如何应对高科技带来的压力？
科技产品越来越多地侵占你的个人时间，怎样走出这个怪圈？
电子邮件、短消息、定制网页、新闻简讯、微博和社交网站等，每天都有越来越多的电子信息以更快的速度向我们袭来——这在时间上可真是一大问题。
247000000000，即2470亿——真是令人难以置信的数字。2010年伊始，每天都有如此多的电子邮件在网络上发送。邮件还只是冰山一角，新发明的电子产品，如智能手机、平板电脑等正导致信息狂潮的势头越来越猛。最新研究表明，数字信息量正以每年60%的速度上涨着——数据还在增长！
如今，如果没有网络、邮件和手机，就什么事也做不成，多达半数的德国人更是认为没有网络的生活难以想象。然而现代高科技也有不利的一面：每天的信息如潮水般向我们涌来，同时也造成了时间的紧缺和忙乱的景象。那么该如何应对高科技带来的压力呢？下面本书将告诉你，如何摆脱有了电子产品反而时间更不够用的怪圈，如何成功地在信息丛林中开辟一条光明大道。
现代化的时代
打电话、写邮件、管理地址、处理办公文件、做相应记录以及上网浏览……处理所有这些工作的移动办公设备只比香烟盒大一点儿，它叫作智能手机。一个由手机和平板电脑组成的小型多功能设备几乎无所不能，并能保证我们在24小时内能用任何一种方式被联系上。这当然好处多多，让我们总能掌握最新消息，不过我们也常常面对着大量的电话、邮件和传真，不知道该什么时候回复……
信息的浪潮滚滚不息，让我们的压力越来越大。现代生活让我们时时处处都能被联系到，却也导致我们无法再将工作和私生活分开。85%的职业人士下班之后还要与老板、同事或客户保持联系。从前只在办公室回复邮件，如今我们甚至在早饭前就已经开始处理邮件了；我们的手机也不再是晚上8点以后就关机，而是24小时待命。网络时代的节奏与从前大不相同了，在网络时代我们每年要付出“传统年份”3倍的工作量！一家名为Rescue Time的软件公司调查后得出，典型的网络时代职员平均每天要查看邮箱55次，接收或发送电子信息近200份，使用即时通信软件77次，并至少浏览40个网页。
在这种情况下，感到时间越过越快就不足为奇了，甚至有2/5的德国人希望每天至少能有30小时。
我们无法帮助你每天拥有30小时，也不愿意这么做！关键不是要有更多的时间去完成更多的任务，而是要巧妙地使用现代化科技产品，让自己的工作不会变得更加繁重，而是变得更加轻松。
计算机是导致办公效率低下的一项发明。
——西里尔·帕金森
轻松搞定邮件
“叮咚——你有一封新的邮件！”新时代的西西弗斯不再受着推巨石的折磨，而是受刑于回复邮件：他整日工作，却仍然不能清空邮箱。只需点击一下鼠标键，他的收件箱里就又冒出了来自朋友、同事和客户的广告推送、消息或垃圾邮件。人在这种情况下往往容易失去决断：哪个重要？哪个不重要？其实要想处理这些日常的杂乱邮件很容易，有两个秘诀让你自信地对抗塞满邮件的邮箱：
·删除
·分类
删除
一方面，每个人都讨厌邮件的泛滥；另一方面，人们却继续为邮件数量的攀升做着积极的贡献。我们总抱怨时间不够用，但当我们收到有趣的邮件时，马上就转发给别人。道理其实很简单，邮件发得多的人，收到的邮件自然也多。每一封邮件都制造出新的信息：一封询问的邮件通常需要回复、确认、再次确认。因此，这一封邮件就催生出新的三封邮件，这还不包括大规模群发的情况。因此，首先你要做到尽量少发邮件，不要把同事或朋友的收件箱塞满。在每次写邮件之前，你要问自己，到底有没有必要发一封邮件。要弄清这个问题很简单：你可以问问自己，如果这封邮件需要我用笔写出来，再步行爬三层楼送到对方办公室，我还会发吗。如果答案是否定的，那么这封邮件真的不重要，也没必要转发。
除此之外，减少使用“抄送”功能。发送邮件时要考虑好，公司里什么人是真正需要了解这份邮件内容的。如果不确定，就把抄送名单的决定权交给你的收件人吧，让他来选择继续转发给谁。
适用于写邮件的规则也适用于回复邮件。你不需要每封邮件都回复！在每次回复前问问自己是否必要，诸如“谢谢”或“明白”这类话就没必要专门回复。
给行动迅速型人士的简化建议
也许你认为用邮件沟通方便快捷，深得你的青睐，但具体事情还要具体分析。比如，有些事可能通过电话或面谈说得更快、更清楚。用语言的沟通代替打字可以避免误解，也可以节省大量多余的往复邮件。
注意简洁
以前我们可以经常在电话亭看到这句标语。在写邮件这件事上也同样要牢记：直奔主题！通常情况下，一件事情可以通过五句话交代清楚，注意通过给出明确的说明或肯定的答复来避免对方再次询问。
邮件标题应该像报纸的大字标题一样简洁明了，这样收件人马上就能知道邮件涉及的主题内容。为了节省时间，你可以与同事和客户事先约好特定的缩写，这样邮件的主题便一目了然。比如，“BE”代表“请马上处理”，或者“SAN”代表“请马上回复”。有时你甚至连邮件都不必打开，只阅读主题部分就够了。这时，你应在“主题”一栏里标注“全部信息”以知会你的收件人。
给管理型人士的建议
你最喜欢言简意赅，但写邮件时最好注意遵循一定的社交礼节。任何一封邮件都不能缺少开头客套的称呼和结尾简短的祝福语。同时注意要正确地拼写，不要只用小写字母，也不要总是使用缩写，因为过多的缩写容易造成误解。
注意简洁：这一原则同样适用于附件。避免传输超大的数据附件，这样会导致邮箱堵塞。发送邮件前，你应该知晓收件人是否可以接收大型邮件以及有无打开附件的对应软件。
你肯定遇到过匆忙中忘记添加附件的情况。解决办法是：先添加附件，再撰写邮件的正文。另外，在发送邮件前最好检查一下附件是否能被打开。
不必急于回复邮件
现如今，督促我们加快工作节奏的不再是考勤钟，而换成邮件了。几乎每个人在收到新邮件后都会把手头的工作放下，先处理邮件。这样一来，邮件成为降低工作效率的罪魁祸首。建议大家以IBM开发部门总监丹鲁·索尔为榜样，参加“慢速邮件”任务，每天最多查看邮箱三次。
如果你的工作要求你必须马上回复重要的邮件，你可以在电脑桌面上建立一个提醒邮件到达的窗口。这样你就可以第一时间得知谁发来了邮件，并实时地判断邮件的紧急程度，以及是否需要马上处理。其实真正需要你立马回复的邮件是少之又少的，所以，关闭邮件的提醒功能。即使是IBM和英特尔的专家都建议用户把他们精心发明的收件提示音关掉，而谷歌邮箱的用户已经能够拥有长达15分钟的“关闭邮箱”功能了。
每天最多查看三次邮箱，不要在清晨上班后就先处理邮件，把早晨的时间用在重要的工作项目上。
定时查看收到的邮件，抽出一整块时间专门处理持续而来的邮件。
极简时间的小贴士
你可以用软件记录自己查看邮件的频繁程度，结果一定会让你感到惊讶。注意，今后务必留意自己查看邮件的频率。
拦截垃圾邮件
价格低到不能再低的山寨产品、语言挑逗的年轻女性服务以及成人用品广告……垃圾邮件简直是一种灾难。迈克菲公司研发部门的专家对垃圾邮件的数量进行测算后，得出了令人难以想象的天文数字。其最新的测算结果表明，全世界每天产生的垃圾邮件多达1355亿封，也就是说平均每分钟就有超过9400万封垃圾邮件被发送到用户的邮箱里！想要补救还是有办法的：你可以在邮箱里安装过滤垃圾邮件的插件，它可以将那些不受欢迎的邮件删除，或存放到垃圾邮件的文件夹中。你可以时不时地到垃圾邮件的文件夹里看一眼，以免有重要邮件被误转到该文件夹里。要注意以下几点。
稍等片刻
电子邮件给环境造成了沉重的负担。有统计表明，每年发送垃圾邮件的耗电量高达330亿千瓦时，这相当于一座拥有240万居民的中型城市一年的耗电量。
·你无须阅读就可以让邮箱自动删除这些垃圾邮件。不要点击“退订消息”的按钮，因为这样做会向垃圾邮件的发送源泄露信息，告知发件机器人你的邮箱地址是有效的，结果反而会收到更多的垃圾邮件。
·当你下载文件或注册会员时，请填写不常用的邮箱地址或一次性邮箱地址。
·谨慎对待网页上弹出的抽奖活动，通常这只是垃圾邮件发送源想要获取你邮箱地址的一种欺骗手段。很多抽奖结果往往没有奖品，只有更多的垃圾邮件。
·还有一条十分重要：千万不要轻易打开陌生邮件的附件！其携带的病毒或隐私窥探程序会破解你的密码和账户数据。
分类
收件箱里的邮件越少就越容易分类。为了方便管理，你可以设立子文件夹，并把新邮件马上分类到对应的子文件夹中去。许多邮箱服务商提供邮件分类功能，可以将你的邮件按照主题和发件人地址分类保存。整理邮件时请不要忘了我们提出的口号：少一点，更少一点，却要更好一点！不要建立过多的子文件夹，同时要注意定期整理子文件夹。
给思想型人士的简化建议
你有没有两三年前的邮件还躺在邮箱里？花费大量时间整理这些过期邮件，并不是明智的选择。你可以把它们全部存在邮箱的云端，这样你可以一次性地给邮箱瘦身。而当你真的需要查看这些过期邮件时，使用邮箱的搜索功就能立刻找到它们。
清空收件箱
整理完邮件后，你的目标只有一个：彻底清空收件箱，这里只存放未读邮件。每封邮件只读一次，然后迅速做出决定：
·删除
·转发
·保存
·回复
不要把收件箱当作任务或日程安排的仓库，正如你在家里不会把读过的信件再塞回信箱里一样。你应该把需要处理的邮件转存到专门的子文件夹里。那些已经回复过的邮件也不要留在收件箱里，要么马上删掉，要么分类归档。你的邮箱不会再爆满，这不仅能使你更轻松地工作，也会带给你更加放松的心情。
更新邮箱地址
为了保证邮件联系的顺利进行，你应将常用的邮箱地址保存到邮箱通讯录里。需要注意的是：让你的通讯录保持“最新版本”！及时更新联系人的邮箱地址，删除过时的邮箱信息，避免把邮件发送到无效地址上。
给精确型人士的简化建议
回复询问、商定日程、打印附件……这些小事你应该随手解决。在处理时严格地遵守三分钟原则，即每封邮件的处理时间不超过三分钟。如果在这段时间内完成不了，就把任务整理归档，再专门安排时间集中解决。
极简时间的小贴士
为了减轻对方管理联系人信息的负担，你不妨在发送邮件时使用自动签名，上面附带你全部的重要联系信息。这样收件人无须费力查找，就可以通过电话等其他方式与你联系了。另外，在德国对于企业负责人的电子邮件签名内容有专门法规，你必须遵守法规中规定的详细信息。
建立模板库
邮件管理的一个聪明且省时的做法就是建立模板库，如产品报价、参加或拒绝会议邀约等，当你总需要发送内容相似的邮件时，不妨建立一些邮件模板。使用这些模板时也要注意，不要总使用预设的内容应付别人，最好是在模板的基础上添加与收件人沟通的具体内容对应的信息。
极简时间的小贴士
对于十分紧急或最重要的任务不要依赖邮件。邮件可不能保证收件人及时查看，经常会出现邮件被漏看、延误或误作垃圾邮件被删除的情况，所以这类任务最好使用电话联系。
巧妙地使用邮箱功能
如何将收到的邮件用彩色标注进行分类？如何创建群发邮件地址列表？如何使用自动检查文字拼写？尽管我们天天在使用邮件，大多数人却从未学会如何充分利用邮箱附带的诸多功能。其实常用的几种邮箱都具有非常实用的功能，这些功能可以非常快捷、智能地帮助我们处理电子邮件，只是大多数附加的功能都隐藏在软件的菜单里，许多功能都被人们忽视了。试着发掘这些功能吧！你掌握的功能越多，邮件使用起来就越轻松。
极简时间的小贴士
你可以向技术方面资深的同事、朋友或自己的孩子请教关于如何使用邮箱的技巧，也可以自己上网搜索或参加专门的学习，提高专业技巧。
减少上网的时间
“互联网只是一个虚拟的世界。”微软创始人比尔·盖茨在1995年的这番话对互联网的定义多少有些片面。网络每年为全世界约20亿用户提供重要信息和各种服务的连接，无论是无所事事地泡在网上，还是在Facebook网站上浏览有趣的图片或各种消息，网络上新奇的信息总是层出不穷。它可以让人迅速上瘾，而且令很多人难以戒掉对互联网的依赖。
对于普通人而言，还有其他的选择吗？是躲到信号盲区里，还是既不开手机也不开电脑？当然，这么做能暂时隔绝互联网，但这不是长久的办法。真正有效的办法是不在网络上浪费时间，高效地使用网络。
停止浪费时间
你有没有计算过自己每天在互联网上停留多长时间？大多数人根本没有概念，可能不知不觉中在网上停留了几个小时。互联网使人上瘾，而且很少有人能一边上网，一边保持高效率。
幸运的是，时间追踪（Time Tracker）和我的时间（Mee Timer）等软件可以计算出我们在网络上浪费的时间。你问是怎么做到的？这些聪明的时间管理软件可以为你准确计算出上网浪费的时间，并且用直观的图片来显示你用于实际工作和虚度的时间。
一旦你浏览与工作无关的网页，就会出现浪费时间的警告。你可以尝试下载使用，当你看见明确的数据——通过软件看到你在网络上浪费了多少时间，你一定会大受触动，并改变上网习惯。
用万维网快速地获得信息
万维网提供的网页超过万亿的规模，它是全球最全面、快速的知识库，每天有难以计数的新信息产生。面对如此宏大的信息量，要保持清醒是十分不容易的。因此，有互联网的数据调查显示，在众多浪费时间的原因中，上网浏览信息被排在前几位也就不奇怪了。这里有以下三种方法可以让你理性地使用互联网。
搜索网页
开始搜索之前，首先应当限定关键词范围。一般将多个关键词组合比较好，具体的应用办法你可以参看搜索引擎网站的“特别搜索”“选项”或“帮助”。如果你想寻找某段具体的文字，“段落搜索”便派上了用场。你只需要把原文加上引号，就可以搜索出想要的书籍或专辑、引用文字、歌词或公开演讲的原文了。
稍等片刻
统计表明，现在德国人平均每周上网13个小时，这个时间又刷新了纪录。随着移动互联网的迅速发展，越来越多的互联网用户通过智能手机、平板电脑在网上浏览信息。
你应该正确地使用搜索工具，不要总是简单地用谷歌、雅虎、必应一搜了事，而是要尝试使用搜索引擎提供的多样化附加功能。比如，所有的搜索引擎都有具体的搜索内容分类，如果你要专门搜寻图片、地图或新闻，就可以把搜索限定在相应的分类下，这样可以节省许多时间。
极简时间的小贴士
通常来说，简单的搜索只需将关键词作为网址输入搜索栏即可。
设定闹钟
为了不让自己把时间全部花费在搜索内容上，你应该为浏览网站设定明确的时间限制：通过设定闹铃或者手机铃声，提示自己该什么时候结束，这可以帮助你准时结束网上的浏览。
注意千万不能陷入“链接的陷阱”，也不要每一步都遵循网页上的提示，而是要坚持原先的主题进行搜索。确认继续搜索是否能为你带来更多有用的信息，对于搜索结果中出现的大量过期文献和数据，你应该直接放弃。
极简时间的小贴士
要想获得某一内容的最新消息，推荐你使用RSS定制，这样就可以轻松地了解到该内容的最新动态。
保存信息
当你找到有用的信息后，接下来你需要做的就是保存这些新知识。保存的环节并不是要你把所有的都打印出来，恰恰相反，你要谨慎地使用打印纸，只有最重要的信息才需要打印！在通常情况下，你应当把你认为重要的信息保存到硬盘里，再把有用的网页地址和链接添加到你的浏览器收藏夹中，这样在下一次搜索时就可以目标明确、直奔主题了。
不要完全相信网络上出现的新内容，有的网站所谓的“爆炸性新闻”仅仅是报纸上过时了的报道。
对抗高科技产品压力的极简策略
·如果你完全不是高科技产品的粉丝或正在被高科技产品困扰着，那就干脆不要使用数字化的工具来管理时间。你可以重新使用日历、便笺和纸质的计划书来进行时间管理。如此一来，即使你不查看数字产品上的时间安排，也能心中有数，而不用担心错过重要的任务或安排。
·在繁忙的间隙尝试着放松，保证自己在某个时段内不受科技设备的打扰。每天享受一段没有电子邮件、网络和手机的时光，把这些设备通通关掉。即使在工作日你也可以这么做。
·整理所有收到的信息，只回复那些确定有必要回复的，将垃圾邮件和无意义的邮件尽可能删除。
·邮箱、留言电话等越少越好，减少别人随时联系上你的机会。
·在电脑和手机上安装垃圾信息和骚扰信息的过滤插件，拒绝接收无用的信息。
·为搜寻和整理信息设定时间期限。
·时刻遵守：在群发邮件时，慎重地思考和决定接收者的名单，不要试图参加所有的在线会议，因为这样做会导致你根本没有自己的时间。
互联网的优势
人们在日常工作中已经离不开互联网和电子邮件了，尽管它们有时会给我们带来很多的压力，但这二者的优势也是显而易见的。Bitkom高科技协会于2010年3月进行的一项统计调查表明，有62%的用户通过互联网进行知识学习，接近50%的用户通过网络进行深度的职业学习，拓展职业人脉。互联网除了具有天然的知识宝库优势外，还是解决单身男女婚姻的红娘，该项统计结果显示，有900万德国人通过互联网找到了自己的伴侣。由此可见，互联网和电子邮件确实有其优势之处，关键是如何科学合理地运用它！
人类才是最奇特的电脑。
——约翰F.肯尼迪
你完全可以投入一些时间，在互联网上发掘自己的优势。你可以完全系统地进行：首先找出自己关注哪方面的信息，然后据此搜索，在网上提供的信息中找出自己最喜欢的方向。比如，你可以找一个自己最常点击、最感兴趣的网页。浏览网页就像订阅报纸一样，你肯定只会去关注某一份报纸，而不会花一个上午的时间把报刊亭的每一份报纸、杂志都翻一遍。无论是股票信息、与职业有关的新闻，还是个人业余爱好或者时间管理方面的信息等，一旦你找到自己的兴趣点，互联网上海量的知识就一定会让你从中受益。