什么事情先完成？
永远都要先完成重要的事情。
如果你的办公桌上堆满了待审批的文件，邮箱里积攒了一大堆未读邮件，无数待完成的任务在大脑中来回跳转，看上去工作已经堆积如山，那么问题是，什么事情应该最先完成？
如果你每个月要完成的项目太多，每周的工作太多，每天的任务太多，那么解决的办法只有一个，就是把所有的项目和任务进行优先级排序。但是在一般情况下，很多人都疲于应付，不知道应该真正从哪里开始，而是先应对那些被别人催促的最紧急的任务，“现在过来一下”“立刻马上交给我”“先把我的这件事办完”！
那么面对这么复杂的情况，我们究竟应该如何对任务进行正确排序呢？通过下面的方法你可以轻松地掌握如何分清事物的主次，对此你不需要复杂的公式，也不需要几十页的待办事项清单，而只要一张简单的纸就够了，你马上就能清楚地找出需要先完成的重要任务！
区分重要事件和紧急事件
你听说过一个创意可以值25000美元吗？曾经，美国企业家、钢铁大王查尔斯·施瓦布交给顾问一个棘手的任务：“请你告诉我一个办法，让我更有效地利用时间！如果成功了，我就给你25000美元！”顾问给他的答案是：“你把明天必须要完成的事情全部写下来，然后按照重要性程度给每件事编上号码，明天从最重要的1号任务开始做，并一直专注于1号任务直到完成，然后再完成2号任务，之后是3号任务，依此类推。这样一天结束时你肯定把最重要的事情做完了。你每天都分清工作任务的主次，并坚持这么做。”
结果是，这个办法果然有用，施瓦布的顾问得到了一张超过25000美元的支票。分清工作的优先级就是这么值钱！
用帕累托法则找到重要任务
意大利人帕累托发现的道理同样证明了分清任务的重要性程度。这位经济学家早在19世纪就发现了一个惊人的现象：20%的人拥有80%的财产。
但这与时间管理有什么关系呢？很简单，帕累托法则也适用于其他生活领域：
·20%的报纸覆盖约80%最重要的消息。
·20%的客户创造约80%的销售额。
·20%的员工创造约80%的绩效。
所以在时间管理领域，帕累托法则就意味着：用20%的时间实现约80%的结果，当然我们的工作与效果的比例并非永远正好是20∶80，但是如果你找出重要的工作与不重要的工作，就可以花费更少的投入，获得更大的效果！
给精确型人士的简化建议
日常工作中的许多琐事对精确型人士要取得的结果没有多少帮助，却花费了他们太多的时间，对于这样的工作他们应当更仔细地考虑，是否值得把时间花费在这些琐事上。
先完成重要的任务
“重要的事情要先完成，不重要的事情可以推迟！”看上去分清重要的事情和不重要的事情很简单，但是究竟哪些事情是重要的呢？如果在同事催你帮他收集最新的统计数据的同时，领导又要求你下午提交一份资料，那么你是先统计数据，还是先上网搜集资料？这时我们就遇到了一个难题，因为很多人不知道究竟哪件事情是“最重要的”，因此通常情况下我们都是以别人的愿望为判断依据来决定一天中完成任务的顺序，甚至很多情况下是随机的选择。所以，很多人把大量不重要的小事排到了日程表的最前面，却挤占了完成重要任务的时间。因此你在埋头苦干之前，应当先找出什么事情最重要，下面的检查表可以给你帮助。
优先原则就是选出要放弃的东西。
——黑尔·玛纳尔
极简时间之优先原则检查表
最重要？还是毫无意义？
从阅读电子邮件、参加会议到看电视等，把你每天要做的10件事情写下来：
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
对每项活动都回答以下五个问题：
·这是否能让我更接近工作上或者私人生活上的目标？
·如果我不做，有没有不利的后果？
·这件任务不仅很紧急，而且真的很重要吗？
·如果我只有一半的时间，我还会去做吗？
·做这件事情会让我更快乐、更有创造力、更满意吗？
结论：答案中的“是”越多，这项活动就对你越重要。
给管理型人士的简化建议
不要总是把工作放到第一位，休息、放松、思考，和朋友或家人在一起、参加户外活动、共享一顿美食等，你要安排时间做一些对自己有益的事情，因为一旦身体感到不舒服，你就不能很好地投入工作。
确定优先级的简单方法
如果我们知道什么事情对自己是重要的，那么在时间的顺序安排上就已经迈出了一大步，但是你可能还是每天忙忙碌碌。你肯定也遇到过这样的情况：本来打算早晨一上班就开始准备会议的演讲报告，但几乎刚坐到办公桌前，电子邮件、电话、客户、同事等都来打断你的专注。于是，你在开始准备报告前，先回复了几封电子邮件，给新客户打了个电话，和同事商谈了新的项目，忙碌了一圈之后，你的报告到晚上都没有实质性的进展。但你知道吗，真正自主决定的工作方式可不是这样的。
给思想型人士的简化建议
你不擅长把工作按照重要性和紧急程度来排序吗？那么你就用1～10的打分方法给每项任务和目标打上分数。10分表示最重要，1分表示完全无关紧要，注意不要全部打上中等的4分、5分或6分，你要把任务分出明显的差别来，这样你就能区分出任务的重要性和紧急程度了！
用简单的方法确定优先级之后，你的重要工作就不会再像以前那样被挤占、打扰和延迟了。你可以采用“艾森豪威尔法则”，就是把眼前的任务分成不同的类型，这是美国前总统艾森豪威尔发明并获得巨大成功的一条法则。
你可以把眼前的所有事情分成以下四类：
·核心任务（重要且紧急）
·紧急任务（紧急但不重要）
·可以推迟的任务（重要但不紧急）
·不重要的任务（既不重要，也不紧急）
核心任务
这是需要你真正投入精力完成的任务，这些任务能让你更接近目标，因此要排在第一位，这里涉及你的事业、大的工作项目，也包括你的个人愿望和梦想。
极简时间的小贴士
当你安排一天的工作计划时，要把绝大多数时间留给核心任务，不要让优先级更低的“紧急任务”排到前面来！
紧急任务
紧急任务应当尽快完成，但是要注意，一件任务虽然紧急，但往往第一眼看不出它的重要性程度，所以你不要盲目地立刻完成紧急任务，而是应当先考虑一下事件的重要性程度，然后决定是否需要全身心地投入。
给行动迅速型人士的简化建议
行动迅速型人士希望一次完成所有事情，但这会导致盲目的、激进的做法。因此在遇到非常紧急的事件时，应当先按优先级顺序对该事件排序，这样就不会把时间浪费在紧急但又不重要的事情上了。
可以推迟的任务
可以推迟的任务并非不重要，但可以向后推迟，包括日常工作、常规的“文字工作”和其他管理工作。注意：这类任务中常常也隐藏着核心任务，对于非紧急的核心任务，不需要马上完成，但如果你把核心任务中“可以推迟的任务”一直推迟下去，那么后面肯定会造成忙乱。
极简时间的小贴士
你需要为可以推迟的任务确定一个时间节点，否则这些任务就会变成迫在眉睫的紧急事件，导致你需要在时间压力巨大的情况下去完成。那些不重要的、可以推迟的任务你要尽可能授权或委托给别人去做，第15章将讨论如何授权。
不重要的任务
对于不重要的任务，你只需要果断地从“任务清单”中删除即可！注意：花在这一类毫无意义的任务上的时间越少越好。
极简时间的小贴士
人们通常在脑海中记忆没有完成的事件，即使对不重要的任务，也常常因为没有完成而感到内疚。因此，你不仅要把那些毫无意义的事情从任务清单上删除，更应当把它们从大脑里清空。
极简时间的任务对照清单
是核心任务还是毫无意义的任务？
下面这个小检查清单可以帮助你简单地梳理任务的重要性程度。
即将失去一位重要客户：
这是你必须立即处理的核心任务，因为这关系到你公司的未来！
14天后提交销售统计表：
类似的任务都是你必须马上确定截止日期的可以推迟的任务，如果逾期，则会产生严重的后果，你可以考虑安排自己的下属或者同事分担一部分前期工作。
你已经邀请了朋友们来吃晚饭，可是冰箱还是空的。
这是一个紧急事件。你必须马上去购买晚餐的食材，否则朋友们一定会对晚餐感到失望，或者你可以提前为朋友们订好外卖，在下次聚会前再做更周密的计划并及时准备。
收到一场活动的邀请函，这场活动和你的工作没有直接关系。
这是个毫无意义的任务。如果这场活动对你没有什么帮助，那么你就不要去。
你的办公桌乱七八糟，你早就想好好整理一下了。
这是一个可以推迟的任务，但你不能拖得太久，因为办公桌的杂乱也会导致时间的浪费。像整理物品这样的小事非常适合在中午疲惫的时候，或者下班之前抽出时间来完成，这样就可以一举两得，一边进行简单的休息，一边清洁桌面，也能给你的工作带来一点小乐趣。
你不擅长制作Excel表格，但还是打算做一个复杂的销售统计表。
这是不重要的任务，因为你不具备专业的知识，完成这项任务将会耗费你大量的时间，而且不一定能得出真正的好结果。你应该把这项任务交给更熟练的人去做！或者你在做之前，应该先学会相应的技能。
你的私家车年检已经到期。
这是一个紧急事件。如果不马上给你的私家车办理年检，可能被罚款和扣分。
你最大的梦想是自己创业。
这是你的核心任务，要为宏伟的计划和梦想留出时间，这是永远要优先考虑的。
工作任务分类清单
现在你应该知道怎样区别核心任务和不重要的任务了，为了不让紧急非重要事件占据你的时间，你必须时刻牢记，绝对不能让可以推迟的任务变成最紧急的事件。
在现实中你应该如何操作呢？你需要用一张普通的白纸作为工作任务分类纸，然后花上几分钟就可以完成工作任务分类的清单，下面是具体步骤。
稍等片刻
你有没有这样的感受，自己往往没有时间完成最重要的任务。这不是一个良性的状态，你应该为最重要的任务留出时间。很多人都为自己辩解，说是因为没有时间才无法实现目标，但是他们却能在电视机前一坐就是几个小时。因此，我们不能只在口头上把某些事情摆在重要的位置，更应该表现在行动上。
第一步
先拿出一张普通的A4纸，横竖各折叠一次，形成四个象限，每个象限里设定一种任务类型。
第二步
在四个象限中分别填入相对应的事件，这一步最好用铅笔填写，或者把事件写在便笺上，贴在相应的象限里，便于后面进行更改。注意：认真地思考每一项任务属于哪一个象限。你要尽量找出许多不重要的任务，也不要被那些紧急不重要的任务所迷惑。
第三步
把所有任务都填入不同的象限后，你还要认真地检查一遍任务的分类。如果任务放置的位置不合适，你可以重新移动它直到合适为止。
第四步
这一步需要很细致的分配，你要果断地删除所有不重要的任务，然后再看可以推迟的任务，考虑哪些任务可以授权给别人去做，再给剩下的“可以推迟的任务”安排一个明确的截止日期。
第五步
浏览所有的紧急重要事件，按照重要性程度为所有事件排序。你必须牢记：最重要事件的优先级最高！
第六步
现在请按照优先级的排序开始完成你的工作。把全部精力投入到任务分类清单里最重要的事情上，不要被任何事情和任何人打扰。当你把精力集中到优先级更高的任务上时，你会惊奇地发现，自己的效率得到大幅提升。
懂得什么是重要的
当你对自己的任务进行优先级排序后，按照重要性程度完成这些任务，你就不会在不重要的任务上浪费时间，也不会把时间花在紧急不重要的“立刻去办的任务”上。如果你主动地安排一天的时间，只关注自己生活中真正重要的事情，那么你就是自己在决定事情的主次，而不是被别人安排或随机决定。这样做的结果就是，你离自己的目标更近了，到了晚上你可以满意地回顾成功的一天。