗角,一天下来会觉得身心俱疲,失眠紧张焦虑,以致对工作产生倦怠情绪。

    有关人际关系的问题在麦肯锡也会出现,比如“我和那位顾主的负责人怎么也合不来”“不喜欢团队里的那个人”等等,但情绪问题的出现,并不会影响工作的质量。有位心理专家常说,掌握各种信息的人,对其中的一两件事总会表现出赞同,甚至产生共鸣。

    在处理人际关系时,首先要清楚对方属于哪种类型的人,接着要有意识地关注对方的优点和长处。如果你能在对方身上发现10个以上的优点和长处,那你和对方的交往将产生明显的效果,这些都是你从对方身上发现的值得自己尊重的特质。这种发现哪怕只是一点点,也能使你对其产生尊敬,对你们的交往乃至合作产生积极的影响。

    这样一来,工作会在愉快的气氛中展开,也就比较容易达成合作。当然,也有另一种情况,有时人们也会为难以共事而苦恼,这时建议大家暂且将这种情绪搁置一下,尝试着从多角度、多侧面观察对方,放下伪装和面具,坦诚地与之交往与合作。这样,原先紧张的工作气氛会得到缓和,彼此都会感到轻松,也会增进彼此的交流,对沟通和提高工作效率也是有益的。

    主动汇报工作成果

    在工作中上司有时会提出一些询问,比如“那项工作做得怎样了”“布置后还没听到你的汇报,这是怎么回事”等等,你可能会感到猝不及防,连忙做出解释,比如事情还没解决,正在想办法,等等。

    这种场景很多,但在这样貌似平常的对话中,包含了影响项目价值大小的重要因素。领导可能一直在下面协调那项工作的进程,也可能从询问开始就计划着寻求帮助了,但仅仅因为你没有及时汇报,项目就有可能被耽搁,从而得不到有效的支援。

    从反面看也是这样。有时我们为工作而努力奔忙,而且工作是卓有成效的,仅仅因为没有及时向领导汇报工作进程,反而被领导质疑甚至批评,这就更可惜了。在麦肯锡公司,个人的行动虽然比组织内部的行为更重要,但有关工作重心的问题,也要及时做出汇报、沟通和商谈。

    对于汇报、沟通和商谈,领导自然是非常重视的,目的也是为了最终将最大价值提供给顾主,他们需要随时掌握目前的工作重心有无偏差,以及顾主是否还有疑虑。领导无须对属下的工作进行监视,但正因为如此,我们要主动向领导汇报工作进程,这对双方都是重要的。

    当然,很多下属还不太擅长与领导面对面地沟通,原因是他们不了解领导的想法,不知道领导的意图是什么,对此,提出以下的建议供借鉴。

    要注意观察领导的工作节奏,有的领导工作节奏舒缓,有的领导工作节奏紧凑而急迫。向工作节奏舒缓的领导汇报工作时,如果你汇报的情况过于分散,对方很可能会要求你梳理一下再做汇报。而向工作节奏紧凑而急迫的领导汇报工作时,对方可能并不要求材料必须很完整,而是能尽快告诉他事情的经过。

    汇报工作前要把握好对方的类型,根据他们的节奏有针对性地做好调整,这样就会得到不同的评价。如果是新入职的人,就更需要注意观察领导,争取尽早适应。

    领导属于哪种类型的人?他们关注的问题是什么?对什么样的汇报会给予正面的评价?有些人可能会对领导有抱怨,但这对自己的工作是无济于事的,倒不如在如何适应上下功夫,这才是有百利而无一害的好事。

    为什么强调要主动向领导汇报自己的工作呢?原因大致有以下几点:

    1.我们每做一项工作,都要提前向领导做个汇报,请示一下,这是争取了主动。而在工作进程中,为了随时提醒领导关注我们的工作,也要经常做汇报,这样,在领导的眼里你就是一个很有头脑的人,特别是当工作取得了初步的业绩,即将进入下一环节,此时要向领导汇报一下前一阶段的工作和下一步的计划,领导会因此了解你的业绩,从而可以给予你必要的指导和帮助。

    2.向领导勤汇报,与领导接触多了,给领导的印象自然深刻,领导对你的长处和优点就会有更多的了解,这有利于将来的发展。对于那些已经有经验的下属来说,勤汇报就意味着自己是在领导的支持和允许下开展工作的,如果得不到这种支持和允许,即使再努力再出成绩,领导也未必会认可。

    3.我们在工作中遇到问题是很自然的事情,不要把问题当作麻烦事,这也是下属在领导面前争取表现的好机会。及时向领导汇报,征求领导的意见,有了领导的指示,工作就有了保证。

    与领导沟通实际上也是双方的需要,我们主动汇报工作,及时得到领导的指示,对自己的失误及时做出纠正,把握方向,能把工作做得更好;从领导的角度讲,他也要了解下属的工作情况,了解工作进程,发现问题及时解决。这样的沟通拉近了你与领导的距离,也使领导加深了对你的了解,你的能力也得到了展示。

    成为不可缺少的存在

    在团队中一起工作时,总有人希望引起大家的关注,彰显自己的存在感,这种核心意识的取得,就能获得大家的认同。但要做众人的核心并引起大家对自己的认同和关注,有多种表现形式。有的人振臂一呼就能调动兵马,让大家跟随自己;也有的人不属于这一类,但依然得到大家的认可和拥戴,这种人的特点就是保持本我,不强迫自己,同时还能把工作做得很出色。

    有一位前辈是物流专家,他为人持重,虽然没有那种号令千军万马的气势,但他的稳重使团队感到安心。作为物流专家,他对工作非常熟悉,从而使工作开展得非常顺利。这种人不是潮流领导者,但他的存在感非常强,是众人的核心,领导也非常器重和仰仗他。

    彰显自己可以展露自己的才能,但不事张扬同样也能展示自己,只要我们认真做好本职工作,保持开放的头脑,面对各种纷纭复杂的事情不抗拒、不回避,积极应对挑战,踏踏实实做好分内的事情,也会得到大家的认可,也会因我们的业绩得到大家的称赞。这也是提高存在感的一种方法。

    同样的,对于一个领导来说,也可以这样的理念发挥自己的领导才能。保持开放的思维,注意倾听团队成员的意见,而不是沉迷于发号施令。身先士卒,与大家共同努力,才能赢得大家的信赖和支持,让大家有一种认同感,愿意在你的领导下工作,并以此为荣。

    要想在团队中赢得较高的存在感,以下几点值得注意:

    1.与同事关系要友善,要有基本的礼节。

    每天与同事在一起工作,彼此自然很熟悉,无论性格还是工作交往,若大家都能互相包容、相互配合,就会让人觉得可以自在随意地与之相处;但要注意,即使再熟悉的同事和朋友,说话做事还是要顾及对方的感受。讲礼貌礼节,不仅表现在初次相处。在你的交往进程中,讲礼节、讲诚信、关心友爱,这些品质要时刻伴随着你,因为这些品质会帮助你成长和发展。以礼待人,就能赢得他人的礼遇,这既是与人交往的开始,也要伴随始终。尊重他人,他人才会尊重你,和谐的关系就是这样产生的。

    对大家要笑脸相迎,多说“请”“谢谢”“对不起”等礼貌语言。书写要得体,衣着要整洁。要注意倾听别人的话,并礼貌回应。

    2.对自己分内的工作不要推托,同时主动帮助同事做好工作。

    在团队中工作很多时候需要相互配合、相互补漏,在大事上相互支持,小节也不要轻视,比如帮助同事接听个电话、留个言、做个回复等,这些看起来是小事,却是同事间友善的润滑剂,能够帮助我们建立起和谐的工作关系,营造一个良好的工作氛围。千万不要认为“这不属于我的工作”“这不关我的事”,即便与你无关,你最好也可以这样说:“对这件事,我能帮什么忙吗?”

    我们在一个集体中工作,只有合作才能完成共同的任务,所有同事之间的合作是必不可少的,而合作既包括工作上的协调,也包括心理上的调适和良好人际关系的建立。我们分内的工作绝不推托,分外的工作也要尽可能地帮同事一把,因为我们的工作都是相互衔接的,为着一个共同的目标,所以协同与合作也是很重要的。

    3.掌控自己的情绪,做自己情绪的主人。

    在工作中遇到不快,可以自我调节一下,心中默念“我是主人,我要掌控自己的情绪”,默念十遍。当别人发脾气影响了你时,你也同样默念十次:“他这样是有原因的。我是主人,我要掌控自己的情绪,也要帮助他调整好情绪。”

    人都是有性格、有情绪的,无论正面情绪还是负面情绪,都会带来一定的影响,也就是正面的和负面的影响。正面影响让人神清气爽,对工作有利,可以提高工作效率,保障人际关系的和谐;而负面情绪不仅会害了自己,伤及别人时也害了别人。

    4.视同事为顾客,尽力让他们满意。

    交给同事任务时一定要确保准备妥当。信件、报告、电话留言等都要准确无误,不要给同事带来麻烦。经常检查自己的工作,确保不出现问题。

    搞好人际关系,做好同事间的协作,可以借鉴商场经验,把同事视为顾客,要了解“顾客”的需求,从顾客的角度考虑问题,拿出你的真诚,尽力让顾客满意,这样就能和“顾客”建立起密切和谐的关系。在与人的交往中,不要做自私的人,自私只能失去他人的信任,只会使自己成为孤家寡人。

    5.学会鼓励他人,用赞美代替批评。

    在生活和工作中,挫折是难免的,在职场上受到批评也是常有的事情。当遭遇这种情形,有的人就会感到心灵受伤,因而丧失了信心,失去了工作的动力,一副垂头丧气的样子,这对个人的成长和工作往往会造成负面影响。我们不妨换个方式,变批评为激励,用激励的形式激发一个人的潜能,这对改进工作事半功倍。激励总比批评要好,这对改善人际关系也有益处。虽然人无完人,但人也各有长处,我们要善于发现别人的长处,用语言表达你的赞美和欣赏,这就是激励。对别人的一个喝彩,可能就会激发他更多的热情和活力,也可能使他更发奋地工作。

    6.要经常让同事们知道你对他们的感谢。

    同事们在日常工作中会为你提供帮助,当你不在办公室时,是他们帮助你接听电话;当你生病时,是他们帮助你处理工作。很多工作需要大家的协调互助来完成,所以,每天用一点时间向他们表达你的感激之情。

    有些同事因为工作调动不在身边了,每隔一段时间,给他们写封信、发个e-mail,或打个电话,保持友谊,表达你对曾经一起工作的怀念和感激。

    这样的感谢不需要什么技巧,只要有颗善意感恩的心就足够了。你的感激会使同事们感到心里暖暖的,他们感到自己被需要、被肯定,是有影响力的,因此会对自己更有信心,也会更愿意和你在一起工作。

    7.对个人隐私要尊重,公私之间有界限。

    尊重个人隐私包含了两方面内容:一是他人的,一是自己的,两方面都要尊重。对同事的私事表示关心时要注意对方的反应,要适可而止,对方不愿多说就不要打听,更不要紧追不放。当同事遇到有关隐私的事情时,如果他有能力自己处理,就不要插手,保持关心即可。

    对于同事的心事和恩怨,我们不要妄加议论,在办公室打私人电话也要有所节制。隐私或私事,尽量不要在办公室议论。

    有些人乐于打听别人的私事,诸如年龄、婚姻家庭、个人喜好等,好像只有多问才显得关心,不问的话就显得没有人情味。在许多办公室,同事之间聊家庭私密好像是一种常态,越问越详细,还附加评价和训诫,无形中插手了许多家庭问题,不仅没有起到好作用,反而起到了破坏作用,甚至离间了同事之间的关系。

    8.同事之间要善于做工作上的沟通,相互提供资讯、情报和想法,共同分享经验。

    你或许是公司的资深员工,对公司的各种规章制度了如指掌,你有责任提醒新入职的员工,告知他们应该规避的行为。之前成功的经验和失败的教训,要向大家分享。

    当你的同事对某个项目存在疑问而你对此又有经验时,你就有必要把你的经验和教训提供给他。一个集体的特征就是大家共同进步、共同提高。资源共享,经验共享,教训也能一起引以为戒,伴随着你的成长,同事也得到成长,这样大家都愿与你共事。

    9.团队是第一位的,个人要服从团队的利益。

    融入团队中,关注团队利益,服从团队规范,比如在服装礼仪上,即便没有明文规定,也不宜穿奇装异服,或是打扮得与职业、场合不匹配。遵守规章制度,增强团队意识,个人好恶尽量与团队相符。

    还要注意尽量避免在公开场合批评同事,不散播不实的小道消息,不传谣,不搞小团体小宗派,不做恶意的竞争。

    10.不居功不诿过,要有包容心。

    要清楚一个道理,单枪匹马成不了大事,不要以为一切都是自己的功劳。自满的话常挂在嘴边,会让人反感。对他人要常存感恩的心,要体谅别人的难处,这样才能赢得大家的爱戴,大家才愿意和你共事。

    在共同的工作中,与同事之间难免会意见不合,这时,要注意虚心倾听对方的意见。当对方提出异议、指出你的不当之处时,首先要表示感谢,感谢对方的关注和帮助,同时提醒了你,帮助你发现了问题;如果对方指出的问题并没有道理,也要感谢对方,因为这让你得到了一次自省的机会。

    在生活和工作中出现过失在所难免,我们要尽可能地给他人以出路,给他们改正的机会。人犯了错,难免给他人造成伤害,必要的批评教育之外,在对方知错认错的基础上,要给对方改正的机会,这样对方也会感激你。如果有一天你犯了错,对方也会以同样的方式对待你。