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第十三章 麦肯锡工作与生活调节法

    享受出差的乐趣

    虽然麦肯锡给为它工作的人提供了诸如高收入、有挑战的工作、人品素质很高的同事等有利条件,可长时间的工作算是该公司对员工的一种惩罚。工作时间长,甚至通宵达旦地加班是很多为麦肯锡工作的顾问远离家人朋友的原因,因为他们大部分的时间都耗费在赶往工作地点的路途中。

    面对枯燥漫长的出差办事,麦肯锡的顾问想了很多方法来解决他们在路上和陌生城市中孤独寂寞无聊的问题。他们一致认为要像一个旅行家那样,因为在异地保持好的心态是很重要的。所以他们建议出差的顾问们,在异地工作之余得抽点空闲去看看那里的风景,泡泡温泉,吃吃当地的美食,如果那里有多年不见的朋友,最好去看看朋友,与朋友叙叙旧,等等。因为在异地出差工作之余多与外界接触,有时也能创造出新的机会。

    在他们看来,适当地规划工作和自己的生活,是异地出差的一个必要前提。倘若必须长时间在异地工作,那就不能将旅行和工作变成纯粹的消耗,这一点必须注意。一定要抽出时间来放松自己。例如,找同事和顾主团队里的人,当然也可以去找在当地生活的大学或者商学院的同学朋友吃个饭,看场球赛或者演出都是不错的方法。最差也可以回到宾馆睡觉,看看电视,读读书,但千万别一直想着工作中还有哪些事情没有解决,因为这么做只会将工作、吃饭、睡觉变成三点一线的恶性循环,是不利于自己以后的工作状态的。

    去外地出差对我个人来讲某种程度上算得上是“休息”,是换了种工作方式的休闲状态。最能体现出这种愉快的情况是有了相对多的时间可以看书,每次在候机室或者在飞机上,只要不觉得困乏,我就会拿起一本事先准备好的书或喜欢的杂志来阅读。阅读在很多时候是一种难得的帮助自己脱离现实放松身心的方法,能让自己感到舒适。路途中我们一般不可能认识周围的人,为了尽量不打扰他人,每次出差我都会按照自己的阅读计划带好在出差途中要看的书。

    在麦肯锡工作的人,他们经常要与他们的顾主见面商讨和落实商业计划,因此他们用在外地出差的时间很多,可不管他们到哪里都会带上PTM——护照(passport)、机票(ticket)和钱(money)三样最基本的东西。除此之外,在他们的行李里还会有旅行计划、约见人员名单和联系方式,以及一本好书。这基本成了麦肯锡顾问公司的顾问们约定俗成的习惯了,他们在出差前列出以下物品清单:

    服装类:多带一件衬衣或裤子,男士多带几条备用领带,女士多带一双舒适的平底鞋、一套休闲装、一套运动装,以保证出差时的健康管理,一件保暖羊毛衫,在夜间乘机时穿。

    工具类:便签纸,画草图用的方格纸,给顾主的所有文件复本,计算器。

    生活用品:牙刷,男士要带剃须用品,女士要带迷你化妆包,肠胃药以及一瓶泰诺。

    保持条理以及与公司保持联系的物品:个人记事本,信用卡最好放在一个单独的钱包里,顾主所在地的地图,避免走错方向。

    娱乐用品:一本好书,飞机上阅读的剪报,有声书——用于长时间驾驶或休息眼睛的情况,在手提电脑上玩的游戏。

    除此,还可以将个人比较喜欢的东西列入清单,比如有的人将喜欢喝的可口可乐列在他们出差的物品清单上。

    不管我们在出差物品清单上列出什么,一定是在告诉我们自己,我们已经“做好出差准备了”,列出出差物品清单是为了确保自己不会因为时间匆忙而遗落重要的物品。

    尽管出差物品清单涉及很多细节的问题,可从这些对琐屑事情的安排和准备上可以看出麦肯锡人处事的态度,即事无巨细,考虑周全。

    让助手帮你减轻工作负担

    无论你称呼他们助手还是秘书,那些帮助你记录他人口信,为你安排工作日程,为你打字、复印或者为你整理文件等很多办公室工作的人,他们是你工作里不可缺少的宝贵资源,因此你得对你的助理(秘书或助手)好一点。

    在纽约的麦肯锡办事处,顾问们聘请好助理的竞争不亚于聘请名牌大学MBA的程度。和其他所有大型机构一样,要不是由于有资历好的助理处理大量的行政事务(因为管理咨询的顾问有时候不愿意干或没时间干,有时是干不来),麦肯锡这个团队早就分崩离析了。

    咨询顾问大多数时候都疲于奔命,时间都花费在调研、规划之中,他们没有太多时间来处理办公室的日常事务,因此他们的助理成了维系他们和公司其他部分的生命线。

    麦肯锡公司为了吸引最优秀的公司助理,为他们提供了最好的职业发展待遇。新进公司的助理开始时一般都会与4~5个刚进麦肯锡不久的顾问一同工作,只有工作表现突出的才有去为资深项目经理工作的机会,最优秀的助理都会被公司的合伙人和高层管理人员圈定下来。麦肯锡的助理都要接受很严格的培训,在培训上和他们的咨询顾问所接受的差不多,甚至每年还会进行一次额外培训。可助理的个人职业发展的道路远不止这些。

    负责麦肯锡公司行政和招聘职能的很多管理人员都是从做助理开始的,但现在他们所担任的职位已经具有相当的权力和责任了。麦肯锡公司所有的这些设计只是为了帮助其吸引和留住最好的助理人才,这就像麦肯锡想方设法吸引和留住最有创造性的咨询顾问一样。

    一位优秀的助理能承担大量的日常工作,这就大大减轻了麦肯锡咨询顾问们的工作量,使他们能集中精力轻松地做最重要的事情。

    助理打理的事情范围可见的如打字、整理文档、复印文件;不明显的如替老板安排好工作日程表、为从事麦肯锡长期任务的顾问付信用卡的账、给某个重要的人物送花等一切事情。可正是因为有了一个优秀助理所做的这些不起眼的琐碎的工作,麦肯锡的咨询顾问才能有一个完全不同的职业生涯。事实上没有一个麦肯锡的咨询顾问是不会打字的,公司里也有很多人能处理他们自己手头的文件,可要明白,要是在接下去的半年时间里,当一个咨询顾问远离公司、家庭不止500公里的时候,而且他可以信任做这些琐碎事情的人留在后方家里,那会出现什么样的情况呢?有一个可信赖的人帮我们处理后方的事情,我们的工作会方便很多。

    要是助理不够优秀出色,那情况就会变得非常糟糕。我的不少同事就因为他们的助理不称职,使得他们的工作、生活如同地狱一般:文件丢失了,传真发错了地方,顾主紧急留言在留言几天后才出现在办公桌上,接听电话词不达意、态度傲慢让他们的顾主大为光火,等等。

    在如何与助理交流这方面,我一般会尽可能地把自己的想法清晰地告诉他们;会让他们知道一天的任何时间里我会待在哪些地方,以便他们随时能找到我,向我通报重要的消息,或者让那些重要的顾主和其他顾问通过他们和我取得联系。最为关键的是,我会尽量给助理展现创造力和个人决策的机会:在替我整理公司情况说明材料时、在替我安排工作日程时、在充当其他顾问和我的联系人时。我这么做不过是想让自己和助理从这种关系中得到各自的好处。

    当然,现在不是每个人都会拥有全职的秘书助理。但无论你拥有什么样的助理,一定要牢记以下这些原则:对他们好点,想清楚你自己想要的,给他们成长的空间。有一点是值得肯定的,那就是临时秘书助理是不会提高公司级别的,可要是你对他们表示尊重友好,那么你就会从他们那里获得更高质量的工作效率。对于刚进团队的成员,只要我们对他们的成长多一些关心,他们就会从你那里获得宝贵的工作经验,从而提高他们的工作效率。因此,我们必须对自己的秘书助手好点,在他们需要帮助时拉他们一把,这些在将来会给你带来难以预计的好处。

    记得每个星期都要与工作之外的人见面

    我们生活在群体中,在工作的同时还有家庭,有朋友,有各种圈子。我们每天处于工作状态,很容易忽略进行这些与工作无关的人联系。要知道他们是我们信息的来源之一,通过他们我们可以拓宽视野,了解很多我们所不熟知的事情,还能拓展我们的人脉,增进亲情和友谊。与各种群体的交往,也是对自己社交能力的一个锻炼机会,通过联系可以拓宽自己的人脉。这些人兴趣爱好不同,成长环境不同,行业不同,年龄也会存在差异,所有这些导致了他们价值观的不同。通过与这些人接触,你会发现很多新鲜事物和新鲜思想,乃至新鲜的人生目标。他们的阅历和经验,会给你带来启发,会给你带来激励,会督促你成长。

    麦肯锡的很多咨询顾问就很注意忙里偷闲地会见公司以外的人,通过他们了解和学习到更多的知识和信息,这对工作是很有益处的,也是必要的。当将来有一天你离开了咨询顾问这个岗位,但对新的目标已经提前有所了解,这些很有可能就得益于平时的准备。所以,不要忽略与各种圈子里的人打交道,他们不仅能给你提供各种有价值的信息,也能给你提供建议和忠告。

    那么如何才能让公司之外的人充分发挥作用呢?有三种方法值得借鉴:

    1.每周至少安排一次见面。

    首先承认我们工作都很忙,但无论多忙也要在每周抽出时间和公司之外的人会面。有的人或者因为忙,或者因为不以为然,舍不得分出一点时间去社交,但隔一段时间,会突然发现自己变得什么也不知道了,眼界狭窄了。

    如果你意识到了这一点,发现自己很长时间没有参加社交活动,这就是一个危险的信号。如果你每周坚持社交活动,与公司以外的人见见面、聊聊天,互通一下信息,你会感到自己头脑丰富了,知道的事情多了,对工作甚至对决策也会有所帮助。

    2.与信赖的朋友或熟人介绍的人会面。

    社交活动的方式很多,交流会就是其中一种,不管这种会议对你是否有用,也不妨去看看,你会收获多多,一方面了解信息,一方面建立人脉,特别是通过朋友或熟人介绍的交流会,你的收获会更大。

    3.如果对对方有好感,可以约定再见面。

    俗话说朋友多了路好走,每周结识一个人,在某一个时刻,缘分就会降临。参加社交活动时,对某个人或某些人产生好感,说明这样的人值得继续交往,可以安排再见面的机会。如果是经朋友介绍的人,就可以免除很多客套,直接相约见面的时间。

    只要你行动起来,经常参加社交活动,与公司以外的人经常见面,你会发现收获很大。为了使这样的活动经常化,你要安排好自己的时间,不然的话,就会因为忙于工作而减少了会面的机会。只要你充分认识到这种活动的意义,就会给自己挤出这样的时间,你将获益匪浅。