为什么要做计划？纯粹是浪费时间。
一个人做事如果没有计划，那就会被别人计划着做事！
当所有办公室的灯光都熄灭，而你还坐在办公桌前加班的时候，你是不是常有这样的想法：“不能再这样下去了！”
是否虽然你已经尽力了，但还不能全部完成任务清单上的各项任务？如果是这样，那你绝对是一个例外。因为大部分人只要完成一半的任务就已经开心了，不管怎样，都会把余下的任务推迟到第二天再完成。这样就导致，任务清单不会越变越短，而是越积越长，直到有一天压得人喘不过气来。
我们应该怎样解决这个问题呢？在这里为你介绍一种简单的方法：尽可能少地安排任务，但要尽可能多地完成任务！道理就是这么简单。如果你一天的工作任务不是安排得连一秒钟空闲都没有，那么你将明显完成得更多。你计算一下，安排多少工作合适，抛弃过多的负担，把自己从一些不必要的事情中解放出来！当你不再急匆匆地完成任务时，你会发现完成一切工作变得更容易，你也完成得更好了。
简单快速地规划时间
从星期一开始启动一周的工作，请在清晨检查有没有超出截止时间点的任务、低效的会议、不愿完成的日常工作、待回复的电子邮件在等待着你，让你忙得焦头烂额。如果有的话，你就必须认真地思考自己的时间计划，因为你堆积了这么多未完成的任务肯定是有问题的。下面的任务检查清单将帮你检查问题出在哪里。
任务检查清单
你是不是为任务制订了计划，但常常完不成？
是□ 否□
你是不是认为做计划实际是浪费时间？
是□ 否□
你是不是把每天的每一分钟都安排得满满当当？
是□ 否□
你是不是随机应对出现的事情，而不是事先给一切都做好计划？
是□ 否□
你是不是从来没有把任务清单上的一切都成功地完成过？
是□ 否□
你是不是从来不用固定的时间计划，而是宁愿随机应对？
是□ 否□
你是不是从来不做书面的计划安排，因为反正所有的时间计划都在脑子里？
是□ 否□
你的计划是否总是被同事、电话、电子邮件等打扰？
是□ 否□
你是否感到难以预测任务需要多长的时间才能完成？
是□ 否□
如果你选择“是”超过三次，那么就说明你的时间安排不太合理，不过没有关系。接下来将给出具体的建议，按照这些建议，今后你肯定会做得更好。
每个人都知道时间管理的关键在于正确地做计划，但是许多人从来不事先对每一天、每一周或每个月做计划，因为很多人都没有认识到计划的重要性。虽然制订一天的计划要花几分钟时间，但你在做了计划的一天时间里，可以获得更高效的回报。其中的投入产出比很简单，你在做计划时投入的每一分钟，通过节省时间和减轻工作负担都能获得几倍的收获。
稍等片刻
有经验表明，如果每天能够花费八分钟的时间制订计划，就能够多节省出一个小时。
提前制订计划更有助于你实现目标，并让你有时间享受自己的美好人生。但是，如果每个人按照自己的方法做计划，最后的结果将千差万别。有的专家建议，把许多张任务清单同时放在一起做计划，然后把各种任务填入一个更复杂的计划里。这种方法让很多人望而却步，因为这样处理任务安排和制订计划并不是在减轻负担，而是一项费时费力的工作。接下来给你推荐的是简单快捷的方法，让你投入小、收效大！
没有计划的人生，就如同失去船舵的小船。
——埃米尔·奥斯克
合理地安排，赢得时间
你是否记得《遇见波莉》这部电影？其中詹妮弗·安妮斯顿饰演的波莉总是稀里糊涂，她甚至能把钥匙忘在冰箱里，还总是在错误的时间跑到错误的约会地点。有了下面介绍的工具，波莉身上发生的事情就不会发生在你身上。下面几种方法将帮助你不必花费太多的时间就能从紧张的办公室生活中解放出来，同时赢得自己的私人时间。
123法则
如果你是真正懒得做计划的人，那么不妨试试123法则，任何一个法则都不会比它更快、更简单：每天早晨在一张纸上写下当天必须要完成的三件事，然后开始一件一件地去完成，并且每完成一件就删掉一条。当清单上的所有事情都被划掉后，再写下接下来要完成的三件事，如此循环往复！
123法则是一个非常理想化的入门级时间管理法，用最简单的方法为你提供时间管理的解决方案。但是这种方法的缺点是使人们最先完成紧急事件，却没有充分的时间完成核心任务，所以你不能满足于一直使用这一种方法，还应该使用AUA方法等，从而实现真正的长期规划。
给行动迅速型人士的简化建议
因为行动迅速型人士不愿意浪费时间去做一天的计划，因此123法则是最理想的方法，但是你还是应该尝试其他几种方法，虽然使用123法则在紧张的一天内减轻了一部分负担，但这种方法还是难以帮助你实现长期目标。
To do策略
你还可以用“任务卡”的方法来安排一天的工作计划，这种方法是通过在任务卡上写下所有的工作任务，提醒你完成一天的安排。
当你把所有任务都写好，并按照自己认为最优的顺序进行排序后，一旦要对任务的先后顺序进行调整，你只需要重新调整一下卡片的顺序即可。当你完成某张卡片上的任务后，就把相应的卡片取出，并丢进垃圾桶，这时你获得的是一种释放了一部分压力后的轻松感觉。
给思想型人士的简化建议
任务卡是灵活处理每天的工作任务的最佳方法，但不要不停地调整计划的顺序。你可以使用若干不同颜色的卡片，例如把重要的任务写在醒目的红色卡片上，那么，哪些是必须完成的任务就一目了然了。
吃青蛙
我们可以把每天的任务想象成青蛙王子的童话故事：首先要吻一下青蛙，然后它才能变身为富有的王子，并得到公主的青睐。那么，在每天工作开始前，你先去亲吻那只青蛙吧！
每天早晨先完成那些重要的、有挑战的工作，先吃掉最丑陋的青蛙，那么剩下的工作就可以很轻松地完成了。通常人在清晨的效率最高、注意力最集中，这是花最少的时间解决复杂问题的理想时段。因此，你不要把不喜欢的事情一再拖延，应该马上开始行动！
极简时间的小贴士
人们通常会在一些小事情上不断地拖延，导致积压的任务越来越多，感到时间的压力越来越大，走出这种困境的办法是：对所有的任务进行优先级排序。请你先列出所有没有完成的任务，并进行分类，思考一下哪些不重要，能不能删除，哪些要立刻完成，哪些可以拖延。但是切记，向后拖延的任务要规定一个具体的完成时间。
AUA方法助你成功
无论是123法则、“任务卡”还是“吃青蛙”，这些方法都是让你对一天的工作任务有全面的了解，保证不会忽略重要的任务，这样你就有了一个好的开始。现在你应该启动下一步的安排，不要让目标和长期的规划束之高阁。接下来应该如何行动？方法很简单，采用AUA方法，只需三步，你就能够完成时间计划。
·把所有的任务写下来。
·灵活地为突发情况留出时间。
·每天晚上进行反思和总结。
第一步：把所有的任务写下来
“只有写在纸上的白纸黑字，才可以放心地带回家。”这个道理连小学生都懂得，但它和你的时间计划有什么联系呢？很简单，当你做好书面计划后，即使躺到床上你也不会因为突然想起白天忘记的事情而跳起来。把任务写下来还有一个好处：当你完成一件任务后，可以心情愉悦地在任务后面打个钩，这能带给你真正的满足感，从而激励你完成接下来的任务。
用电子软件，还是用书写纸
用电子软件，还是用书写纸？选择其中一种做计划的形式，并形成习惯，这一点很重要。如果你时而把计划写在文件夹里，时而写在手边的某本杂志上，抑或写在日历上，那么无规则的记事方式一定会导致混乱。是采用最流行的电子软件，还是写在日历/活页本上记录生活和工作时间的安排，这由你决定。你可以采用自己认为最方便的形式制订时间计划。
极简时间的小贴士
如果你觉得在电子软件上制订计划太复杂，那么你可以转而购买一本漂亮的日历或活页本，不用电脑程序你也一样可以把时间管理得井井有条。
什么时间做计划
选择什么时间做工作计划，同样由你自己决定。有人在早上喝第一杯咖啡的时候把当天要做的事情整理出来，也有人在前一天傍晚就计划好明天的任务，提前一天做计划的好处是，可以在脑海中反思当天完成的事情，然后带着成就感入睡，对新的一天已经有了清晰的计划，不会在混沌中被打乱节奏。
极简时间的小贴士
选择彩笔或记号笔作为辅助工具，对任务的分类进行标识再好不过。红色表示需要详细准备的任务，橙色表示必须要准时到达的约会，黄色表示外出任务。如果你一天的时间都要在外面，留在办公室处理重要任务的时间不够，那么通过颜色的标记你能一眼发现时间的冲突。把所有能给你带来愉悦的事情都标上绿色。注意：要让你的计划表里出现尽可能多的绿色！
目标原则
把任务填进计划表能提醒你任务的截止时间以及约会的时间，但这还不是真正的时间管理。如果只需要提醒任务和期限，用一个普通的闹钟就可以做到。闹钟做不到的是对工作进行优先级排序，坦然地删除不重要的任务，让你更加接近目标，这需要你自己进行。你是不是也问过自己：“我要实现什么目标？”你不仅要对工作任务，更要对目标做出计划，在每一项任务后面还要写下要实现的目标。如果对某一项任务找不出清晰的、有意义的目标，那么就应当把这项任务划掉；如果重要的目标在你的计划表上根本没有出现，那么你必须补充任务清单。
极简时间的小贴士
如果你今天只能完成一项任务，你应该怎么办？你必须选择排在时间计划表前面的任务，始终最先完成最重要的任务，这样你才能更接近目标，这才是真正的时间管理。
帕金森定律
工作可以像橡皮筋一样富有弹性，这是由英国的历史学家、政治家西里尔·帕金森提出的，他在马来西亚生活过一段时间，看到了当地殖民主义统治的问题。他发现，一项任务参与的人越多，完成的时间就越长，工作的周期会不断地拖延。所以他得出了一条结论：任何事情都可以在原先计划的时间内完成。如果一项任务计划一个月完成，那么就真的需要一个月；如果只计划两个星期完成，那么最终也一定能在两个星期内完成。因此，你要为每项任务设定一个合理的时间期限，并遵守这个期限。
给精确型人士的简化建议
你要在计划表上每一项任务的旁边写上预计完成的时间，在设定时间时尽量苛刻一点。因为大多数任务只需要完成得“基本良好”就够了。
任务分解法
我们怎样才能吃掉一头大象？答案很简单，一口一口地吃！这可以帮助你用最简单的方法完成复杂的项目，你在制订计划时，应该将计划分解成一个个显而易见的子项目。如果你坚持这种任务分解法，问问自己这些问题：到今天晚上我能完成哪些工作？到星期三可以完成哪些工作？大多数人过高地预估了自己在一上午能完成的工作量，他们也忽略了那些大项目可以分解在几个上午完成。
给管理型人士的简化建议
也许你想一口气完成最大的项目，但这样可能会彻底失败，或者引起不必要的忙乱。下一次你可以尝试任务分解法，这样你不仅容易完成复杂的项目，甚至从结果往回看还完成得更快。
整体法
你知道怎样才能使工作效率提高50%吗？无论是购物、整理资料还是收拾房间，你都可以把同类工作安排在一起集中去完成，这可以节省在路上花费的时间。比如你可以把去邮局、银行、干洗店等处理的杂事合并，也可以把在办公室里收取物品的事务一次完成。每周给自己留出一下午专门处理管理工作的时间，或者你每天集中时间完成打电话、收发邮件和联系客户等工作。
给思想型人士的简化建议
虽然在一天当中不断地变换工作内容，感觉不会乏味，但如果你把同类工作合并在一起完成，就不必在每件事情上都重新换一种思路。你会发现，自己在那些相对不重要的杂事上真的耗费了很多时间。整体法能让你在种种耗费时间的杂事上节省出更多的时间。
第二步：灵活地为突发情况留出时间
“每天我都要等到下班之后才能真正做点事情！”我们都对这句话很熟悉吧，问题在于身边总有很多“干扰因素”，使你整天无法专注于重要的工作，比如同事的打扰、电话另一头的人总是绕来绕去、网络连接的中断、电脑故障或信息不全等情况一再出现！这些状况几乎像自然规律一样要考虑在时间计划中，如果不考虑这一类无法预见的突发情况，把一天计划得满满当当，那么就没有机会认真地完成任务。
对半原则
在制订计划时，我们会想要完成太多的事情，这才是最大的阻碍！我们忘记考虑世界上还有别人，我们在工作时肯定要经常被打断。一个人如果有同事、客户、孩子，那么完成工作的时间常常要比原先计划的时间长得多。如果谁把一天的每一分钟都安排得满满当当，那么这样的计划肯定无法完成，从而引起焦虑和紧张。解决的办法很简单，既然在一天内无法完成计划中的所有任务，那么必须减少任务的数量。你不妨采用简单又管用的“对半原则”，留出一半的工作时间应对突发事件，计划完成的任务不能过于紧凑，否则你的计划一定会被打乱。
给行动迅速型人士的简化建议
本来你打算快点处理完邮局的杂事，结果却花了30分钟，因为邮局的距离很远，而服务窗口前又排了很长的队。所以当你打算“快点”做完一件事情之前，应当考虑一下花费的时间。你在后面的几天里记录处理信件、开会等事务花费的时间，这样你在以后制订时间计划时就有了参照的标准。
杜绝截止期限前的忙乱
你一定有过这样的遭遇，某项任务越是临近期限的时候，你的工作效率就越高。你在之前浪费了许多时间，到了截止期限前突然精力高度集中，能够抵抗各种干扰。不过，如果一个人在截止期限前过于忙乱，思想就容易出现障碍，结果就会出错。例如，重要的数据无意间被删掉了，电子邮件忘了上传附件就发出去了，因为着急和粗心导致的错误接踵而来。
给思想型人士的简化建议
你是不是经常在截止日期前匆匆完成一项任务？其实完全没必要这样做，你应该从截止日期开始反过来倒推时间计划，当遇到较大的任务时，在日历上用粗笔标出最后期限，再确定各个阶段的截止期限。根据截止日期倒推所有工作步骤的计划。
不被打扰的休息时间
每个人都需要不被打扰的休息时间，这是属于自己的个人时间，没有工作，不接电话，没有人向你发号施令。你每天都应当享受轻松休闲的时间，早晨一切都还很安静时的15分钟，或者晚上孩子们都已经上床后的时间。在这段时间里连看电视、熨烫衣物或者打扫卫生都不应该做！
给管理型人士的简化建议
与网友见面，参加向往已久的车展，观看偶像的音乐会……这些事情是否从未出现在你的计划里？你应当把这些也写入计划！不要只把别人安排的任务列入计划，还要为自己的兴趣留出一定的时间，不要让自己的生活乐趣在日程表里遭到冷落。
在白天也可以找到时间间隙休息，比如在下班回家的路上进行短暂的休息，在街角咖啡店里喝一杯咖啡，沿着河边做短距离的散步，或者在公园长椅上安静地坐坐。
第三步，每天晚上进行反思和总结
成功的时间计划也需要认真的复盘，计划不应当只是写在纸上，也要执行并进行检查。所以你在每天晚上、每个月月底、每年年底都要花一点时间反思过去的执行情况。什么事情进展顺利？哪些计划安排得过多？你要利用反思的机会，找出计划中不合理的地方，逐步改进你的时间管理。
让不顺利的一天快点过去
有的日子你本来计划得好好的，可结果一切都是乱糟糟的：上班半路汽车抛锚，开会之前又把咖啡打翻让衣服沾上了污渍，随后又丢掉了一份重要的订单。遇到这样不顺利的一天只能希望一切都尽快过去。
给精确型人士的简化建议
即使你在某一天遇到倒霉的情况，也不要太沮丧，事情不会总是一帆风顺的。你要激励自己：明天又是新的一天，我又有机会做更好的事情！
三分钟原则
我们不可能保证每件事情都顺顺利利，难免会有意外情况出现。然而，如果把杂事越积越多，最后就像滚雪球一样让你痛苦不堪，而且需要花费更多的精力才能解决。好的办法是用“三分钟原则”来解决。凡是不超过三分钟就能解决的杂事，你要养成习惯一次性处理完，包括打电话、上网查找资料、整理文件夹等，都应当坚持“三分钟原则”，以后就不必再重新解决同一件小事。
极简时间的小贴士
在制订计划时要留出灵活的时间间隙，用来处理未完成的事情，这样做有两点好处：你不必为未完成的事情放下手头的工作。如果没有需要你去处理的收尾工作，那么你就额外地获得了空闲时间。
对额外占用时间和精力的事情说“不”
总有突发的情况打断你，导致你真正想做的项目被一再地拖延：有时同事会一次次地请求你的帮助，但此时，更紧迫的任务等待你去完成。实际上，你的日程表已经安排得满满当当，新的任务又像雪片般飞来。手边的电话还没有结束，但是已经到了要开会的时间。此时只有一个办法能够解决：一旦遇到额外占用时间和精力的事情，要设置底线，并且坚决地说“不”。
给思想型人士的简化建议
一般人很难当面向别人说“不”，但是拒绝别人的人，似乎活得更轻松。如果你用客观的态度拒绝别人，你会得到对方的尊重。你可以从小事开始锻炼自己拒绝别人的能力，如“我现在不能接听你的电话，有时间我会给你回电”。在拒绝别人时，你甚至不需要给对方一个理由，更不必因此有愧疚感。
少计划，多完成
无论你做一天、一周、一月还是一年的计划，采用AUA方法都可以很好地掌控时间。但你必须记住，长期的目标、美好的梦想和项目是需要有长期计划的，为了让你的日程表不被紧迫的任务填满，你要从大目标到小任务来制订计划，每个月要留出时间制订后面几周的计划。把从参加展会到家庭庆典等所有的事情都写到你的计划里，但你需要有所选择，不要因为计划中的很多空白感到不安，更不要让你的时间被不重要的事情占据！
不能奢求一步就能做出完美的计划，然后就高枕无忧了。你需要先从计划里挑出两三件重要的事情，从投入产出比最高的事情做起。无论你做什么，每个人的一天都只有24小时。但你只要合理地安排自己的计划，就有可能得到最好的结果。