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严谨实施问题方案

    方案一经确定,后面的工作就是实施,这个过程具体而严格,人员要确定,职责要确定。除了以书面的形式阐述方案外,麦肯锡咨询顾问还有些值得借鉴的经验。

    方案的实施要周密而具体,时间和所有的细节都要落实到位。例如有关重组销售队伍的问题,以往的做法是只要原则上强调一下即可,如今不仅要有原则,更要有具体的落实措施,操作性要强,包括召集培训,具体培训的日期和人员要得到落实。对顾客进行分类,将销售人员分别派往不同的销售小组,所有这些都要有具体时间和人员的落实方案。新组建的销售小组一经落实,要马上开展工作,与前20名顾客建立电话联系。

    麦肯锡的一位项目经理对方案的实施非常重视,在他看来要明确工作的内容和完成所需要的时间,所有的细节要确定,这些需要所有人员都清楚。而岗位责任制就是要确定专人负责,要保证有较强的责任心和达标的技能,按时完成任务。

    方案是由人来实施的,因此要强调人的因素,这是非常重要的。人员的选择要合适,这样才能保证工作的顺利开展,而责任心又是人员素质的重要保证。麦肯锡曾为一家跨国公司制定关于后勤支持部门的改革方案,管理人员精心选人,由一位责任心很强的人负责实施工作。他利用麦肯锡制订的翔实计划,把工作具体分配到每个团队成员,每隔两个星期就召集一次会议。如果有人没有按时完成任务,就需要当众解释清楚。方法虽然简单,但收效明显,大家都可以按时完成自己的工作,杜绝了延误。

    如何应对找麻烦的顾主

    通过与顾主团队的合作,一般都能建立起良好的人际关系,但也有例外。个别不好合作的人,通常被称为“讨债鬼”。若经过一段时间的合作还改变不了对方,就要考虑辞掉这样的人,因为这样的人会严重影响工作进程。

    这种人大致可分为两种类型,一是作用不大或不起什么作用的人,二是故意和你作对的人。这两种人我们都免不了会遇到,在合作不成的情况下都要辞退。

    麦肯锡团队曾与顾主团队合作参与纽约大银行的一个项目工作,顾主团队成员由不同部门的人员组成,这些部门包括了信贷、投资和后勤保障等,人员都来自高级管理层,其中的汉克来自后勤保障部门。汉克人缘很好,他高高的个子,衣着不讲究,领带和衬衣也不讲究搭配,西装外套上还常常有污渍,样子很邋遢。与外貌相比,汉克对银行业务却是非常讲究的,他对每个业务环节了解得都很透彻,他是个有头脑的业务能手。

    遗憾的是汉克对麦肯锡抱有成见,他认为麦肯锡公司只是嘴把式,只会夸夸其谈,将空谈卖给顾主,把问题留给顾主,为此他不愿意和麦肯锡合作,他只想干自己喜欢的工作。但既然上司指定了他,他也无可奈何,只好每天来逛一趟,工作也不积极,具体工作也不予以配合,对团队合作来说,他实在没有什么作用。

    除了汉克这样的人,还有一种,就是工作能力不强,没什么本事的人,对这样的人该怎样安排呢?唯一的办法可能就是把他们从团队中请出去。但请走了他们,由谁来接替呢?如果一时没有合适的人选,有时也只好继续和他们打交道了。但即使在一起也要注意把握分寸,既然难以合作,就要尽量绕开他们,给他们分配一些可以由他们独立完成的工作,这些工作不涉及关键环节,而且也不是别人干不了的。要想办法尽可能地让他们也发挥点作用。

    这里要说到另一个人,他是来自阿根廷的卡罗斯。他获得了牛津大学学士学位、哈佛大学的MBA,但他过于消极,顾主董事会的一些人对麦肯锡持不合作的态度,所以他们支持卡罗斯。说实话,汉克有很多错,但总比卡罗斯要好些。卡罗斯具有高超的手腕,他妨碍团队的工作总是做得很巧妙,他把团队往死胡同里领,还在背后向董事会打小报告,说麦肯锡团队的坏话。总之,他对团队形成了一大威胁,这些都说明了他在团队中只会起到负面作用,不是合作的伙伴。

    对卡罗斯和汉克这两种人,还是要区别对待。卡罗斯的背景复杂,有来自背后的支持,处理起来比较麻烦,因为有些人是被对方有意安插进来的,如果是这样的话,请出他们就非常困难,这时就要想办法尽量绕开他们。他们的才能能用则用,也让他们发挥,但对他们要有所保留,特别是涉及一些敏感信息时要做好保密工作,不要让他们获得。这样的人一般都有幕后老板,要想办法了解他们幕后的意图,做好防范。

    对以上所列举的问题,麦肯锡团队曾颇费脑筋,因为项目经理有丰富的技巧和能力,对付像卡罗斯之类的人还是有办法的,但即使再有办法,团队中出现这样的人,对工作还是会产生负面影响。对麦肯锡来说,无论顾主怎样不受欢迎,总还是要尽力争取合作。以汉克为例,经过一段时间,大家互相加深了了解和信任,汉克逐渐接受了麦肯锡的理念,和大家的相处也渐入佳境,工作也就富有成效了。

    “电梯测验”法则

    要能紧紧地抓住问题的核心。对于核心问题的描述要简洁,要在短时间内完成描述。如果没有抓住问题的核心,你的描述可能就会冗长又抓不住重点,即所谓下笔千言离题万里。这时,我们不妨尝试“电梯测试”,也就是在电梯升降的短时间内(大约30秒),用一句精练的话描述问题的核心。

    或许有人觉得这不大可能做到,但我们不妨这样比较一下,当你和一个陌生人同乘电梯时,你会感到时间过得很慢,你越是希望电梯运行快一点,电梯就显得越慢,这时的30秒就不像人们想象的那样短暂了。30秒可以播放两则商业广告,这样看来,它的容量还是很大的,我们完全可以在30秒内做出有效的描述。

    我们要传递信息给对方,无论对方有多忙,短暂的30秒时间总还是会有的。利用这短暂的时间传递关键的信息,将核心问题、解决方案和实施办法包含在简洁的语言中,或许当时就能得到对方的回复,显然这对双方都有益。要做到这些是完全可能的。

    如果是在会议期间,可以预先将会议议题、解决方案和实施办法等核心内容写在便笺上,以此为中心进行讨论。要保持头脑清醒,这是付诸行动的重要前提,而关键的一点就是要抓住问题的核心。