万书网 > 心理哲学 > 麦肯锡工作法 > 走访成功的秘诀

走访成功的秘诀

    因为走访的目的性很强,时间又有限,所以要想顺利完成任务,有些方法的掌握就显得非常重要。以下几个方面值得我们注意:

    1.走访事宜由对方的领导安排。

    走访前要跟对方领导打招呼,说明走访的目的,领导会积极配合,做出必要的安排,这对走访的顺利进行是非常必要的。

    2.走访需要双人进行。

    担任走访有很多困难,既要提问又要记录,记录又必然会影响接下来的提问,对方有些非语言类的线索可能就会因此被忽略。为了保证走访的顺利进行,有必要安排两个人,这样,在访谈时就可以一人提问一人记录,也可以两个人交替进行,互相补充完善。当然要保证提问方向的一致性。

    3.倾听的重要性。

    注意走访的性质是拜访、是倾听、是获取更多的信息,不是指导工作,所以在走访时要最大限度地获取信息,除了提问和表示倾听的简单话语外,谈话时要尽量少插话,把时间都留给对方,因为对方掌握着大量的信息。还要避免把谈话搞成“是”与“不是”的简单问答。需要提示注意的是,谈话时不要跑题,一旦发生跑题的现象,要设法拉回话题。

    4.注意复述。

    麦肯锡顾问都经历过复述的训练,这是做实际走访前必要的功课,就是将一个问题的答案变换一下形式复述出来。表面上看这不算什么大事,但要想真正掌握也不是那么容易的。比如,有的人在复述时就容易把材料搞得混乱,重点不突出,无关紧要的信息一大堆,这说明没有把信息吃透。正常的复述要求条理清晰,层次分明,突出主要问题,这样才会赢得对方的信服,或许对方还会在此基础上再做补充。如果复述不理想,对方可能会感到反感,觉得自己一番话白讲了,没有让你听明白,失望之情油然而生。

    5.走访不要像审问。

    曾经有过这样一个案例,一个项目经理带一个新入职的同事去做走访,他们准备的提纲很清晰,前期准备很好。为了锻炼新员工,经理有意安排新人去提问。新人虽然很敬业,但因为没有注意方式方法,问得有些生硬,步步紧逼,有点像审问,这让对方很反感,甚至有了几分戒心,以致不予配合。

    这个教训对我们每个人都是个警醒,提醒我们要注意提问的技巧,要尊重对方,要考虑对方的感受,让谈话在轻松的氛围中进行,这样对方才能畅所欲言,我们才能从中获得所需的信息。

    6.问题的设置不要过多。

    走访设置的问题要围绕重点展开,不要事无巨细都去关注,这在走访提纲中要有所体现,涉及知识性的内容,我们有许多途径可以获得。

    涉及商业问题时,被访者有时可能会有所保留,这时不要紧追不放。刨根问底有时容易让对方反感,以致不愿配合,甚至充满敌意。所以,要努力与对方建立良好的关系,营造融洽的访谈氛围。

    7.借鉴考伦波的经验。

    这里说的是20世纪70年代一部电视剧中的片段,考伦波探长在结束对谋杀嫌疑犯的询问后,捡起雨衣向门外走去,当走到门口将要离开时,他突然转身问道:“对不起,夫人,有些事我忘记问了。”这看上去是不经意的一问,但就是这一问,却可能引出非常重要的信息。实际上这是个策略,是个技巧。使用这个策略,往往会有意外的收获。访谈结束和访谈进行中有所不同,结束时人们一般精神上都很放松,心情愉悦;在刚才谈话中可能还有所顾忌,甚至有种防范心理,这时防线解除了,你不经意间的一个问题,对方很可能顺口就给出了答案,这很可能是你之前费尽心机也难问出的。所以,要充分把握和利用这个时机。

    这个策略还能得到进一步发挥,当然不是发生在走访结束时,而是事情过去几天后,你像是无意间顺访被访者,就像路过这里顺便看看对方,你很轻松随意地说上次忘了一个问题,现在正好顺便问一下。这样的提问不像几天前那样正经八百,也没有公事公办的口气,对方很可能就非常轻松地给你答案了。

    感谢信的奇妙效果

    当走访结束时,不要以为工作就这样结束了,你还要向对方表示谢意,这不仅是出于礼貌,也是工作的一部分。表示谢意的方式有很多,可以写封感谢信,它可能会给你带来意外的收获。

    我们在孩提时代都接受过礼貌和感恩的教育,在接受了别人的礼物或得到了别人的帮助后要表示感谢。走访工作也是如此,通过走访,我们获得了信息,这都是被访者积极配合的结果,是他们为我们提供了帮助,使我们顺利完成工作,对他们我们要表示诚挚的谢意。我们可以给被访者写封感谢信,信的格式不要概念化,要不落俗套,不要只是应付过场,而应该带着真诚去表示自己的谢意,让对方感受到我们的诚意。

    感谢信发出了,一切也许还没结束,在未来的某一天,这封感谢信说不定会产生意想不到的效果。麦肯锡一位咨询顾问曾经走访美国中部一家农产品公司的高级营销主管,电话联系走访事宜时,对方就表示了极大的热情。这似乎有些不可思议,咨询顾问后来才明白,就在15年前,这位营销主管曾接受过麦肯锡顾问的走访,事后收到了感谢信,信中对占用他的宝贵时间表示了感谢。对这封信,主管非常珍惜,把它装进镜框,和他的大学毕业证书一起挂在办公室墙上一个非常显眼的位置。就是这封信让麦肯锡赢得了很好的声誉。由此可见感谢信的重要性,它的意义已经远远超出礼貌和工作的范畴,它已经成为一种情感的纽带,对后来的工作也产生了良好的影响,它意味着我们可以一如既往地从被访者那里得到帮助。